Hasil Pencarian  ::  Simpan CSV :: Kembali

"Penelitian ini membahas tentang pengelolaan arsip dinamis di Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia. Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia bertugas untuk melaksanakan kebijakan pengelolaan sumber daya manusia di bidang administrasi dan karir fungsional. Pengelolaan sumber daya manusia di Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia dilaksanakan melalui layanan kepegawaian UI dan sangat mengandalkan arsip dinamis. Oleh karena itu, jumlah arsip dinamis yang diciptakan di Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia sangat banyak, sehingga perlu dikelola dengan baik agar dapat menunjang layanan kepegawaian UI. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan proses pengelolaan arsip di Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia guna menunjang layanan kepegawaian UI. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus. Pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, wawancara, dan studi dokumen. Data yang terkumpul dianalisis dengan cara reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil dari penelitian ini adalah proses pengelolaan arsip dinamis di Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia terdiri dari tiga tahap, yaitu pembuatan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip. Permasalahan yang terjadi dalam pengelolaan arsip dinamis antara lain, yaitu penggunaan bahan yang dapat merusak arsip, human error, konstruksi ruang penyimpanan arsip yang tidak sesuai dengan standar, tidak menggunakan jadwal retensi arsip dari Kearsipan UI, pengetahuan sumber daya manusia yang kurang memadai, dan belum adanya program pelatihan kearsipan.

---

This research discusses records management in Sub Direktorat Administasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia. Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia is in charge of implementing human resource management policies in the fields of administration and functional careers. The management of human resources in Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia is carried out through UI's staffing services and relies heavily on records. Therefore, the number of records created in Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia is very large, so it needs to be managed properly in order to support UI's staffing services. The purpose of this research is to describe the records management process in Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia to support UI’s staffing service. This research uses a qualitative approach with a case study method. Data were collected by observation, interviews, and document study. The data collected were analyzed by data reduction, data presentation, and drawing conclusions. The result of this research is the records management process in Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia consists of three stages, namely records creation, records use and maintenance, and records shrinkage. Problems that occur in records management include the use of materials that can damage records, human error, non-standard construction of records storage space, not using records retention schedules from Kearsipan UI, inadequate knowledge of human resources, and the absence of archival training programs."

"Penelitian ini membahas tentang pengelolaan arsip dinamis di Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia. Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia bertugas untuk melaksanakan kebijakan pengelolaan sumber daya manusia di bidang administrasi dan karir fungsional. Pengelolaan sumber daya manusia di Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia dilaksanakan melalui layanan kepegawaian UI dan sangat mengandalkan arsip dinamis. Oleh karena itu, jumlah arsip dinamis yang diciptakan di Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia sangat banyak, sehingga perlu dikelola dengan baik agar dapat menunjang layanan kepegawaian UI. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan proses pengelolaan arsip di Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia guna menunjang layanan kepegawaian UI. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus. Pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, wawancara, dan studi dokumen. Data yang terkumpul dianalisis dengan cara reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil dari penelitian ini adalah proses pengelolaan arsip dinamis di Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia terdiri dari tiga tahap, yaitu pembuatan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip. Permasalahan yang terjadi dalam pengelolaan arsip dinamis antara lain, yaitu penggunaan bahan yang dapat merusak arsip, human error, konstruksi ruang penyimpanan arsip yang tidak sesuai dengan standar, tidak menggunakan jadwal retensi arsip dari Kearsipan UI, pengetahuan sumber daya manusia yang kurang memadai, dan belum adanya program pelatihan kearsipan.

---

This research discusses records management in Sub Direktorat Administasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia. Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia is in charge of implementing human resource management policies in the fields of administration and functional careers. The management of human resources in Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia is carried out through UI's staffing services and relies heavily on records. Therefore, the number of records created in Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia is very large, so it needs to be managed properly in order to support UI's staffing services. The purpose of this research is to describe the records management process in Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia to support UI’s staffing service. This research uses a qualitative approach with a case study method. Data were collected by observation, interviews, and document study. The data collected were analyzed by data reduction, data presentation, and drawing conclusions. The result of this research is the records management process in Sub Direktorat Administrasi dan Karir Fungsional Universitas Indonesia consists of three stages, namely records creation, records use and maintenance, and records shrinkage. Problems that occur in records management include the use of materials that can damage records, human error, non-standard construction of records storage space, not using records retention schedules from Kearsipan UI, inadequate knowledge of human resources, and the absence of archival training programs."

"Penelitian ini membahas tentang pengelolaan arsip aktif di Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa Universitas Indonesia sebagai suatu sistem yang terus berlanjut. Tujuan dari penelitian ini untuk menjelaskan proses pengelolaan arsip aktif yang dilakukan di Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa UI dimulai dari proses penciptaan hingga penyusutan dengan juga melihat pandangan pegawai terhadap arsip. Metode studi kasus dilakukan dengan wawancara terhadap enam orang petugas yang terkait dengan pengelolaan arsip aktif Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa UI serta satu orang asriparis kantor arsip UI, observasi dan analisis dokumen. Hasil penelitian menunjukan bahwa dalam pengelolaan arsip aktif, pengelola perlu mengacu pedoman arsip organisasi terhadap semua jenis arsip yang berada dalam pengelolaan demi terciptanya tertib arsip organisasi. Pengelolaan arsip aktif Sub Direktorat Kesejahteraan Mahasiswa UI berlangsung sejak penciptaan hingga penyimpanan sedangkan penyusutan dilakukan dengan pemindahan arsip namun hanya ke ruang lain bukan ke unit kearsipan atau pusat rekod. Penciptaan arsip sudah dilakukan menggunakan tata naskah dinas yang berlaku namun dalam tahap ini belum dilakukan pengindeksan. Pengelompokan arsip dalam hal penyimpanan masih hanya sebatas pengelompokan surat masuk dan surat keluar yang diurutkan per bulan. Subdit kesma belum membuat daftar arsip aktif. Kondisi ini kemudian berdampak pada tidak bisanya arsip yang sudah memasuki masa inaktif dan yang sudah habis masa retensi inaktifnya untuk dapat dipindahkan ke kantor arsip UI. Dalam melakukan pengelolaan arsip pegawai juga masih mengikuti kebiasaan yang diwariskan dari generasi sebelumnya.

---

This study discusses about active records management on the University of Indonesias Sub Directorate of Student Welfare as a system that continues. The purpose of this study is to explain the process of managing active records carried out on the University of Indonesias Sub Directorate of Student Welfare starting from the creation to disposition process by also looking at the views of employees on the records. The case study method was conducted by interviewing six officers related to the management of active records of the UIs Sub Directorate of Student Welfare and one archivist on UIs archive office, observation and study documents. The results of the study show that in active records management, managers need to refer to the organizations records guidelines for all types of records that are in management for the sake of the creation of orderly records of the organization. Active records management on UIs Sub-Directorate of Student Welfare lasts from creation to storage while disposition is done by transferring files but only to other spaces, not to the records center. The creation of records has been carried out using the official scripts that are in force but in this stage, indexing has not been done. Records grouping in terms of storage is still limited to grouping incoming mailings and outgoing mailings sorted monthly. UIs Sub Directorate of Student Welfare has not created an active records list yet. This condition then results in not being able to move the records that have entered its inactive period and those whose inactive retention period has expired to be transferred to the UIs records center. In managing records, employees also still follow habits inherited from previous generations."

"Penelitian ini mengenai pengelolaan personal records yang dilakukan oleh staf sub bagian administrasi pegawai ANRI. Seorang pegawai dengan bekal pengetahuannya sendiri mengelola personal records pegawai ANRI sehingga dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat ketika dibutuhkan. Penelitian dengan metode studi kasus bertujuan untuk memahami kasus mengenai pengelolaan personal records yang dilakukan oleh individu yang bertanggung jawab sebagai pengelola personal records, sehingga hambatan yang muncul dapat diketahui melalui penelitian ini. Hasil penelitian ialah pengelolaan personal records sudah dilakukan oleh pengelola personal records sesuai dengan tugasnya dengan menyesuaikan antara pengetahuan dan pengalaman yang ia miliki untuk meraih tujuan organisasi.

---

This research is about managing personal records conducted by the staff of personnel sub-section in ANRI. A staff with her own knowledge managing personal records from creation to retrieval effectively and effieciently. The case about managing personal records by an individual whom responsible for managing it, enable to overcome obstacles which occured in the process. A staff has done managing personal records based on her own knowledge and experience to reach the organization objecitives."

"Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi perspektif pengguna terhadap sistem pengelolaan arsip SUDION Uhamka. Penelitian ini dilakukan dengan pendekatan kualitatif metode studi kasus. Lokasi penelitian bertempat di Universitas Muhammadiyah Prof. Dr. Hamka pada lembaga yang paling aktif menggunakan SUDION. Informan dipilih berdasarkan orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan SUDION di setiap lembaga yang ada di Uhamka. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pemanfaatan SUDION Uhamka secara sistem sudah diterapkan, namun dalam praktiknya belum berjalan maksimal sebagaimana tujuan pembuatannya, yaitu membantu dan memudahkan pimpinan dalam memberikan tanggapan terhadap surat yang akan disampaikan kepada unit atau pimpinan yang dituju dalam menghemat waktu pengerjaannya. Aplikasi SUDION Uhamka belum memenuhi semua fungsionalitas yang disyaratkan dalam ISO 16175. Dari total 198 butir fungsional yang tercantum dalam ISO 16175, hanya 45 butir yang dapat dipenuhi oleh aplikasi SUDION Uhamka. Masih banyak langkah perbaikan yang harus dilakukan, yaitu jaringan yang selalu error bahkan feedback yang lama dari pimpinan dalam menanggapi surat dalam sistem SUDION, mengingat disposisi online dapat meminimalisir waktu pengerjaan tanpa harus menunggu pimpinan maupun orang yang bersangkutan ada di tempat pekerjaan. Aplikasi yang kurang user friendly juga merupakan hambatan bagi pengguna aplikasi SUDION. Selain itu masih terdapat banyak fitur yang perlu dikembangkan.

---

This study aims to observe the user's perspective Uhamka archive management system, SUDION. This research was conducted using a qualitative approach with a case study. This research was carried out at the institutions of University of Muhammadiyah Prof. Dr. Hamka (Uhamka) which most actively use SUDION. Informants selected were managers of SUDION in every institution at Uhamka. The results show that the implementation of SUDION Uhamka is partially impractical. It was not able optimally to assist and facilitate the management to save time on responding to letters that will be submitted to the intended unit or leader. Only 45 items from the total 198 functional items listed in ISO 16175 were implemented by the SUDION Uhamka application. SUDION needs a lot of development, such as network issues and long feedback from management on responding letters in the SUDION system. The application that is not user-friendly is also an obstacle for users of SUDION. In addition, many application features can be developed."

"ABSTRAKArtikel ini membahas tentang capture dan identifikasi arsip dinamis dalam Electronic Records Management System (ERMS). PT. Daya Makara Universitas Indonesia telah menerapkan aplikasi Arteri sebagai ERMS yang digunakan untuk mengelola arsip dinamisnya. Aplikasi Arteri telah mulai diimplementasikan oleh PT. Daya Makara Universitas Indonesia sejak tahun 2019. Pembahasan artikel ini berfokus pada bagaimana PT. Daya Makara Universitas Indonesia dalam melakukan capture serta memberikan identifikasi pada arsip dinamis yang di-capturenya. Artikel ini bertujuan untuk mengevaluasi kesesuaian proses capture dan identifikasi yang dilakukan dengan persyaratan fungsional yang dikeluarkan oleh International Council of Archives (ICA). Penelitian dilakukan dengan observasi berdasarkan Principles and functional requirements for records in electronic office environments ICA dan juga wawancara dengan kepala serta staf unit kearsipan untuk mendukung data yang didapatkan dari observasi. Temuan menunjukkan bahwa aplikasi Arteri yang digunakan oleh PT. Daya Makara UI sebagai electronic records management system (ERMS) telah memenuhi sebagian besar dari persyaratan fungsional yang ditentukan oleh ICA tersebut. Sebanyak 27 persyaratan telah terpenuhi dari 43 persyaratan yang ada untuk capture dan identifikasi arsip dinamis. Proses capture arsip dinamis dilakukan dengan mengisi metadata yang telah ditentukan oleh Kepala Unit Kearsipan berdasarkan ISAD(G) dengan modifikasi sesuai dengan kebutuhan PT. Daya Makara UI untuk mendapatkan arsip dinamis dengan informasi yang lengkap termasuk identifikasi yang memberikan nomor arsip sebagai identitas arsip yang dimasukkan juga dalam proses capture arsip dinamis.

---

ABSTRACT

This article discusses records capture and identification in the Electronic Records Management System (ERMS). PT. Daya Makara Universitas Indonesia has implemented the Arteri application as ERMS which is used to manage records. Arteri applications have begun to be implemented by PT. Daya Makara UI since 2019. The discussion of this article will focus more on how PT. Daya Makara UI in conducting record capture and providing identification for the records that has captured. This article aims to evaluate the suitability of the process of capture and identification with functional requirements issued by the International Council of Archives (ICA). The study was conducted with observations based on Principles and functional requirements for records in electronic office environments and also interviews with the head of the archival unit and staf of the archival unit to support the data obtained from observations. Findings were found that the Arteri application used by PT. Daya Makara UI as an electronic records management system (ERMS) has fulfilled most of the functional requirements created by the International Council on Archives. A total of 27 requirements have been fulfilled from 43 existing requirements for capture and identification. The capture process is carried out by filling in the metadata that has been determined by the Head of the Archival Unit based on ISAD (G) with modifications according to th e needs of PT. Daya Makara UI to obtain a record with complete information including identification which gives the archive number as the identity of the archive which is also included in the process of capture."

"Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi peran survei arsip dinamis dalam melaksanakan manajemen arsip dinamis di Perum LKBN Antara. Ini menarik karena dampak yang dirasakan dari survei terhadap pengembangan unit arsip dalam suatu organisasi. Implementasi survei arsip dinamis ini memberikan keuntungan bagi unit arsip dalam menyediakan layanan yang efektif bagi pengguna potensial. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui wawancara, studi dokumen dan observasi di lingkungan kerja Perum LKBN Antara. Subjek penelitian ini adalah staf fungsional dari unit pengarsipan Perumahan Publik Antara Antara serta karyawan di Unit Kerja LKBN Antara Antara yang melakukan kegiatan arsip harian mereka. Objek penelitian ini adalah survei arsip dinamis yang dilakukan oleh Perum LKBN Antara sebagai pendukung kegiatan manajemen arsip dinamis. Hasil penelitian ini adalah pelaksanaan survei arsip dinamis di Perum LKBN Antara, yang memainkan peran penting dalam mendukung manajemen arsip dinamis. Kegiatan yang mendukung survei arsip dinamis adalah melakukan perbaikan catatan dinamis, melaksanakan manajemen arsip dinamis, melaksanakan perencanaan arsip dinamis, pengadaan unit arsip, dan meningkatkan efektivitas manajemen arsip dinamis.

---

This study aims to identify the role of dynamic archive surveys in carrying out dynamic archive management in Perum LKBN Antara. This is interesting because of the perceived impact of the survey on the development of archive units within an organization. This dynamic archive survey implementation provides advantages for the archive unit in providing effective services for potential users. This research uses a qualitative approach with data collection techniques through interviews, document studies and observations in the work environment of the Public Corporation of the State Intermediate LKBN. The subjects of this study were functional staff from the Antara Antara Public Housing filing unit as well as employees in the Antara Antara LKBN Work Unit who carried out their daily archive activities. The object of this research is a dynamic archive survey conducted by Perum LKBN Antara as a supporter of dynamic archive management activities. The results of this study are the implementation of a dynamic archive survey at Perum LKBN Antara, which plays an important role in supporting dynamic archive management. Activities that support dynamic archive surveys are to make improvements to dynamic records, carry out dynamic archive management, carry out dynamic archive planning, procure archive units, and increase the effectiveness of dynamic archive management."

"Penelitian ini membahas implementasi metrik arsip untuk mengukur kinerja manajemen arsip di Universitas Indonesia. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menggambarkan implementasi metrik arsip Kantor Arsip, serta untuk menggambarkan kinerja manajemen arsip di Universitas Indonesia, yaitu fakultas dan Pusat Administrasi Universitas (PAU) dilihat dari tiga indikator: zero-pile-up arsip , sistem pengarsipan dan implementasi manajemen dokumen resmi. Penelitian ini juga membahas manfaat penerapan metrik arsip Kantor Arsip. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan wawancara, observasi, dan analisis dokumen. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pencapaian kinerja manajemen arsip di fakultas dan PAU masih dalam kategori cukup. Ini berarti bahwa perbaikan harus dilakukan pada tiga indikator kinerja utama, yaitu arsip tanpa tumpukan, sistem pengarsipan, dan penerapan manajemen dokumen resmi. Manfaat mengukur manajemen arsip adalah: (1) mendukung budaya penilaian di bidang arsip; (2) fakultas atau kelompok kerja PAU dapat mengetahui di mana kinerjanya, mana yang baik dan mana yang masih perlu ditingkatkan; dan (3) membangun kesadaran akan pentingnya tata kelola manajemen arsip yang baik.

---

This study discusses the implementation of archive metrics to measure the performance of records management at the University of Indonesia. The purpose of this study is to describe the implementation of the Archive Office archive metrics, as well as to describe the performance of records management at the University of Indonesia, namely faculties and the University Administration Center (PAU) in terms of three indicators: zero-pile-up archive, filing system and document management implementation official. This study also discusses the benefits of applying the Archive Office metrics archive. This research uses a qualitative approach with descriptive methods. Data collection techniques in this study used interviews, observation, and document analysis. The results showed that the achievement of archival management performance in the faculty and PAU was still in the sufficient category. This means that improvements must be made to the three main performance indicators, namely the archive without stacks, the filing system, and the application of official document management. The benefits of measuring archive management are: (1) supporting the culture of valuation in the field of records; (2) the faculty or PAU working group can find out where its performance is, which is good and which still needs to be improved; and (3) build awareness of the importance of good records management."

"Tujuan penelitian ini adalah untuk melaksanakan perancangan sistem otomasi manajemen rekod inaktif yang memenuhi persyaratan sistem manajemen rekod serta tepat untuk diimplementasikan pada Pusat Rekod Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia.Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem pada penelitian ini adalah SDLC (Systems Development Life Cycle) yang pelaksanaannya terdiri dari beberapa tahap yaitu analisis terhadap sistem manajemen rekod inaktif di Pusat Rekod FIB UI berdasarkan investigasi awal yang dilanjutkan dengan penentuan persyaratan sistem yang akan dibangun, desain sistem otomasi manajemen rekod inaktif, perencanaan strategi implementasi untuk mcngubah sistem yang lama menjadi sistem otomasi yang baru dan perencanaan evaluasi guna mcmantau dan memberi nilai tambah bagi sistem yang telah diimplementasikan tersebut.Investigasi awal berupa studi kelayakan dilaksanakan dengan cara observasi studi literatur dan wawancara dengan berbagai pihak terkait. Selanjutnya dilakukan penyiapan spesifikasi yang rinci mengenai persyaratan yang dibutuhkan oleh Sistem Otomasi Manajemen Rekod Inaktif dengan memperhatikan situasi dan kondisi FIB UI serta landasan teori dalam mengembangkan sistem manajemen rekod. Tahap desain yang dilakukan meliputi desain awal (konseptual), pembuatan prototype, dan desain terinci (fisik). Model data dibuat dengan Data Flow Diagram (DFD) dan Entity-Relationship Diagrams (ERD). Rencana strategi implementasi yang diusulkan adalah bertahap (phase-in strategy). Rencana evaluasi yang diusulkan adalah eksperimen menggunakan instrumen Kuesioner yang dilengkapi dengan Daftar Periksa (checklist) Kriteria Evaluasi.Tujuan penelitian ini adalah untuk melaksanakan perancangan sistem otomasi manajemen rekod inaktif yang memenuhi persyaratan sistem manajemen rekod serta tepat untuk diimplementasikan pada Pusat Rekod Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia.Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem pada penelitian ini adalah SDLC (Systems Development Life Cycle) yang pelaksanaannya terdiri dari beberapa tahap yaitu analisis terhadap sistem manajemen rekod inaktif di Pusat Rekod FIB UI berdasarkan investigasi awal yang dilanjutkan dengan penentuan persyaratan sistem yang akan dibangun, desain sistem otomasi manajemen rekod inaktif, perencanaan strategi implementasi untuk mcngubah sistem yang lama menjadi sistem otomasi yang baru dan perencanaan evaluasi guna mcmantau dan memberi nilai tambah bagi sistem yang telah diimplementasikan tersebut.Investigasi awal berupa studi kelayakan dilaksanakan dengan cara observasi studi literatur dan wawancara dengan berbagai pihak terkait. Selanjutnya dilakukan penyiapan spesifikasi yang rinci mengenai persyaratan yang dibutuhkan oleh Sistem Otomasi Manajemen Rekod Inaktif dengan memperhatikan situasi dan kondisi FIB UI serta landasan teori dalam mengembangkan sistem manajemen rekod. Tahap desain yang dilakukan meliputi desain awal (konseptual), pembuatan prototype, dan desain terinci (fisik). Model data dibuat dengan Data Flow Diagram (DFD) dan Entity-Relationship Diagrams (ERD). Rencana strategi implementasi yang diusulkan adalah bertahap (phase-in strategy). Rencana evaluasi yang diusulkan adalah eksperimen menggunakan instrumen Kuesioner yang dilengkapi dengan Daftar Periksa (checklist) Kriteria Evaluasi.

---

The purpose of this research is to design in-active records management automation system that applied requirements of records management systems and right to be implemented at Faculty of Humanities, University of Indonesia.

Systems development method in this research is SDLC (Systems Development We Cycle). It consists analysis phase that defining and investigating the problem of in-active records management systems at Faculty of Humanities, University of Indonesia, systems design phase, implementation strategy plan in which the new system is installed and put to use, system evaluation plan to identify its strengths and weaknesses and modify the system.

Preliminary investigation is to examine the Feasibility of systems development. Observation, document examination and interviews were used as data collection techniques. The second phase is requirements determination of in-active records management automation systems, in which the current situation of Faculty of Humanities Records Centre was studied and compared with theory of the records management systems development. Design phase has three steps: preliminary (conceptual) design. Prototyping, and detailed (physical) design. Data Flow Diagram (DFD) was used as data models in conceptual design, and Entity-Relationship Diagrams (ERD) was used in physical design. Proposed implementation strategy plan is phase-in strategy, and evaluation plan is experiment that use questionnaire with criteria of evaluation checklist."

"Penelitian yang dilakukan dalam rangka penyusunan tesis ini bertujuan untuk memperoleh gambaran tentang pelaksanaan sistem pengelolaan rekod di program studi terakreditasi 'A' di Universitas Indonesia dan membuat usulan mengenai model sistem pengelolaan rekod di program studi dan fakultas untuk dapat diterapkan oleh program studi yang masih terakreditasi 'B' atau 'C'. Variabel yang diteliti adalah sistem pengarahan/distribusi dan pemanfaatan, sistem pemeliharaan yang mencakup pengumpulan rekod, penyiapan pemberkasan, sistem pengelompokan, sistem penataan rekod, sarana penyimpanan, sistem temu balik, dan sistem penyusutannya. Penelitian dilaksanakan sejak bulan Desember 2001 sampai April 2002 di 11 program studi (50 persen) dari total 22 program studi di Universitas Indonesia yang telah terakreditasi 'A'.Data penelitian dikumpulkan dengan menggunakan metode wawancara dan pengamatan langsung. Wawancara dilakukan dengan Ketua/Sekretaris program studi atau dengan pejabat yang ditunjuk. Untuk mempermudah pengumpulan data, peneliti menggunakan pedoman wawancara dan pengamatan.Hasil penelitian menunjukkan bahwa 1) jenis rekod yang terkumpul di program studi di fakultas yang hanya memiliki satu program studi, seperti program studi Psikologi di Fakultas Psikologi, lebih banyak daripada program studi di fakultas yang memiliki banyak program studi, seperti program studi Teknik Mesin di fakultas Teknik. 2) Program studi umumnya memahami rekod yang terkumpul sebagai Surat atau Arsip. 3) Penerapan sistem pengelolaan rekod aktif di program studi didasarkan pada jumlah staf yang ada bukan pada karakteristik program studi, seperti gedung yang terpencar. 4) Pengguna rekod korespondensi adalah pimpinan, staf administrasi dan staf pengajar, pengguna berkas rekod mahasiswa aktif adalah pimpinan program studi dan Pembimbing akademik, pengguna berkas rekod mahasiswa alumni adalah pimpinan program studi dan mahasiswa alumni, pengguna berkas rekod kepegawaian adalah pimpinan program studi dan staf administrasi serta staf pengajar, pengguna rekod skripsi adalah pimpinan program studi, staf pengajar, dan mahasiswa. Pengarahan rekod di program studi dilaksanakan secara berbeda-beda. 5) Pemeliharaan terhadap isi dan fisik rekod belum dilakukan secara baik, seperti tidak dilakukan pencatatan peminjaman, tidak dilakukan pemberkasan, pengelompokan, dan program studi terutama di fakultas yang memiliki banyak program studi kurang memperhatikan sarana untuk penyimpanan rekod. Penataan rekod korespondensi terutama belum dilakukan secara baik, kecuali penataan berkas rekod mahasiswa aktif, berkas rekod mahasiswa alumni serta berkas rekod kepegawaian. Akibatnya waktu yang diperlukan untuk menemu balik rekod korespondensi bergantung pada `kebaruan' rekod 6) Karena tidak ada Jadwal Retensi, maka penyusutan rekod didasarkan pada `pendapat pribadi' atau 'common sense' dan nilai `urgensi' rekod. Akibatnya penyusutan hanya dilakukan pada rekod korespondensi, bukan pada berkas rekod mahasiswa aktif dan berkas rekod mahasiswa alumni. Untuk memperbaiki sistem pengelolaan rekod ini, program studi terutama perlu untuk melaksanakan Program Pengelolaan Rekod.

---

Model of Records Management Systems: A Case Study of the Implementation of Records Management Systems in University of Indonesia's Departmental Studies Accredited 'A'.The objective of this study is to describe the implementation of record management system in University of Indonesia's departmental studies that are accredited `A' and to propose a model for the records management systems to be implemented by the school managers where the departmental studies are still accredited `B' or `C'. The study was carried out from December 2001 till April 2002.The study focused on the implementation of records management components excluding the creation stage: 1) the records collected in each departmental study, 2) the active records management; 3) the distribution system and use; 4) the maintenance system: content and physical maintenance including filing system, classification, arrangement or record storage and retrieval system of the records; and 5) the disposition system. The data collected in this study were gathered through direct interview and observation.The study found that: 1) the types of records collected in psychology, computer and law studies amount more than the records collected in the French Literature Department in the Humanities Studies, Physical Department in the Mathematical and Physical Science, Criminology, Communication, and International Relation Departments in Political and Social Sciences, and Mechanical, Gas and Energy, and Electronically Departments in the School of Engineering; 2) generally records are either perceived as letters or archives; 3) psychology, computer and law studies implement decentralization system in the management of active records, while department(s) in the School of Literature, Mathematics and Physics Science, Politics and Social Sciences, and the School of Engineering implement either decentralization or centralization system based on the number of administrative staff; 4) distribution of incoming and outgoing mails or correspondence records varies among departmental studies. Users of correspondence records are management team and teaching faculty, users of students records are management team and academic advisors, users of graduate records are management team and the graduates themselves, users of personnel records are management team, teaching faculty and administrative staffs, and users of `skripsi' or theses are management team and teaching faculty; 5) generally maintenance is badly done. None of the departments maintain records physically, only Psychology and French Literature studies file the records, there is no classification system, the arrangement of correspondence records are bad. Nevertheless, the arrangement of student and personnel records are generally good. As a result, the time required to retrieve correspondence records depends on the `new-ness' of the records being received or sent; and 6) disposition is badly treated. There is no retention schedule to guide the necessary steps taken after retention period of records expire so that disposition of records is based on the common sense of the administrative staff and urgency factors. To improve records management practices, the management team, either the dean or university rector, should implement a record management program."