Pengelolaan rekod mahasiswa sangat luas, mulai dari rekod mahasiswa melamar/ mendaftar pada unit pengolahan rekod aktif hingga lulus dari perguruan tinggi. Mulai dari penciptaan sampai ke transfer rekod inaktif ke pusat rekod. Di lain pihak, saat ini di Universitas Negeri Jakarta (UNJ) belum ada standar pedoman untuk pemberkasan dan penyimpanan rekod mahasiswa sehingga belum ada keseragaman dalam pemberkasan dan penyimpanan rekod mahasiswa. Sehubungan hal tersebut, penelitian ini mengkaji sistem pemberkasan dan penyimpanan rekod aktif mahasiswa serta aspek-aspek yang terkait dengan kegiatan ini.Adapun tujuan dari penelitian ini adalah (1) menganalisa fungsi dan tugas Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK)-UNJ berdasarkan sistem yuridis operasional lembaga; (2) membuat pola klasifikasi sesuai dengan fungsi dan misi institusi; (3) mendesain model sistem pemberkasan dan penyimpanan rekod aktif mahaiswa baik informasil intelektual maupun fisiknya.Penelitian yang dilakukan di BAAK UNJ ini merupakan penelitian analisis fungsi dari undang-undang, peraturan pemerintah dan keputusan menteri yang menganalisis masalah administrasi akademik dan kemahasiswaan serta institusi Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan. Penelitian ini dilakukan untuk menyempumakan atau meningkatkan sistem pemberkasan dan penyimpanan rekod mahasiswa di UNJ dengan mendesain rancangan sistem pemberkasan dan penyimpanan rekod mahasiswa. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan cara menganalisis fungsi dan tugas organisasi BAAK.Hasil penelitian merupakan rancangan pola klasifikasi, rancangan sistem pemberkasan dan kebijakan sistem pemeliharaan rekod aktif mahasiswa di BAAK - UNJ.

---

Design and Development Management System of Central File of Student Record in the College: Case Study in UNJManagement of student record is very wide, starting from student record to apply for / register at process unit of record active till graduate from college. Starting from creation to transfer record active to center of record. On the other hand, this time in University State of Jakarta (UNJ) has not standard records center / guidance for storage and conservation of student record. Due to the mentioned, this research study the filing system and storing of active record of student and also aspects which related to this activity.

Purpose of this research is (1) analyzing Bureau Administration duty and function of Academic and Student (BAAK)-UNJ pursuant to system of juridical institute operational; (2) making classification pattern according to institution mission and function; (3) design model filing system and storing of active record as well as student information I intellectual and his physical. Conducted research in this BAAK UNJ is a research of function analysis of code, government regulations and minister decree who analyzing administrative affair of academic student and also Bureau institution of Administration Academic and Student.

This Research is conducted to complete or improve filing system and storing of student record in UNJ with filing system device design and storing of student record. Technique of collecting data was conducted by analyzing organizational duty and function of BAAK. Result of research is classification pattern device, filing system device and conservation system policy of active record of student in BAAK UNJ.