ABSTRAK
Tingginya laju pertumbuhan kendaraan tidak hanya menimbulkanpermasalahan di jalan raya seperti kemacetan dan kecelakaan lalu lintas.Permasalahan muncul pula dalam proses Registrasi dan Identifikasi kendaraanterutam berkenaan dengan manajemen kearsipan menyangkut dokumen fisik(kertas). Dengan adanya dokumen yang berbentuk fisik tersebut masih terbukakemungkinan dokumen yang ada dapat hilang atau tidak ada pada tempatnya yangdisebabkan oleh kelalaian maupun kesengajaan. Hilangnya arsip yang disimpanpada Kantor Samsat Jakarta Selatan akan berpengaruh pada pelayanan kepadamasyarakat yakni berkurangnya kepercayaan masyarakat terhadap institusi kantorsamsat jakarta selatan yang oleh undang-undang diberikan kewenangan untukmelakukan retensi terhadap arsip STNK.Pengembangan manajemen kearsipan elektronik merupakan salah satuupaya organisasi (Kantor Samsat Jakarta Selatan) melalui pendekatan yangsistematik terpadu dan terencana untuk meningkatkan eektivitas organisasi dalammeningkatkan pelayanan kepada masyarakat dan sebagai wujud dari GoodGovernance. Manajemen kerarsipan STNK elektronik ini dirancang untukmemecahkan masalah-masalah yang timbul dalam pengelolaan arsip STNK fisikseperti hilangnya arsip, arsip tertukar, arsip berada tidak pada tempatnya sertaproses pencarian yang memakan waktu dapat diatasi melalui modelpengembangan manajemen kearsipan STNK elektronik.Berdasarkan ketentuan Pasal 68 undang-undang Nomor 43 Tahun 2009Tentang Kearsipan disebutkan bahwa, “Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipandapat membuat arsip dalam berbagai bentuk dan/atau melakukan alih mediameliputi media elektronik dan/atau media lain” oleh karena itu Samsat dalamkapasitasnya selaku pencipta arsip jenis dokumen fisik seperti Formulir danpersyaratan pendaftaran kendaraan bermotor, data pengesahan; dan datapendukung untuk kendaraan mutasi, dapat dilakukan penyimpanan secaraelektronik dengan terlebih dahulu dilakukan alih media dari media fisik (kertas)menjadi media digital (elektronik).

---

ABSTRACT
The high rate of vehicle growth does not only cause problems on the roadsuch as traffic jam and traffic accidents. The problems also show up in the vehicleregistration and identification process, especially those pertaining to archivingmanagement associated with physical document (paper). By the presence of suchphysical form document, there is still a possibility that some existing documentscould be lost or being not in place caused by either a negligence or willfulness.The lost of any file kept at the Samsat (one stop service office) of south Jakartawill affect service to the public in term of a reduced public’s trust to South JakartaSamsat office institution which is by the law assigned with an authority to do theretention on STNKs’ (vehicle register numbers)’ archive.The development of electronic archiving management is one of theorganizational (south Jakarta Samsat office) effort through a systematicallyintegrated and planned approach to improve the organization’s effectiveness forbettering its service to the public and as a realization of Good Governance. Thiselectronic STNK archiving management is designed to solve problems that arisein the management of physical STNK archive such as the loss of archive, mixedup archive, archive is being not in place as well as time-consuming searchingprocesses can be solved by the model of electronic STNK archiving management.Pursuant to the provisions in article 68 of Law number 43 of 2009concerning Archiving it is mentioned that ‘an archive creator and/or an archivinginstitution may develop archives in various forms and/or conduct media transfercovering electronic media and/or other media’, therefore Samsat in its capacity asthe creator of physical document type of archive such as forms and requirementsof motor vehicle registration, legalization data; and supporting data fortransferred vehicles, may conduct an electronic storage by firstly doing a mediatransfer from physical media (paper) into digital (electronic) media.