Universitas Indonesia Library
The Crystal of Knowledge
 Regulations (#3)

PEDOMAN KEBIJAKAN PENGGUNAAN FASILITAS PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS INDONESIA

Gedung Perpustakaan UI atau yang dikenal dengan Crystal of Knowledge terdiri dari 8 lantai dan beberapa bangunan yang berfungsi sebagai tempat penyelenggaraan berbagai kegiatan. Fasilitas di gedung ini dibagi menjadi dua, yakni fasilitas umum dan fasilitas perpustakaan. Fasilitas umum dikelola oleh Direktorat Fasilitas dan Umum UI sedangkan fasilitas perpustakaan dikelola oleh Perpustakaan UI.

Fasilitas umum terdiri dari: Ruang Apung, Cinema, Gym, studio music dan broadcast, ruangan yang ada di lantai 5, 6, 7, dan 8, serta seluruh area tenant yang ada di sekitar gedung.
Fasilitas perpustakaan terdiri dari area lantai 1 (minus area tenant, cinema), ruang komputer, lantai 2, 3, dan 4.

Kebijakan pemanfaatan seluruh fasilitas yang ada diatur sebagai berikut:

I. FASILITAS UMUM (RUANG PUBLIK)

Ruang publik siap pakai adalah beberapa ruang di gedung Perpustakaan UI yang dapat digunakan oleh siapapun untuk keperluan akademik maupun non akademik seperti kuliah, kuliah umum, seminar, pelatihan, lokakarya, rapat, sidang, pameran, bedah buku, bedah film dll.
Ruang yang dimaksud sebagai Ruang Publik Siap Pakai adalah :

No. Ruang Luas Kapasitas
1 Ruang Apung 338.00 m2 200 Orang
2 Ruang Cinema 129 m2 70 Orang
3 Ruang Tamu VIP 64 m2 30 Orang
4 Ruang Sidang 5-A 121.40 m2 60 Orang
5 Ruang Sidang 5-B 124.30 m2 100 Orang
6 Ruang Sidang 5-C 125 m2 70 Orang
7 Ruang Auditorium 191.40 m2 200 Orang
8 Ruang Lab.Kom. 7 90.9 m2 30 Orang
9 Ruang Lab.Kom. 8 76.5 m2 30 Orang

 

I.A. KEBIJAKAN

1. Pengguna Ruang dikategorikan sebagai berikut :

A. Fakultas/Lembaga/Panitia UI
B. Lembaga Kemahasiswaan
C. Umum (Luar Kampus)

2. Kontribusi Biaya Pemeliharaan

No. Ruang Umum Mahasiswa
1 Ruang Apung Rp. 4.000.000 / hari Rp. 2.000.000 / hari
2 Ruang Cinema Rp. 2.500.000 / 6 jam Rp. 1.500.000 / 6 jam
3 Ruang Tamu VIP Rp. 1.500.000 / hari Rp. 1.000.000 / hari
4 Ruang Sidang 5-A Rp. 1.500.000 / hari Rp. 1.000.000 / hari
5 Ruang Sidang 5-B Rp. 2.000.000 / hari Rp. 1.000.000 / hari
6 Ruang Sidang 5-C Rp. 1.500.000 / hari Rp. 1.000.000 / hari
7 Ruang Auditorium Rp. 2.500.000 / hari Rp. 1.500.000 / hari
8 Ruang Lab.Kom. 7 Rp. 1.000.000 / hari Rp. 1.000.000 / hari
9 Ruang Lab.Kom. 8 Rp. 1.000.000 / hari Rp. 1.000.000 / hari
  1. Penggunaan ruangan oleh Fakultas/Lembaga/Panitia UI wajib memberikan kontribusi yang telah disesuaikan dengan kesepakatan bersama dengan Pihak Direktorat Umum dan Fasilitas;
  2. Uang lelah petugas teknis, kebersihan, dan keamanan selama acara berlangsung menjadi tanggungjawab penyewa atau panitia penyelenggara.

I.B. PROSEDUR

1. Fakultas/Lembaga/Panitia UI

  • Mengajukan & menyesuaikan jadwal terlebih dahulu dengan pengelola gedung perpustakaan di Gedung Perpustakaan Pusat lantai 3.
  • Mengajukan permohonan peminjaman ruangan dan fasilitas kepada Direktur Umum dan Fasilitas UI, dengan tembusan Kepala Pengelola Gedung Perpustakaan Pusat UI, Kepala Perpustakaan Pusat UI, dan Kasubdit PLK UI.

2. Lembaga Kemahasiswaan

  • Mengajukan & menyesuaikan jadwal terlebih dahulu dengan pengelola gedung perpustakaan di Gedung Perpustakaan Pusat lantai 3.
  • Mengajukan surat permohonan izin kegiatan kepada Direktur Kemahasiswaan. Surat diketahui oleh pimpinan Fakultas atau Ketua Lembaga yang bersangkutan.
  • Mengajukan permohonan peminjaman ruangan dan fasilitas kepada Direktur Umum dan Fasilitas UI, dengan tembusan Kepala Pengelola Gedung Perpustakaan Pusat UI, Kepala Perpustakaan Pusat UI, dan Kasubdit PLK UI.

3. Umum (Luar Kampus)

  • Mengajukan & menyesuaikan jadwal terlebih dahulu dengan pengelola gedung perpustakaan di Gedung Perpustakaan Pusat lantai 3.
  • Mengajukan permohonan peminjaman ruangan dan fasilitas kepada Direktur Umum dan Fasilitas UI, dengan tembusan kepada Kasubdit Rumah Tangga & Tata Usaha, Kepala Pengelola Gedung Perpustakaan Pusat UI, Kepala Perpustakaan Pusat UI, dan Kasubdit PLK UI.

4. Surat permohonan penggunaan gedung sudah diterima oleh Direktur Umum UI selambat-lambatnya 1 minggu (7 hari kerja) sebelum tanggal / hari pelaksanaan).

5. Jika permohonan penyewaan ruang mendapatkan izin / persetujuan, selambat-lambatnya 1 minggu sebelum kegiatan dilaksanakan. Penyewa ruangan atau panitia harus sudah menyetorkan seluruh biaya pemeliharaan gedung dan fasilitas ke Rekening Giro BNI UI 127.300.0024 atas nama Universitas Indonesia. Fotocopy bukti transfer pembayaran diserahkan kepada Pengelola Gedung Perpustakaan UI.


II. FASILITAS PERPUSTAKAAN

II.A. RUANG DISKUSI TERTUTUP
Ruang Diskusi Tertutup adalah beberapa ruang di gedung Perpustakaan UI yang terletak di lantai 2 dan 3 yang dapat digunakan oleh Sivitas Akademik Universitas Indonesia untuk keperluan akademik seperti diskusi tugas kuliah.
Ruang yang dimaksud adalah :

1  Ruang A  Lantai 2 kapasitas 15 Meja & kursi
2 Ruang B Lantai 2 kapasitas 8 Meja & kursi
3 Ruang A Lantai 3 kapasitas 15 Meja & kursi
4 Ruang B Lantai 3 kapasitas 8 Meja & kursi
5 Ruang C Lantai 3 kapasitas 15 Meja & kursi
6 Ruang A Lantai 4 kapasitas 6 Meja & kursi
7 Ruang B Lantai 4 kapasitas 6 Meja & kursi
8 Ruang C Lantai 4 kapasitas 15 Meja & kursi

II.A.1. KEBIJAKAN

  1. Ruang diskusi diprioritaskan khusus bagi Sivitas Akademika UI
  2. Waktu pemanfaatan Ruang Diskusi sesuai dengan jam buka layanan, senin – jumat 09.00 – 19.00, sabtu –minggu 09.00 – 16.00
  3. Pemesanan Ruang Diskusi minimal 1 hari sebelum penggunaan
  4. Tidak diperkenankan makan dan minum di ruang diskusi.
  5. Ruang diskusi hanya di tujukan untuk non profit.
  6. Ruang diskusi di gunakan maksimal selama 3 jam.
  7. Pengguna bertanggungjawab atas kerapihan ruangan selama digunakan.

II.A.2. PROSEDUR

  1. Pengguna mengajukan surat pemesanan minimal 1 hari sebelum penggunaan ke staf bagian Fasilitas atau menghubungi bagian Fasilitas
  2. Petugas menjelaskan hak dan kewajiban pengguna
  3. Pengguna memberikan kartu identitas yang masih berlaku kepada petugas sebagai jaminan
  4. Petugas membantu menyiapkan fasilitas yang diperlukan di ruangan
  5. Setelah acara berlangsung, pengguna melaporkan ke bagian fasilitas

II.B. RUANG KELAS MULTIMEDIA

Ruang Kelas Multimedia terletak di lantai 2 gedung Perpustakaan UI, diprioritaskan bagi staf pengajar UI, dimanfaatkan selama 3 jam pada jam buka layanan.

II.B.1. KEBIJAKAN

  1. Ruang kelas multimedia diprioritaskan khusus bagi staf pengajar Universitas Indonesia
  2. Waktu pemanfaatan ruang multimedia adalah selama 3 jam, selama jam buka layanan Perpustakaan UI (Senin – Jumat: pukul 08.30 – 19.00 WIB; Sabtu – Minggu: pukul 09.00 – 16.00 WIB).
  3. Pemesanan ruang multimedia minimal 1 hari sebelum penggunaan
  4. Tidak diperkenankan makan dan minum di ruang multimedia.
  5. Pengguna bertanggungjawab atas kerapihan ruangan selama digunakan.

II.B.2. PROSEDUR

  1. Pengguna mengajukan surat pemesanan minimal 1 hari sebelum penggunaan ke staf bagian sirkulasi atau menghubungi bagian Fasilitas
  2. Petugas menjelaskan hak dan kewajiban pengguna
  3. Petugas mambantu menyiapkan fasilitas yang diperlukan di ruangan
  4. Setelah acara berlangsung, pengguna melaporkan ke bagian fasilitasPetugas merapikan ruangan kembali seperti semula

II.C. RUANG KUBIKUS

Ruang Kubikus adalah ruang belajar khusus berukuran 2 x 2.5 m2 yang merupakan ruang tertutup dilengkapi dengan meja dan rak buku dimana pengguna dapat lebih tenang belajar atau membaca, terletak di lantai 2 Gedung Perpustakaan UI, berjumlah 87 unit.

II.C.1. KEBIJAKAN

  1. Ruang kubikus diprioritaskan khusus bagi para kandidat doctor.
  2. Waktu penggunaan kubikus adalah 3 (tga) bulan dan dapat diperpanjang 1 (satu) bulan jika tidak ada calon pengguna lain yang memerlukan.
  3. Waktu pemanfaatan ruang kubikus sesuai dengan jam buka layanan computer center.
  4. Pengguna ruang kubikus wajib meninggalkan deposit sebesar Rp. 100.000,- (seratus ribu rupiah) pada saat pendaftaran pertama dan deposit dapat diambil kembali setelah pengguna mengembalikan kunci.
  5. Setiap pengguna ruang kubikus akan mendapatkan 1 kunci pintu dan 1 kunci almari. Pengguna akan dikenakan biaya Rp. 50.000,- (lima puluh ribu rupiah) per kunci jika kunci hilang.
  6. Pengguna ruang kubikus wajib menjaga kebersihan dan kerapihan ruang masing-masing dan tidak meninggalkan sampah / makanan / minuman di dalam ruangan.
  7. Tidak diperkenankan meninggalkan barang-barang berharga di dalam ruang kubikus.
  8. Kehilangan barang di dalam ruang kubikus bukan menjadi tanggung jawab manajemen perpustakaan.
  9. Pengguna ruang kubikus wajib melapor jika akan memperpanjang penggunaan ruang, minimal 1 (satu) minggu sebelum masa pinjam berakhir.
  10. Pengguna wajib mengembalikan kunci setelah masa pinjam berakhir.
  11. Keterlambatan pengembalian kunci akan dikenakan denda sebesar Rp. 5.000,- (lima ribu rupiah) per hari.
  12. Petugas berhak mengeluarkan barang yang ada di dalam ruang kubikus 10 (sepuluh) hari setelah masa pinjam berakhir dan barang akan disimpan di tempat khusus selama maksimal 3 (tiga) bulan. Setelah 3 (tiga) bulan kehilangan dan kerusakan barang bukan menjadi tanggung jawab perpustakaan.
  13. Segala sesuatu yang berkaitan dengan layanan ruang kubikus dapat menghubungi bagaian fasilitas.

II.C.2. PROSEDUR

  1. Pengguna mengajukan surat pemesanan ruangan kubikus ke staf bagian Fasilitas atau menghubungi bagian Fasilitas.
  2. Petugas menjelaskan hak dan kewajiban pengguna.
  3. Pengguna memberikan deposit sebesar Rp 100.000,- (seratus ribu rupiah).
  4. Petugas melakukan serah terima ruangan dan memberikan kunci lemari dan kunci pintu.
  5. Pengguna mengembalikan kunci setelah masa pinjam berakhir.
  6. Jika ingin kembali menggunakan ruangan maka pengguna harus mengisi kembali daftar antrian penggunaan kubikus.
  7. Petugas mengembalikan deposit kepada pengguna.
, || User : Universitas Indonesia Library || Best view with  Firefox