"Pengelolaan obat/alat kesehatan di Rumah Sakit merupakan segi manajemen yang penting dan perlu dikelola dengan baik guna menjamin kelancaran pelayanan pasien. Obat/alat kesehatan persediaan ruangan adalah obat/alat kesehatan yang vital dan esensial yang diperlukan oleh ruangan untuk tindakan pelayanan dan harus tersedia setiap saat diperlukan. Ketidak tersediaan obat/alkes keperluan ruangan sangat berpengaruh pada kinerja pelayanan dan berakibat hilangnya pendapatan Rumah Sakit. Kebijakan pelayanan obat/alkes persediaan ruangan di Rumah Sakit Anak dan Bersalin Harapan Kita dilaksanakan oleh Unit Farmasi dan diatur kebijakan pemakaiannya dengan standarisasi kebutuhan oleh Panitia Farmasi dan Terapi. Ketersediaan obat/alkes di Rumah Sakit Anak dan Bersalin Harapan Kita sangat tergantung pada sistem pengelolaan yang telah ditetapkan sesuai ketentuan Dep Kes RI.
Dalam tahun 2001, ketidaktersediaan obat/alkes persediaan ruangan frekwensinya mencapai rata-rata ± 22,5 % dan mencakup ± 8,5 % dari jumlah item yang diperlukan setiap bulan, sehingga sangat mengganggu pelayanan. Penelitian ini dilaksanakan untuk mengetahui gambaran tentang ketidaktersediaan obat/alkes dan mengetahui masalah-masalah yang timbul didalamnya.
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah merupakan study kasus dengan metode kwalitatif karena menghasilkan data dekriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari perilaku yang diamati. Penelitian dilakukan secara retrospektif untuk memperoleh data sekundcr dan prospektif untuk memperoleh data primer, melalui wawancara mendalam dan pengamatan langsung. Sebagai unit analisa adalah Unit Farmasi dan unit lain atau kepanitiaan yang terkait dengan sistem pengelolaan obat/alkes.
Hasil penelitian menggambarkan bahwa ketidaktersediaan obat/alkes persediaan ruangan tergantung pada sistem pengelolaan yang sangat dipengaruhi oleh unsur-unsur manajemen yaitu kebijakan pelayanan, organisasi, SDM, sarana/prasarana, metode dan sistem informasi, serta aspek logistik yang meliputi proses perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan pengawasan/pengendalian.
Penelitian ini menyimpulkan bahwa sistem pengelolaan obat/alkes persediaan ruangan di Rumah Sakit Anak dan Bersalin Harapan Kita sudah sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Departemen Kesehatan RI, namun pada pelaksanaannya masih banyak terjadi kendala antara lain, kebijakan pcmakaian Formularium dan standart kebutuhan ruangan tidak pernah dimonitor sccara berkala oleh Panitia Farmasi dan Terapi. Sarana dan prasarana untuk melakukan kegiatan sudah tersedia cukup dan dilengkapi Sistim Informasi Manajemen, namun SIM yang ada kurang bermanfaat karena tidak didukung dengan sumber daya manusia yang memadai. Dari segi aspek logistik dapat disimpulkan bahwa proses perencanaan belum dilaksanakan dengan optimal. Dalam proses penganggaran belum ada koordinasi yang baik sehingga masih terjadi kesenjangan antara usulan dengan alokasi anggaran yang tersedia. Proses pengadaan melalui Keppres memakan waktu cukup lama yaitu ± 2 Bulan. Proses penerimaan sudah berjalan cukup baik, namun karena proses pengadaan lama menyebabkan waktu penerimaan dilaksanakan sebelum SPK/Kontrak terbit sehingga mempengaruhi administrasi penyimpanan. Proses penyimpanan barang farmasi di gudang sentral dan terminal sudah berjalan sesuai ketentuan yang berlaku. Pada proses pendistribusian sudah ada jadwal kegiatan pelayanan namun belum ditaati sepenuhnya oleh unit pelayanan schingga masih banyak pernyataan diluar jadwal yang telah ditetapkan. Pola proses pengendalian sudah dilaksanakan dengan baik mulai dari perencanaan sampai dengan pendistribusian oleh Unit Farmasi, akan tetapi pengendalian pemakaian obat/alkes diruangan belum berjalan karena tidak tersedia tenaga khusus.
Analysis of Management System of Drugs / Medical Equipment Floor Stock in Wards in Rumah Sakit Anak dan Bersalin Harapan KitaManagement of drugs / medical equipment in hospital is an important management side and need to be well managed to ensure the smoothness of patient services. Drugs / medical equipment's available in wards are those that are vital and essential and must be available anytime needed. The unavailability of drugs / medical equipment much influence for the services given and may cause loss of hospital income. Service policy of drugs / medical equipment availability in wards of Rumah Sakit Anak dan Bcrsalin Harapan Kita is carried out by Pharmacy unit and the use policy is managed by standardization of need by Pharmacy and Therapy committee. The availability of drugs / medical equipment in Rumah Sakit Anak dan Bersalin Harapan Kita is much depends on management system issues in line with Indonesian Department of health. In 2001, the unavailability of drugs / medical equipment in wards reaches approx. 25 % in frequency and covered 8,5 % from the number item needed in a month and this is much disturb the services.
This study is carried out to know the picture of the unavailability of drugs / medical equipment as well as the problems raised. Method used in this study is case study with qualitative method for the results descriptive data i.e. written words or verbal from the behavior observed. The study is conducted retrospectively to gain secular data and prospectively to gain primary data through deep interview and direct observation. As analytical unit is Pharmacy unit and other committee involved.
Result of the study depicts that the unavailability of drugs / medical equipment in wards is much influenced by managerial aspects i.e., service policy, organization, tools, method & information system and logistic aspects that cover planning process, purchasing, acceptance, storage, distribution and control.
This study summarized that management system of drugs / medical equipment in wards in Rumah Sakit Anak dan Bersalin Harapan Kita is in line with regulation issued by Indonesian Health Department but in field there are still many handicaps among others are; policy of usage, Formularies and standard need of wards never been monitored periodically by pharmacy and therapy committee. Tools and means to conduct such activity existed enough already and completed with Management Information System however MIS is not functioning well because of inadequate human resources. From logistic point of view resumed that planning process has not been carried out optimally. In budgeting process, good coordination has not been established since there is lack between proposal and allocation of fund available. The processes of allocation through Kepres takes long time enough approx. 2 moths. The receiving process is good but because the former process takes time, the receiving process is conducted before SPK / Contract issued therefore influencing storage administration. Storage process in Central or terminal is running on schedule. In distribution process schedule of activity exist but is not followed by service unit and this causes proposal beyond schedule. In controlling process the handicap lies on wards, lack of dedicated person to handle it."
