Hasil Pencarian  ::  Simpan CSV :: Kembali

Abstrak :
ABSTRAK Artikel ini membahas tentang capture dan identifikasi arsip dinamis dalam Electronic Records Management System (ERMS). PT. Daya Makara Universitas Indonesia telah menerapkan aplikasi Arteri sebagai ERMS yang digunakan untuk mengelola arsip dinamisnya. Aplikasi Arteri telah mulai diimplementasikan oleh PT. Daya Makara Universitas Indonesia sejak tahun 2019. Pembahasan artikel ini berfokus pada bagaimana PT. Daya Makara Universitas Indonesia dalam melakukan capture serta memberikan identifikasi pada arsip dinamis yang di-capturenya. Artikel ini bertujuan untuk mengevaluasi kesesuaian proses capture dan identifikasi yang dilakukan dengan persyaratan fungsional yang dikeluarkan oleh International Council of Archives (ICA). Penelitian dilakukan dengan observasi berdasarkan Principles and functional requirements for records in electronic office environments ICA dan juga wawancara dengan kepala serta staf unit kearsipan untuk mendukung data yang didapatkan dari observasi. Temuan menunjukkan bahwa aplikasi Arteri yang digunakan oleh PT. Daya Makara UI sebagai electronic records management system (ERMS) telah memenuhi sebagian besar dari persyaratan fungsional yang ditentukan oleh ICA tersebut. Sebanyak 27 persyaratan telah terpenuhi dari 43 persyaratan yang ada untuk capture dan identifikasi arsip dinamis. Proses capture arsip dinamis dilakukan dengan mengisi metadata yang telah ditentukan oleh Kepala Unit Kearsipan berdasarkan ISAD(G) dengan modifikasi sesuai dengan kebutuhan PT. Daya Makara UI untuk mendapatkan arsip dinamis dengan informasi yang lengkap termasuk identifikasi yang memberikan nomor arsip sebagai identitas arsip yang dimasukkan juga dalam proses capture arsip dinamis.

---

ABSTRACT This article discusses records capture and identification in the Electronic Records Management System (ERMS). PT. Daya Makara Universitas Indonesia has implemented the Arteri application as ERMS which is used to manage records. Arteri applications have begun to be implemented by PT. Daya Makara UI since 2019. The discussion of this article will focus more on how PT. Daya Makara UI in conducting record capture and providing identification for the records that has captured. This article aims to evaluate the suitability of the process of capture and identification with functional requirements issued by the International Council of Archives (ICA). The study was conducted with observations based on Principles and functional requirements for records in electronic office environments and also interviews with the head of the archival unit and staf of the archival unit to support the data obtained from observations. Findings were found that the Arteri application used by PT. Daya Makara UI as an electronic records management system (ERMS) has fulfilled most of the functional requirements created by the International Council on Archives. A total of 27 requirements have been fulfilled from 43 existing requirements for capture and identification. The capture process is carried out by filling in the metadata that has been determined by the Head of the Archival Unit based on ISAD (G) with modifications according to th e needs of PT. Daya Makara UI to obtain a record with complete information including identification which gives the archive number as the identity of the archive which is also included in the process of capture.

Abstrak :
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pemanfaatan Electronic Document and Record Management System (EDRMS) untuk kebutuhan pengelolaan rekod elektronik di Subbagian Persuratan dan Kearsipan KKP. Di Subbagian Persuratan dan Kearsipan, pemanfaatan teknologi informasi diaplikasikan kedalam kegiatan kearsipan. Topik ini diangkat karena hasil observasi awal menunjukkan bahwa Subbagian Persuratan dan Kearsipan KKP menggunakan tiga sistem berbeda dalam pelaksanaan pengelolaan rekod elektroniknya, yang dimana ketiganya tidak terintegrasi. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, dengan metode studi kasus. Pengambilan data dilakukan melalui wawancara semi-terstandarisasi, dan observasi partisipatif yang didasari oleh persyaratan EDRMS yang diterbitkan ICA. Hasil dari penelitian ini adalah EDRMS yang digunakan Subbagian Persuratan dan Kearsipan dalam melakukan pengelolaan rekod elektronik sudah cukup sesuai dengan persyaratan ICA, dan pemanfaatannya sudah sesuai dengan kebutuhan para arsiparis. Ditemukan juga beberapa kendala yang muncul karena implementasi EDRMS diantaranya adalah masalah sumber daya manusia, efektifitas penginputan rekod, tidak lengkapnya rekod yang dikelola dalam SIKap, dan infrastruktur yang terkadang bermasalah.

---

This research analyzes the implementation of Electronic Document and Record Management System (EDRMS) to manage KKPs electronic records. In Subbagian Persuratan dan Kearsipan, information technology is used to automate archival activities. This topic is discussed because based on early observation, KKP archival division uses three different systems which are not integrated between one and another. This research uses a qualitative approach, with case study as the method. Data was collected through interviews and participative observations which were based on EDRMS requirements set by ICA. Findings of this research shows that the EDRMSs used by KKP in order to maintain its electronic records are overall aligned with ICA requirements and accommodates the archivists needs. There are also several obstacles in implementing the EDRMs such as lack of archivists, how uneffective the input process is, how not all records are managed in SIKap, and KKP infrastructure which may cause problems at certain times.

Abstrak :
Tujuan penelitian ini adalah untuk melaksanakan pembuatan rancang bangun sistem manajemen rekod elektronik yang terintegrasi dengan proses bisnis organisasi (sistem manajemen kasus) yang memenuhi kebutuhan pengguna serta persyaratan sistem manajemen rekod serta tepat untuk diimplementasikan di Pusat Dokumentasi Bantuan Hukum, LBH Jakarta. Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian tindakan dan metode pengembangan sistem adalah Extreme Programming. Pelaksanaannya terdiri dari beberapa tahap, yaitu: analisis awal yang dibangun dari hasil observasi, wawancara, diskusi kelompok terbatas, dilanjutkan dengan penentuan fitur dan persyaratan fungsional, pengembangan purwarupa, implementasi, pelatihan dan evaluasi untuk mengetahui manfaat purwarupa bagi PDBH. Purwarupa dikembangkan menggunakan framework Drupal dengan persyaratan fungsional berdasarkan Principles and functional requirements for records in electronic office environments : guidelines and functional requirements for electronic records management systems yang diterbitkan oleh International Council on Archives sedangkan untuk metadata digunakan ISAD(G). Evaluasi menunjukkan staf PDBH merasa pruwarupa bisa membantu kebutuhan pengelolaan rekod. ...... The purpose of this research is to build a prototype of electronic records system that is integrated with organization business process (case management system) that is compliant with user needs and records functional requirements which will be implemented and tested in Documentation Center of Law Aid (PDBH), LBH Jakarta. Research method used is action research and system development method used is Extreme Programming. There are some phases: preliminary analysis based on observation, interview, focus discussion group, features needed, functional requirements, prototype development, implementation, training for users and evaluation to measure the benefit of the prototype to PDBH. The prototype was developed using Drupal framework based on functional requirements of Principles and functional requirements for records in electronic office environments : guidelines and functional requirements for electronic records management systems published by International Council on Archives and ISAD(G) for metadata standard. The evaluation showed that PDBH staffs feel the prototype is useful and helping them better to manage records in PDBH..

Abstrak :
Penelitian ini membahas mengenai fungsi akses dan keamanan pada Sistem Informasi Arsip (SIAR) di unit kearsipan DPR RI. SIAR merupakan sebuah sistem yang mengelola kumpulan rekod elektronik yang berasal dari 21 unit pengolah di bawah Sekretariat Jenderal DPR RI. Rumusan masalah pada penelitian ini adalah apakah fungsi akses dan kemanan dalam SIAR DPR RI telah memenuhi standar persyaratan fungsional untuk ERMS. Untuk itu, adanya penelitian ini ditujukan untuk menggambarkan kesesuaian fungsi akses dan keamanan sistem pengelolaan rekod di SIAR DPR RI dengan ISO 16175. Penelitian ini hanya akan mengacu pada 5 poin pertama kelompok kontrol dan keamanan yang memuat 20 persyaratan fungsional ISO 16175. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Penelitian dilakukan dengan teknik wawancara terstruktur dan observasi partisipatif. Teknik pemilihan responden dalam wawancara ini menggunakan purposive sampling. Hasil penelitian ini menunjukan bahwa dari 20 persyaratan fungsional terkait fungsi akses dan keamanan ISO 16175, SIAR DPR RI dapat memenuhi 14 persyaratan yang ditetapkan. SIAR telah melakukan pengendalian akses dalam upaya menjaga keutuhan dan keamanan rekod di dalam sistem. ......This study discusses the access and security functions of the Sistem Informasi Arsip (SIAR) in the DPR RI filing unit. SIAR is a system that manages a collection of electronic records originating from 21 processing units under the Secretariat General of the DPR RI. The formulation of the problem in this research is whether the access and security function in SIAR DPR RI meets the standard functional requirements for ERMS. For this reason, this research is aimed at describing the suitability of the access and security functions of the records management system at SIAR DPR RI with ISO 16175. This research will only refer to the first 5 points of the control and security group which contain 20 functional requirements of ISO 16175. The method used in this research is the qualitative method with a case study approach. The research was conducted using structured interview techniques and participatory observation. The technique used for selecting respondents in this interview is purposive sampling. The results of this study indicate that of the 20 functional requirements related to the access and security functions of ISO 16175, the SIAR DPR RI has met 14 of the specified requirements. SIAR has also implemented access control in an effort to maintain the integrity and security of records in the system.

Abstrak :
Disasters come in all shapes and sizes. Bad things can happen to good digital resources?from floods and fires to hackers and computer crashes. Both library staff and customers are dependent on costly hardware, software, and electronic collections. Electronic information may be more susceptible to problems than print. Storage issues and long-term accessibility for digital materials requiring dated or obsolete hardware often can be overlooked. Without a plan for containment and recovery, a collection or library may have to close, either temporarily or permanently.

Abstrak :
Penelitian ini bertujuan untuk meninjau implementasi persyaratan fungsional Electronic Records Management System (ERMS) dari perspektif arsiparis dan pengembang sistem. Penelitian ini dilakukan dengan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus pada tiga Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi (LKPT) berprestasi di Indonesia. Temuan menunjukkan bahwa ERMS yang dikembangkan belum memenuhi persyaratan fungsional; terdapat kecenderungan ketidaksiapan unit kerja dalam menerapkan ERMS yang diberikan oleh ANRI. Di sisi lain, ada kesadaran arsiparis dan pengembang ERMS terhadap pentingnya persyaratan fungsional yang harus diterapkan pada ERMS, dengan ketentuan dapat menyesuaikan proses bisnis organisasi dan dikembangkan dengan berorientasi pengguna. Ditemukan pula bahwa terdapat ekspektasi arsiparis dan pengembang ERMS dalam mewujudkan manajemen kearsipan yang baik. Salah satunya adalah dengan meninjau peraturan yang dasar manajemen arsip. Penelitian ini merupakan refleksi dari penerapan persyaratan fungsional ERMS di LKPT Indonesia. Oleh karena itu, penelitian ini dapat menjadi rujukan bagi peneliti dengan subjek yang sama dalam melakukan penelitian selanjutnya.

---

This research aims to review the implementation of functional requirements Electronic Records Management System (ERMS) from archivists and system developers perspective. The study was conducted by using qualitative research with case study methods on the best three of Academic Archive Institutions (LKPT) in Indonesia. The findings show that the ERMS developed are not meet the functional requirements yet; there is a tendency of record centers unpreparedness in applying ERMS given by ANRI. On the other side, there is awareness of archivists and ERMS developers toward the importance of functional requirements must be embedded to the ERMS, with condition could adjust organizations business and developed by user-oriented. It is also found that there are expectations by archivists and ERMS developers in realizing the good records management. One of them is reviewing the regulations underlying the records management. This research is reflection of ERMS functional requirements implementation on Academic Archives Institutions in Indonesia. Therefore, this research can be used as a representation for next researchers with similar subject in conducting the further research.

Abstrak :
Penelitian ini mengidentifkasi bagaimana implementasi Electronic Record Management System (ERMS) dapat mendukung pelaksanaan e-government di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok menggunakan aplikasi Sistem Informasi Pengelolaan Arsip (SiArip). Bidang Pembinaan dan Layanan Pemanfaatan Jasa Kearsipan menerapkan ERMS dalam SiArip dengan melaksanakan kegiatan alih media yang mengacu pada Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif melalui pendekatan studi kasus. Teknik pengumpulan data penelitian diperoleh melalui observasi, wawancara, dan tinjauan literatur. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa kegiatan pengelolaan arsip elektronik yang Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kota Depok merupakan wujud dalam mendukung kegiatan e-government di lingkungan Pemerintahan Kota Depok dan menunjukkan bahwa implementasi ERMS dalam SiArip ditinjau dari komponen dasar ERMS yang dalam penerapannya masih belum terlaksana dengan maksimal akan tetapi SiArip sudah memenuhi komponen dasar dalam mempercepat pencarian dan temu kembali arsip dan mendukung pengelolaan arsip elektronik ditinjau dari dimensi layanan e-government yang berjalan dengan baik. ......This Research identifies how the implementation of the electronic record management system can support e- government in Regional Archives and Library of Depok City using the application Sistem Informasi Pengelolaan Arsip (SiArip). The Sector of Archiving Services and Services Utilization Implements ERMS in SiArip by carrying out media transfer activities that refer to Government Regulation Number 28 of 2012. This Study uses a qualitative method through a case study approach. The research data collection techniques were obtained through observations, interviews, and literature review. The results of this study indicate that the electronic archive management activities carried out by the Regional Archives and Library of Depok City is a form of supporting e- government activities within the Depok City Government and indicate that the implementation of ERMS in SiArip is viewed from the basic components of ERMS which in its application has not been implemented optimally but SiArip has fulfilled the basic components in accelerating the search and retrieval of archives and supports the management of electronic records in terms of the dimensions of e-government services that are running well.