Hasil Pencarian  ::  Simpan CSV :: Kembali

"ABSTRAKArtikel ini membahas tentang capture dan identifikasi arsip dinamis dalam Electronic Records Management System (ERMS). PT. Daya Makara Universitas Indonesia telah menerapkan aplikasi Arteri sebagai ERMS yang digunakan untuk mengelola arsip dinamisnya. Aplikasi Arteri telah mulai diimplementasikan oleh PT. Daya Makara Universitas Indonesia sejak tahun 2019. Pembahasan artikel ini berfokus pada bagaimana PT. Daya Makara Universitas Indonesia dalam melakukan capture serta memberikan identifikasi pada arsip dinamis yang di-capturenya. Artikel ini bertujuan untuk mengevaluasi kesesuaian proses capture dan identifikasi yang dilakukan dengan persyaratan fungsional yang dikeluarkan oleh International Council of Archives (ICA). Penelitian dilakukan dengan observasi berdasarkan Principles and functional requirements for records in electronic office environments ICA dan juga wawancara dengan kepala serta staf unit kearsipan untuk mendukung data yang didapatkan dari observasi. Temuan menunjukkan bahwa aplikasi Arteri yang digunakan oleh PT. Daya Makara UI sebagai electronic records management system (ERMS) telah memenuhi sebagian besar dari persyaratan fungsional yang ditentukan oleh ICA tersebut. Sebanyak 27 persyaratan telah terpenuhi dari 43 persyaratan yang ada untuk capture dan identifikasi arsip dinamis. Proses capture arsip dinamis dilakukan dengan mengisi metadata yang telah ditentukan oleh Kepala Unit Kearsipan berdasarkan ISAD(G) dengan modifikasi sesuai dengan kebutuhan PT. Daya Makara UI untuk mendapatkan arsip dinamis dengan informasi yang lengkap termasuk identifikasi yang memberikan nomor arsip sebagai identitas arsip yang dimasukkan juga dalam proses capture arsip dinamis.

---

ABSTRACT

This article discusses records capture and identification in the Electronic Records Management System (ERMS). PT. Daya Makara Universitas Indonesia has implemented the Arteri application as ERMS which is used to manage records. Arteri applications have begun to be implemented by PT. Daya Makara UI since 2019. The discussion of this article will focus more on how PT. Daya Makara UI in conducting record capture and providing identification for the records that has captured. This article aims to evaluate the suitability of the process of capture and identification with functional requirements issued by the International Council of Archives (ICA). The study was conducted with observations based on Principles and functional requirements for records in electronic office environments and also interviews with the head of the archival unit and staf of the archival unit to support the data obtained from observations. Findings were found that the Arteri application used by PT. Daya Makara UI as an electronic records management system (ERMS) has fulfilled most of the functional requirements created by the International Council on Archives. A total of 27 requirements have been fulfilled from 43 existing requirements for capture and identification. The capture process is carried out by filling in the metadata that has been determined by the Head of the Archival Unit based on ISAD (G) with modifications according to th e needs of PT. Daya Makara UI to obtain a record with complete information including identification which gives the archive number as the identity of the archive which is also included in the process of capture."

"Penelitian ini membahas tentang pengelolaan arsip dinamis di Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia. Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia bertugas untuk melaksanakan kebijakan pengelolaan sumber daya manusia di bidang administrasi dan karir fungsional. Pengelolaan sumber daya manusia di Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia dilaksanakan melalui layanan kepegawaian UI dan sangat mengandalkan arsip dinamis. Oleh karena itu, jumlah arsip dinamis yang diciptakan di Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia sangat banyak, sehingga perlu dikelola dengan baik agar dapat menunjang layanan kepegawaian UI. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan proses pengelolaan arsip di Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia guna menunjang layanan kepegawaian UI. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus. Pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, wawancara, dan studi dokumen. Data yang terkumpul dianalisis dengan cara reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil dari penelitian ini adalah proses pengelolaan arsip dinamis di Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia terdiri dari tiga tahap, yaitu pembuatan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip. Permasalahan yang terjadi dalam pengelolaan arsip dinamis antara lain, yaitu penggunaan bahan yang dapat merusak arsip, human error, konstruksi ruang penyimpanan arsip yang tidak sesuai dengan standar, tidak menggunakan jadwal retensi arsip dari Kearsipan UI, pengetahuan sumber daya manusia yang kurang memadai, dan belum adanya program pelatihan kearsipan.

---

This research discusses records management in Sub Direktorat Administasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia. Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia is in charge of implementing human resource management policies in the fields of administration and functional careers. The management of human resources in Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia is carried out through UI's staffing services and relies heavily on records. Therefore, the number of records created in Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia is very large, so it needs to be managed properly in order to support UI's staffing services. The purpose of this research is to describe the records management process in Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia to support UI’s staffing service. This research uses a qualitative approach with a case study method. Data were collected by observation, interviews, and document study. The data collected were analyzed by data reduction, data presentation, and drawing conclusions. The result of this research is the records management process in Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia consists of three stages, namely records creation, records use and maintenance, and records shrinkage. Problems that occur in records management include the use of materials that can damage records, human error, non-standard construction of records storage space, not using records retention schedules from Kearsipan UI, inadequate knowledge of human resources, and the absence of archival training programs."

"Penelitian ini membahas tentang pengelolaan arsip dinamis di Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia. Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia bertugas untuk melaksanakan kebijakan pengelolaan sumber daya manusia di bidang administrasi dan karir fungsional. Pengelolaan sumber daya manusia di Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia dilaksanakan melalui layanan kepegawaian UI dan sangat mengandalkan arsip dinamis. Oleh karena itu, jumlah arsip dinamis yang diciptakan di Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia sangat banyak, sehingga perlu dikelola dengan baik agar dapat menunjang layanan kepegawaian UI. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan proses pengelolaan arsip di Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia guna menunjang layanan kepegawaian UI. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus. Pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, wawancara, dan studi dokumen. Data yang terkumpul dianalisis dengan cara reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil dari penelitian ini adalah proses pengelolaan arsip dinamis di Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia terdiri dari tiga tahap, yaitu pembuatan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip. Permasalahan yang terjadi dalam pengelolaan arsip dinamis antara lain, yaitu penggunaan bahan yang dapat merusak arsip, human error, konstruksi ruang penyimpanan arsip yang tidak sesuai dengan standar, tidak menggunakan jadwal retensi arsip dari Kearsipan UI, pengetahuan sumber daya manusia yang kurang memadai, dan belum adanya program pelatihan kearsipan.

---

This research discusses records management in Sub Direktorat Administasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia. Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia is in charge of implementing human resource management policies in the fields of administration and functional careers. The management of human resources in Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia is carried out through UI's staffing services and relies heavily on records. Therefore, the number of records created in Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia is very large, so it needs to be managed properly in order to support UI's staffing services. The purpose of this research is to describe the records management process in Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia to support UI’s staffing service. This research uses a qualitative approach with a case study method. Data were collected by observation, interviews, and document study. The data collected were analyzed by data reduction, data presentation, and drawing conclusions. The result of this research is the records management process in Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia consists of three stages, namely records creation, records use and maintenance, and records shrinkage. Problems that occur in records management include the use of materials that can damage records, human error, non-standard construction of records storage space, not using records retention schedules from Kearsipan UI, inadequate knowledge of human resources, and the absence of archival training programs."

"Dalam memastikan penyelenggaraan kearsipan yang efisien dan mematuhi aturan hukum, UI mendirikan Kantor Arsip UI. Namun, Direktorat Kemahasiswaan (Dirmawa) UI, sebagai bagian dari elemen pendukung Tri Dharma Perguruan Tinggi, masih memiliki kekurangan dalam mengelola arsip, khususnya dalam pemberkasan arsip. Penelitian ini bertujuan mengidentifikasi sistem pemberkasan yang diterapkan pada Dirmawa UI dan penggunaan sumber daya pendukung dalam sistem pemberkasan arsip. Selain itu, penelitian ini memberikan solusi perbaikan untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan penggunaan teknologi di Dirmawa UI. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif dengan pengumpulan data melalui observasi dan wawancara. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Dirmawa UI memperoleh nilai rendah dalam Pengawasan Kearsipan Internal oleh Kantor Arsip UI, yakni nilai 0 (nol) pada unsur pemeliharaan, sumber daya manusia, serta sarana dan prasarana. Kondisi di lapangan menunjukkan bahwa sistem pemberkasan arsip di Dirmawa UI dilakukan berdasarkan surat masuk dan keluar, tidak ada indeks dan kode arsip, kurangnya dukungan sarana dan prasarana, serta belum ada staf khusus yang terampil dalam mengelola arsip.

---

To ensure efficient records management and compliance with legal regulations, the University of Indonesia (UI) established the UI Archive Office. However, the Directorate of Student Affairs (Dirmawa) at UI, as part of the supporting elements of the Tri Dharma of Higher Education, still faces deficiencies in records management, particularly in filing system. This study aims to identify the filing system implemented at Dirmawa UI and the use of supporting resources in the archive filing system. Additionally, this research provides improvement solutions to enhance efficiency, transparency, and the use of technology in Dirmawa UI. The method used in this study is descriptive qualitative, with data collected through observation and interviews. The results of the study indicate that Dirmawa UI received a low score in the Internal Archival Supervision by the UI Archive Office, specifically a score of 0 (zero) in elements of maintenance, human resources, and facilities and infrastructure. Field conditions show that the archive filing system at Dirmawa UI is based on incoming and outgoing letters, lacks indexing and archive codes, has insufficient facilities and infrastructure support, and does not yet have specialized staff skilled in managing archives."

"Skripsi ini berfokus pada evaluasi sistem otomasi manajemen rekod berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod di Pusat Arsip Kementerian Pertanian. Tujuan penelitian ini untuk mengevaluasi kesesuaian penerapan SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) terhadap persyaratan sistem manajemen rekod. Mengidentifikasi hambatan - hambatan yang muncul pada dihadapi oleh arsiparis maupun para pengguna dalam mencari dokumen melalui SIKD. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif yang menggunakan metode studi kasus. Adapun evaluasi sistem otomasi manajemen rekod tersebut dilihat dari beberapa persyaratan sistem manajemen rekod berdasarkan teori Kennedy, yaitu persyaratan fungsional, persyaratan teknis, persyaratan integrasi, persyaratan pendukung pemakai, persyaratan untuk mengelola berbagai jenis rekod. Hasil dari penelitian ini merupakan evaluasi mengenai penerapan sistem otomasi manajemen rekod berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod. Penelitian menyimpulkan bahwa sistem otomasi manajemen rekod sudah cukup memenuhi persyaratan fungsional sistem otomasi manajemen rekod, meskipun belum sepenuhnya persyaratan terpenuhi.

---

This study focuses on discussion about the evaluation an automated records management system in recordkeeping system by records management system requirements at Pusat Arsip Kementerian Pertanian. The purpose of this research is to evaluate the implementation of automated records management system that was complied requirements of records management system and to identify obtacles faced by archivist and user in the process of information retrival using SIKD. This research applied qualitative research with case study method. The evaluation of records management system was analyzed based on the Kennedy’s theory of records management system requirements which covers : functional requirements, technical requirements, integration requirements, user/operator support requirements, requirement to manage different record types. The result from this research is the evaluation of implementation an system requirements. The result of this research shows that the development automated records management system wasn’t yet optimal in accordance with existing standards."

"Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi implementasi persyaratan fungsional integritas dan pemeliharaan arsip pada SIKD PPATK berdasarkan ISO 16175-1:2020 sehingga dapat diketahui gap atau risiko pada SIKD yang dapat menjadi bahan masukan dan perbaikan. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan metode studi kasus. Data hasil wawancara, observasi lapangan dan studi dokumen diolah melalui tiga tahap, yaitu kondensasi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa SIKD telah memenuhi 9 dari 11 persyaratan fungsional yang ditetapkan ISO 16175-1:2020 pada area integritas dan pemeliharaan arsip. Terdapat 2 persyaratan fungsional yang belum terpenuhi oleh SIKD, yaitu tidak terdapat enkripsi arsip saat transmisi dan belum terdapat pengambilan otomatis dan pemeliharaan nilai metadata yang divalidasi untuk arsip. Kondisi ini dapat memberikan dampak bagi SIKD seperti meningkatnya risiko kebocoran informasi/data yang pada akhirnya akan berpengaruh terhadap reputasi PPATK serta memperlambat pengelolaan arsip dan menurunnya interoperabilitas saat melakukan migrasi data atau integrasi dengan sistem lain. Ditemukan pula bahwa SIKD PPATK menerapkan mekanisme RBAC dalam pengaturan akses terhadap arsip, belum tersedianya fitur penyusutan arsip dan terdapat naskah dinas dengan tanggal penciptaan yang tidak sesuai dengan metadata tanggal pada tanda tangan elektronik yang dapat mempengaruhi integritas arsip.

---

This study aims to identify the implementation of functional requirements for integrity and archive maintenance in the PPATK SIKD based on ISO 16175-1:2020 so that the gap or risk in the SIKD can be identified which can be used as input and improvement. This study is a qualitative study with a case study method. Data from interviews, field observations, and document studies were processed through three stages, namely data condensation, data presentation, and concluding. The study results show that the SIKD has met 9 of the 11 functional requirements set by ISO 16175-1:2020 in the area of ​​integrity and archive maintenance. There are 2 functional requirements that have not been met by the SIKD, namely there is no archive encryption during transmission and there is no automatic retrieval and maintenance of validated metadata values ​​for archives. This condition can have an impact on the SIKD such as increasing the risk of information/data leakage which will ultimately affect the reputation of the PPATK and slow down archive management and decrease interoperability when migrating data or integrating with other systems. It was also found that SIKD PPATK implemented the RBAC mechanism in regulating access to archives, the archive reduction feature was not yet available and there were official documents with creation dates that did not match the date metadata on the electronic signature which could affect the integrity of the archives."

"Penelitian ini membahas tentang pengelolaan arsip aktif di Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa Universitas Indonesia sebagai suatu sistem yang terus berlanjut. Tujuan dari penelitian ini untuk menjelaskan proses pengelolaan arsip aktif yang dilakukan di Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa UI dimulai dari proses penciptaan hingga penyusutan dengan juga melihat pandangan pegawai terhadap arsip. Metode studi kasus dilakukan dengan wawancara terhadap enam orang petugas yang terkait dengan pengelolaan arsip aktif Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa UI serta satu orang asriparis kantor arsip UI, observasi dan analisis dokumen. Hasil penelitian menunjukan bahwa dalam pengelolaan arsip aktif, pengelola perlu mengacu pedoman arsip organisasi terhadap semua jenis arsip yang berada dalam pengelolaan demi terciptanya tertib arsip organisasi. Pengelolaan arsip aktif Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa UI berlangsung sejak penciptaan hingga penyimpanan sedangkan penyusutan dilakukan dengan pemindahan arsip namun hanya ke ruang lain bukan ke unit kearsipan atau pusat rekod. Penciptaan arsip sudah dilakukan menggunakan tata naskah dinas yang berlaku namun dalam tahap ini belum dilakukan pengindeksan. Pengelompokan arsip dalam hal penyimpanan masih hanya sebatas pengelompokan surat masuk dan surat keluar yang diurutkan per bulan. Subdit kesma belum membuat daftar arsip aktif. Kondisi ini kemudian berdampak pada tidak bisanya arsip yang sudah memasuki masa inaktif dan yang sudah habis masa retensi inaktifnya untuk dapat dipindahkan ke kantor arsip UI. Dalam melakukan pengelolaan arsip pegawai juga masih mengikuti kebiasaan yang diwariskan dari generasi sebelumnya.

---

This study discusses about active records management on the University of Indonesias Sub Directorate of Student Welfare as a system that continues. The purpose of this study is to explain the process of managing active records carried out on the University of Indonesias Sub Directorate of Student Welfare starting from the creation to disposition process by also looking at the views of employees on the records. The case study method was conducted by interviewing six officers related to the management of active records of the UIs Sub Directorate of Student Welfare and one archivist on UIs archive office, observation and study documents. The results of the study show that in active records management, managers need to refer to the organizations records guidelines for all types of records that are in management for the sake of the creation of orderly records of the organization. Active records management on UIs Sub-Directorate of Student Welfare lasts from creation to storage while disposition is done by transferring files but only to other spaces, not to the records center. The creation of records has been carried out using the official scripts that are in force but in this stage, indexing has not been done. Records grouping in terms of storage is still limited to grouping incoming mailings and outgoing mailings sorted monthly. UIs Sub Directorate of Student Welfare has not created an active records list yet. This condition then results in not being able to move the records that have entered its inactive period and those whose inactive retention period has expired to be transferred to the UIs records center. In managing records, employees also still follow habits inherited from previous generations."

"Klinik Satelit Makara merupakan salah satu fasilitas milik Universitas Indonesia yang berfungsi sebagai sarana pelayanan kesehatan bagi mahasiswa, pegawai, atau masyarakat di sekitar Universitas Indonesia. Beragam kebutuhan pelayanan kesehatan membuat konsumsi listrik pada gedung klinik tidaklah sedikit. Maka dari itu diperlukan audit kualitas daya untuk mengetahui mutu kelistrikan gedung tersebut. Hasil audit kualitas daya menunjukkan terdapat tegangan maksimum berlebih (overvoltage) sebesar 232,44 Volt, melebihi SPLN I 1995 yang menetapkan batas tegangan maksimum sebesar +5% dari tegangan nominal atau sebesar 231 Volt. Pembebanan pada setiap fasanya juga tidak seimbang. Hal ini terlihat melalui pengukuran dimana arus rata-rata dan maksimum pada fasa S selalu cenderung lebih kecil dibandingkan fasa R dan T. Selain itu terjadi distorsi harmonik arus individu yang tidak sesuai standar. Hal ini ditunjukkan oleh nilai IHDi pada orde ke-3, orde ke-5, dan orde ke-7 melampaui batas maksimum IHDi yang ditentukan oleh IEEE 519-1992.

---

Makara Satellite Clinic is one of the facilities owned by the University of Indonesia that functions as a health service facility for students, employees, or communities around the University of Indonesia. A variety of health care needs make electricity consumption in clinical buildings not small. Therefore, a power quality audit is needed to determine the electrical quality of the building. The results of the power quality audit show that there is overvoltage, unbalanced loading in each phase, and current harmonic distortion that is not in accordance with the standard."

"Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi perspektif pengguna terhadap sistem pengelolaan arsip SUDION Uhamka. Penelitian ini dilakukan dengan pendekatan kualitatif metode studi kasus. Lokasi penelitian bertempat di Universitas Muhammadiyah Prof. Dr. Hamka pada lembaga yang paling aktif menggunakan SUDION. Informan dipilih berdasarkan orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan SUDION di setiap lembaga yang ada di Uhamka. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pemanfaatan SUDION Uhamka secara sistem sudah diterapkan, namun dalam praktiknya belum berjalan maksimal sebagaimana tujuan pembuatannya, yaitu membantu dan memudahkan pimpinan dalam memberikan tanggapan terhadap surat yang akan disampaikan kepada unit atau pimpinan yang dituju dalam menghemat waktu pengerjaannya. Aplikasi SUDION Uhamka belum memenuhi semua fungsionalitas yang disyaratkan dalam ISO 16175. Dari total 198 butir fungsional yang tercantum dalam ISO 16175, hanya 45 butir yang dapat dipenuhi oleh aplikasi SUDION Uhamka. Masih banyak langkah perbaikan yang harus dilakukan, yaitu jaringan yang selalu error bahkan feedback yang lama dari pimpinan dalam menanggapi surat dalam sistem SUDION, mengingat disposisi online dapat meminimalisir waktu pengerjaan tanpa harus menunggu pimpinan maupun orang yang bersangkutan ada di tempat pekerjaan. Aplikasi yang kurang user friendly juga merupakan hambatan bagi pengguna aplikasi SUDION. Selain itu masih terdapat banyak fitur yang perlu dikembangkan.

---

This study aims to observe the user's perspective Uhamka archive management system, SUDION. This research was conducted using a qualitative approach with a case study. This research was carried out at the institutions of University of Muhammadiyah Prof. Dr. Hamka (Uhamka) which most actively use SUDION. Informants selected were managers of SUDION in every institution at Uhamka. The results show that the implementation of SUDION Uhamka is partially impractical. It was not able optimally to assist and facilitate the management to save time on responding to letters that will be submitted to the intended unit or leader. Only 45 items from the total 198 functional items listed in ISO 16175 were implemented by the SUDION Uhamka application. SUDION needs a lot of development, such as network issues and long feedback from management on responding letters in the SUDION system. The application that is not user-friendly is also an obstacle for users of SUDION. In addition, many application features can be developed."