"Sebuah Dokumentasi Video Pemberitaan di sebuah Stasiun Televisi sangat penting artinya guna membantu proses penyiaran program-program acara pada Stasiun Televisi tersebut, terutama pada penyiaran program acara pemberitaan. Selain itu, Dokumentasi Video Pemberitaan Televisi juga diperlukan keberadaannya oleh orang-orang di luar lingkungan Stasiun Televisi tersebut, seperti dari berbagai instansi pemerintah maupun swasta, production house, maupun perorangan, untuk berbagai keperluan mereka.Unsur terpenting dari sebuah Dokumentasi Video Pemberitaan adalah koleksi, maka diharapkan koleksi yang dimiliki terjamin kualitas dan kelengkapannya.
Dalam melakukan penyimpanan koleksi diperlukan sebuah sistem penyimpanan yang baik, agar.koleksi tersebut dapat ditemukan kembali dengan mudah jika diperlukan. Proses pengolahan koleksi sangat berperan dalam kemudahan dan keakuratan penemuan kembali informasi yang diinginkan, diawali dengan penerimaan koleksi, kemudian deskripsi bibliografi, yaitu proses pencatatan data sebuah koleksi secara detil untuk kemudian data tersebut akan disimpan dalam sebuah database. Setelah deskripsi bibliografi selesai, maka akan dibuatkan pengindeksan subjek untuk menentukan tempat penyimpanan koleksi di rak.
Pengindeksan subjek terdiri dari pembuatan tajuk subjek dan klasifikasi. Akan tetapi, sistem pengindeksan subjek yang tepat untuk sebuah Dokumentasi Video Pemberitaan Televisi belum dapat ditemukan, sehingga jenis Dokumentasi tersebut di Indonesia menggunakan sistem yang dibuat sendiri atau memodifikasi sistem baku yang ada sesuai kebijakan masing-masing Dokumentasi menurut kebutuhan dan keinginan mereka.Di Dokumentasi Video Pemberitaan TVRI dan Library Liputan SCTV, sistem klasifikasi yang digunakan adalah sistem klasifikasi yang dibuat sendiri oleh masing-masing Dokumentasi, tanpa mengacu pada sistem klasifikasi baku yang ada.
TVRI membagi koleksi mereka dalam 3 kelompok besar, yaitu koleksi VHS, koleksi Master Edit, dan koleksi Visual.SCTV membagi koleksi video mereka ke dalam 3 kelompok besar, yaitu koleksi KasetProgram Harian, koleksi Kaset Program Mingguan, dan Koleksi Visual Edisi Khusus. Koleksi Kaset Program Harian dibagi lagi menjadi 3 kelompok, yaitu Koleksi VHS, Koleksi Visual, dan Koleksi Backdrops. Dari kelompok koleksi Kaset Program Mingguan dibagi lagi menjadi 2 kelompok,yaitu Koleksi Master Edit dan Koleksi Visual. Koleksi Visual Edisi Khusus tidak dibagi lagi ke dalam kelompok yang lebih spesifik.
Sistem penomoran kaset yang diterapkan oleh masing-masing Dokumentasi juga merupakan sistem yang dibuat sendiri oleh masing-masing Dokumentasi. Di TVRI penomoran diberikan berdasarkan ruang penyimpanan koleksi, sedangkan di SCTV penomorannya berdasarkan jenis koleksi.
Secara garis besar, kegiatan pengolahan koleksi di kedua Dokumentasi sebenarnya hampir soma saja, yaitu dimulai dengan kegiatan perekaman atau pentransferan kaset, sesuai kebutuhannya. Dilanjutkan dengan pendeskripsian kaset, lalu diberikan nomor panggil, kemudian data yang telah ada pada kaset disimpan pada sebuah sistem penyimpanan data yang ada, di TVRI sistem penyimpanan datanya terpaksa masih menggunakan sistem manual, karena komputer yang ada rusak sejak kurang lebih 2 tahun yang lalu, di SCTV sistem penyimpanan datanya menggunakan komputer, tetapi sayang, karena belum semua koleksi disimpan datanya di komputer tersebut. Setelah proses penyimpanan data selesai, kaset tersebut diberikan label untuk memberi keterangan di kaset, tetapi pada sebagian koleksi, kegiatan ini dilakukan setelah proses perekaman atau pentransferan. Setelah semua itu selesai, kaset dapat diletakkan di rak penyimpanan."
Depok: Fakultas Ilmu Pengetahuan dan Budaya Universitas Indonesia, 2004
