IFRS merupakan bagian integral dari Rumah Sakit yang merupakan pengelola tunggal perbekalan farmasi di RSUD Koja dan menyerap anggaran belanja farmasi yang tinggi pada tahun 2002 yaitu sebesar 94,88% dibandingkan pada tahun 2001. Penggunaan anggaran yang tinggi sebaiknya diikuti dengan pengelolaan yang baik, serta kreativitas dalam mengatasi berbagai kendala dan keterbatasan dalam pelayanan Farmasi.Penelitian bertujuan untuk mendapatkan gambaran pengelolaan perbekalan farmasi secara optimal yang dihubungkan dengan pelaksanaan fungsi perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian, pencatatan dan pelaporan.Penelitian bersifat studi kasus dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Metoda yang digunakan adalah analisis deskriptif. Pengumpulan data dilakukan dengan cara wawancara mendalam, observasi, dan teiaah dokumen. Informan penelitian terdiri dari Direktur beserta pejabat struktural yang terkait, Apoteker sebagai Kepala IFRS, dan staf Asisten Apoteker, keseluruhan perbekalan farmasi yang tersedia.Hasil Penelitian menunjukkan bahwa belum adanya struktur organisasi yang baku serta uraian tugas dan wewenang yang jelas di IFRS, kualitas dan kuantitas SDM yang kurang, PFT yang belum terlibat secara aktif, tidak lengkapnya sistem prosedur tetap sebagai acuan bagi petugas, penyerapan anggaran yang digunakan untuk belanja farmasi sebesar Rp. 3.858.191.076,- pada tahun 2002 dan adanya hutang belanja farmasi 2002 sebesar Rp. 446.109.951,-. Proses perencanaan menggunakan metoda konsumsi, proses pengadaan secara pelelangan dan pengadaan secara langsung pada tahun 2002, sedangkan pengadaan pada tahun 2003 dilakukan secara langsung, dengan jumlah idle stock berdasarkan stock opnanne per 31 Desember 2002 sebesar Rp. 1.990.165.381,-. Dari anggaran yang tersedia besarnya anggaran yang digunakan untuk pendistribusian perbekalan farmasi sebesar Rp. 2.544.259.058,- pada tahun 2002 dan Rp. 998.386.463,- pada tahun 2003. Diperoleh juga hasil pencatatan stok yang tidak tepat sehingga menghasilkan pelaporan yang tidak pasti.Kesimpulannya adalah pengelolaan perbekalan farmasi pada periode 2002 sampai dengan Mei 2003 belum dilakukan secara optimal yang disebabkan oleh factor-faktor seperti: belum adanya struktur organisasi baku, kualitas dan kuantitas petugas kurang, belum adanya revisi Formularium Rumah Sakit oleh PFT, belum adanya evaluasi terhadap kebijakan tahun 1997, prosedur tetap (SOP) yang tidak lengkap, serta pengawasan yang kurang. Saran untuk mencapai pengelolaan perbekalan farmasi secara optimal adalah menetapkan struktur organisasi yang baku, pelatihan logistik bagi petugas, penetapan standar minimal pelayanan IFRS, melakukan proses perencanaan secara VLW, pengadaan menggunakan metoda ABC, revisi Formularium Rumah Sakit oleh PFT, dan kepada pihak manajemen untuk mengevaluasi pelayanan obat bagi karyawan agar tercapainya efisiensi dan efektifitas.Daftar Bacaan: 31 (1982 - 2002)

---

The Optimally Management of Pharmaceutical Preparation at Koja Hospital North JakartaThe pharmacy department is an integral element of hospital in managing pharmaceutical operation at RSUD Koja. In 2002, the use of pharmaceutical are 98,88% higher than the last year's account. Logically, a higher cost should be followed by a good management of pharmaceutical operation and an improved creativity in handling the operational problems.

The objective of research is to obtain optimal figure of pharmaceutical operation connected to planning, procurement, storage, distribution, stock records, and data reporting.

The method of research is by doing case-study with qualitative analysis and the use of descriptive analysis. The data collecting was done by in depth interview, observation, and document finding. The informant are focused on director with the hospital managers who connected to pharmaceutical operation, pharmacist as a chief of pharmacy department and staff and all of source that connected to the pharmaceutical.

The result shows, there are no standard structure of hospital pharmacy with job description as a guide to staff, no empowering, improper quality and quantity of human resources, no activity of The Pharmacy and Therapeutics Committee, there are no systematic procedure and rules guide staff. In 2002, the total cost of pharmaceutical preparation is Rp 3.858.191.076 and the total debt of Rp 446,109.951. The current method of planning based on consumption, tendering procurement and direct procurement in 2002, with the total of idle stock in December 31, 2002 is Rp. 1.990,165.381. The cost of pharmaceutical distribution is Rp. 2,544.259.058 in 2002 and on the next year is already reach the point of Rp. 998.386.463 until may 31, 2003. Besides, there are inaccurate records which causing an invalid reports.

The conclusion of research are no optimal management of pharmaceutical operation in 2002 until May 2003, caused by no standard structure, lack of quality and quantity of human resource, no systematic procedures and consistent rules, and no monitoring of results- The Suggestion in obtaining the optimal management of pharmaceutical operation are to build a standard structure, a continue training of logistic, for staff, minimal standard pharmaceutical care, planning process by VEN, using ABC method of procurement, revise the hospital's flow of drugs and to evaluate of drugs providing especially for the employee to obtain efficiency and effectiveness.

Reference: 31 (1982 - 2002)