"Pelaksanaan manajemen lokakarya mini di puskesmas merupakan sarana evaluasi terhadap kegiatan yang telah dilaksanakan pada bulan sebelumnya. Tujuan dari lokakarya mini ini adalah untuk membahas hambatan yang ditemui terhadap pencapaian target cakupan program, serta membuat rencana kerja baru untuk bulan yang akan datang (Plan of Action/POA). Masih belum optimalnya manajemen lokakarya mini di puskesmas dicerminkan dengan proses perencanaan yang belum tersusun dengan baik, jadwal lokakarya mini yang sering ditunda, frekuensi yang tidak rutin, sehingga belum sesuai dengan pedoman lokakarya mini. Akibatnya, evaluasi dan lokakarya mini tidak dapat dilakukan secara optimal untuk penilaian kinerja puskesmas.
Penelitian ini dilakukan untuk melihat gambaran manajemen lokakarya mini di puskesmas dengan pendekatan sistem. Penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan melakukan wawancara mendalam pada pimpinan puskesmas dan staf puskesmas yang terdiri dari kepala tata usaha, pemegang program KIA, imunisasi, dan PKM, serta melakukan telaah dokumen terhadap proses manajemen lokakarya mini yang ada.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa di Puskesmas Kebun Sikolos, pelaksanaan lokakarya mini puskesmas belum berjalan dengan baik dan belum sesuai dengan petunjuk buku pedoman lokakarya mini puskesmas. Masih kurangnya fasilitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan lokakarya mini, masih kurangnya pedoman dan protap lokakarya mini bagi seluruh staf, dan sebagian besar staf belum mengetahui pedoman dan protap tersebut. Perencanaan belum berjalan dengan baik, dimana jadwal kegiatan belum ada, pelaksanaan lokakarya mini sering ditunda karena kesibukan pimpinan dalam mengikuti rapat. Frekuensi lokakarya mini masih jarang, pelaksanaannya kadang-kadang 3 bulan sekali. Lokakarya mini sering diadakan karena keadaan yang mendesak, sering dilaksanakan pada pagi hari sebelum pelayanan puskesmas dimulai dengan waktu 1-1,5 jam, sehingga tujuan yang diharapkan belum maksimal. Hambatan yang ditemukan belum pernah dibahas untuk mencari upaya pemecahan masalahnya. Belum adanya rencana kerja bulan berikutnya dari hasil pelaksanaan lokakarya mini yang dilakukan untuk setiap program. Evaluasi pelaksanaan lokakarya mini juga belum pernah dilaksanakan sehingga penilaian kinerja puskesmas tidak tergambar.
Hasil penelitian ini menyarankan kepada Dinas Kesehatan Kota Padang Panjang untuk menyusun suatu petunjuk teknis lokakarya mini puskesmas dan melakukan bimbingan teknis ke Puskesmas Kebun Sikolos agar menjalankan lokakarya mini puskesmas secara rutin. Bagi Puskesmas Kebun Sikolos disarankan untuk melaksanakan lokakarya mini secara rutin, terjadwal, sesuai dengan baku pedoman lokakarya mini puskesmas dengan tetap memperhatikan kegiatan pelayanan kepada masyarakat, misalnya dari jam 11.00 - 16.00, sehingga waktu diskusi dan perumusan pemecahan masalah dapat berjalan optimal, membuat perencanaan yang baik dengan melibatkan seluruh staf yang ada, didukung oleh fasilitas sarana dan prasarana yang cukup sehingga tujuan dari lokakarya mini dapat tercapai. Diharapkan pimpinan puskesmas dapat mendorong pemberdayaan staf, membina kerjasama, serta membangun semangat kerjasama tim, sehingga dapat dihasilkan tim kerja yang solid dan handal.
The practice of mini workshop management in puskesmas serves as an evaluation tool for activities conducted in the previous month. The purpose of the mini workshop is to discuss obstacles encountered in achieving program coverage targets and to create a new action plan for the upcoming month (Plan of Action/POA). The less-than-optimal management of mini workshops in puskesmas is reflected in poorly organized planning processes, frequently postponed schedules, and irregular frequency, which do not align with the mini workshop manual. Consequently, evaluations and mini workshops are not optimally conducted for puskesmas performance assessment. This research aims to review mini workshop management in puskesmas using a systems approach. The study employs qualitative methods, including in-depth interviews with puskesmas leadership and staff, such as administrative heads, KIA program holders, immunization officers, and PKM staff, as well as a document review of the mini workshop management process. The research shows that at Puskesmas Kebun Sikolos, mini workshop management has not been well implemented and does not adhere to the puskesmas mini workshop manual. There is a lack of facilities and infrastructure required for conducting mini workshops, insufficient guidelines and protocols for all staff, and most staff are unaware of these guidelines and protocols. Planning is not well-executed, with no established schedule, and mini workshops are often postponed due to the leadership's involvement in meetings. The frequency of mini workshops is infrequent, sometimes occurring only once every three months. Mini workshops are often held under urgent circumstances, typically in the morning before puskesmas services start, taking 1-1.5 hours, which prevents achieving the desired outcomes. Obstacles encountered have not been addressed to find solutions. There is no working plan for the next month based on mini workshop results for each program. Evaluation of mini workshop execution has not been conducted, resulting in an unclear assessment of puskesmas performance. This research suggests that the Health Agency of Padang Panjang City should develop technical guidelines for puskesmas mini workshops and provide technical guidance to Puskesmas Kebun Sikolos to conduct mini workshops regularly. Puskesmas Kebun Sikolos is advised to hold mini workshops routinely, on a scheduled basis, in accordance with the mini workshop manual, while maintaining service activities to the public, for example from 11:00 AM to 4:00 PM, so that discussion and problem-solving time can be optimized. Proper planning should involve all staff, supported by adequate facilities and infrastructure, so that the objectives of the mini workshop can be achieved. It is expected that puskesmas leaders will encourage staff empowerment, foster cooperation, and build team spirit to produce a solid and reliable team."
Depok: Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia, 2006
