"Komunikasi dan manajemen Public Relations (PR) yang efektif akan sangat menentukan kelancaran dan kelangsungan hidup organisasi. Menurut Wilson, PR adalah fungsi manajemen yang berarti melekat atau tidak lepas dari manajemen yang bertujuan untuk membina pengertian, simpati, dan dukungan dari publik, baik internal maupun eksternal, untuk menciptakan kerjasama dalam suatu organisasi atau perusahaan. Peran PR ini sangat panting dalam suatu organisasi karena selain dapat membantu suatu organisasi dan anggotanya untuk saling menyesuaikan diri satu sama lain, PR juga dapat membina hubungan baik dengan berbagai khalayak serta dapat menumbuhkembangkan eitra yang positif.
AIPO (ASEAN Inter-Parliamentary Organization) didirikan sebagai organisasi yang tumbuh dan bermuara dari bawah, atas dasar kesadaran bersama untuk menjalin kerjasama yang lebih erat di antara masing-masing parlemen negara-negara anggota ASEAN. Sidang-sidang Umum AIPO yang dilaksanakan setiap satu tahun sekali sampai sekarang, tidak lepas dari peran Executive Committee (EXCOM) AIPO yang secara implisit menjalankan tugas dan fungsi sebagai PR sehingga kegiatan persidangan dapat bed alan dengan lancar.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui dan menganalisa pola komunikasi dan kegiatan manajemen PR baik di dalam Sidang-sidang Umum AIPO pada khususnya maupun di dalam organisasi AIPO itu sendiri pada umumnya. Hasil penelitian akan dianalisis serta akan dihasilkan beberapa saran kebijakan untuk AIPO, sehingga bilamana perlu dapat memperbaiki dan meningkatkan sistem komunikasi dan inanajemen PR di dalam organisasinya.
Di dalam melakukan penelitian ini, peneliti menggunakan metode penelitian deskriptif kualitatif yang lebih banyak mengandalkan sumber data sekunder dalam bentuk laporan sidang-sidang AIPO, buku panduan AIPO, Statuta AIPO, bulletin berkala dan semua leaflets yang mampu menggambarkan dan mendeskripsikan kegiatan AIPO di Jakarta dan di beberapa negara anggotanya. Adapun data primer hanya dilakukan manakala diperlukan dan digunakan sebagai data pendukung. Data primer ini diperoleh melalui wawancara mendalam terhadap dua orang staf Sekretariat AIPO di Jakarta. Hasil penelitian akan disajikan dan dianalisis secara deskriptif dan kontekstual dalam bentuk laporan naratif berdasarkan perbandingan data basil pengamatan dengan data basil wawancara, perbandingan data basil wawancara dengan isi dokumen yang berkaitan, dan pengecekan antara sumber tertulis yang satu dengan sumber tertulis lainnya yang relevan.
Secara umum dari basil penelitian ini ditemukan bahwa kegiatan komunikasi di dalam organisasi regional AIPO telah berjalan dengan baik. Hal ini ditandai dengan dapat berlangsungnya setiap kegiatan AIPO sesuai dengan topik-topik yang telah diagendakan yang menunjukkan kelancaran pola komunikasi upwards dan downwards di dalam organisasi ini, meskipun pada faktanya pola komunikasi upwards yang lebih banyak dilakukan. Adapun pola komunikasi downwards, lebih ditekankan pada pendelegasian tugas-tugas yang hams dikerjakan. Dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, EXCOM AIPO telah melakukan tugas-tugas ke-PR-an secara terbatas. Tugs PR menurut konsep PR yang sebenarnya belum dilakukan. Peran EXCOM maupun peran Sekretariat Jenderal AIPO lebih berfungsi sebagai liaison daripada sebagai koordinator ataupun sebagai sekretaris AIPO biasa. Baik EXCOM maupun Sekjen AIPO lebih menyerupai Commonwealth Relations Office seperti halnya yang terdapat di dalam Organisasi Negara-negara Persemakrnuran Inggris. Oleh karena itu, lebih tepat EXCOM maupun Sekjen AIPO disamakan sebagai AIPO Relations Office.
Disarankan kepada AIPO untuk membentuk suatu departemen baru yaitu Public Relations dan Media Relations Department agar mekanisme kerja hubungan keluar dan ke dalam serta hubungan dengan media dapat berjalan lebih lancar dan harmonis. Selain itu, fungsi dan tugas EXCOM dan Sekjen AIPO juga perlu dibantu oleh seorang Liaison dalam organisasi-organisasi humas yang besar."
