Pedagang Besar Farmasi (PBF) adalah perusahaan yang memiliki izin untuk melakukan kegiatan pengadaaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dengan jumlah besar. Sebuah Pedagang Besar Farmasi hendaknya memiliki sumber pamasok obat yang jelas dan dapat tertelusuri. Pemasok dipilih berdasarkan beberapa persyaratan kualifikasi yang telah ditetapkan dalam pedoman Cara Distribusi Obat yang Baik (CDOB). Dokumen- dokumen yang membuktikan bahwa pemasok telah terkualifikasi disebut sebagai spesimen pemasok dan didokumentasikan secara fisik oleh PT SamMarie Tramedifa. Spesimen ini hendaknya diperiksa secara berkala untuk mengetahui apabila terdapat dokumen yang masa berlakunya akan segera berakhir. Dokumen yang masa berlakunya telah habis harus diperbarui oleh PBF yang bersangkutan dan PT SamMarie Tramedifa bertugas untuk mengingatkan PBF bersangkutan agar mengirimkan dokumen terbaru. Pencatatan dokumen yang dilakukan secara manual dan tanpa standarisasi menyebabkan adanya perbedaan kelengkapan dokumen antara setiap distributor. Selain itu, juga ditemukan beberapa dokumen yang telah melewati masa berlaku dan belum diperbarui. Berdasarkan temuan ini, penulis menyarankan dilakukannya dokumentasi spesimen pemasok obat secara elektronik di PT SamMarie Tramedifa. Dokumentasi secara elektronik ini dapat menghindari kerusakan, baik disengaja maupun tidak disengaja, mempermudah pemeriksaan tanggal habis masa berlaku suatu dokumen, serta sebagai standardisasi dokumen-dokumen yang perlu dikumpulkan.

---

Pharmaceutical wholesaler (PBF) is a company that has a license to carry out procurement, storage, distribution of drugs and/or drug ingredients in large quantities. A Pharmaceutical Wholesaler should have clear and traceable sources of drug suppliers. Suppliers are selected based on several qualification requirements set out in the Guidelines for Good Drug Distribution (CDOB). Documents that prove that the supplier has been qualified are referred to as supplier specimens and are physically documented by PT SamMarie Tramedifa. These specimens should be checked periodically to see if there are documents whose validity period is about to expire. Documents whose validity period has expired must be renewed by the PBF concerned and PT SamMarie Tramedifa is tasked with reminding the PBF concerned to send the latest documents. Document recording is done manually and without standardization, causing differences in the comprehensiveness of documents between each distributor. In addition, several documents that have passed their validity period and have not been updated were also found. Based on these findings, the authors suggest the electronic documentation of drug supplier specimens at PT SamMarie Tramedifa. This electronic documentation can avoid damage, whether intentional or unintentional, facilitate checking the expiration date of a document, as well as standardize the documents that need to be collected.