Perpustakaan Perguruan tinggi memiliki peran penting dalam mengelola repositori yang mencakup pengelolaan dan penyebaran materi digital yang dibuat oleh lembaga dan anggota masyarakat. Pengelolaan repositori tidak semata-mata masalah teknis, namun juga terkait kebijakan akses, keamanan data, hak cipta, dan hal lain yang berpengaruh pada berbagai pemeringkatan seperti Webometrics, The Higher Education, atau World University Ranking. Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai unit yang mengelola repositori seperti karya akhir mahasiswa, harus mulai melakukan transformasi dalam pengelolaan repositori agar sesuai dengan kebutuhan pemustaka (pengguna). Untuk mendapatkan solusi dan memperkaya wawasan mengenai repositori, Perpustakaan UI menyelenggarakan Webinar Nasional Series 6 dengan tema Transformasi Manajemen Repositori di Perguruan Tinggi. Webinar ini diselenggarakan secara daring pada Rabu, 3 Agustus 2022.
Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan UI, Prof. Dr. rer. nat. Abdul Haris, M.Sc. menyampaikan dalam sambutannya, bahwa pengelolaan repositori institusi di perpustakaan perguruan tinggi akan berhasil dengan peran serta dari pustakawan. Pustakawan perlu mengetahui prinsip, manfaat dan proses operasional dari repositori institusi. Pustakawan berperan dengan terlibat membantu sivitas akademika menghasilkan publikasi, juga proaktif mencari publikasi secara mandiri untuk memperkaya konten repositori, serta berperan sebagai administrator koleksi dan metadata spesialis.
Pernyataan ini diperkuat oleh Kepala UPT Perpustakaan UI Ibu Mariyah, S.Sos., M.Hum. Dalam sambutannya Ibu Mariyah menyampaikan bahwa tema webinar dengan judul “Transformasi Manajemen Repositori di Perguruan Tinggi” dianggap penting, mengingat masih ada beberapa perpustakaan perguruan tinggi di Indonesia yang mengalami kendala dalam membangun repositori institusi sehingga koleksi local content yang merupakan kekayaan intelektual dari lembaga induknya tidak dapat diakses oleh sivitas akademikanya dan juga masyarakat. Padahal keberadaan perpustakaan di masa pandemi saat ini harus dapat memberikan akses yang mudah, cepat, dan tepat dengan standar baku sehingga mampu mendukung visi dan misi lembaga induknya dan dapat memberikan layanan prima sesuai dengan harapan stakeholder atau Pemustaka.
Webinar kali ini menghadirkan tiga orang narasumber yang kompeten, yaitu Prof. Dr. Paulina Pannen, M.L.S. (Chairman, Indonesia Cyber Education Institute), Dwi Fajar Saputra, S.Sos., M.M. (Founder Foss Studio), dan Sony Pawoko, S.Sos., M.T.I. (Pustakawan Universitas Indonesia).
Pengelolaan repositori saat ini menjadi sangat kompleks karena semua terkoneksi satu sama lain. Namun, teknologi membuat semua hal menjadi lebih mudah. Menurut Prof. Paulina Pannen, repositori bukan hanya tempat untuk menyimpan karya saja, tetapi penelitian apapun yang dibutuhkan oleh pengguna dapat tersedia di repositori. Jadi repositori harus menjadi ‘pasar’ untuk mempublikasikan karya yang dihasilkan oleh sivitas akademikanya. Sebagai ‘pasar’, repositori harus bisa menaikkan jumlah sitasi dari karya yang ada di dalamnya.
Pernyataan tersebut diperkuat oleh Bapak Dwi Fajar Saputra, bahwa sistem teknologi yang digunakan untuk mengelola repositori terus berkembang. Mulai dari tahun 2005-2010, repositori belum sepenuhnya menggunakan berbasis website sampai di tahun 2020-2025, repositori dianggap dapat berperan sebagai product utama pengembangan. Dengan beragam perkembangan sistem repositori institusi dapat meningkatkan nilai dari layanan perpustakaan. Perpustakaan sebaiknya adaptif dan mampu bersaing secara kompetitif untuk meningkatkan layanan repositori institusi di masing-masing instansi.
Pustakawan UI, Sony Pawoko, S.Sos., M.T.I., menutup sesi pemaparan dengan menyampaikan repositori institusi yang dikelola oleh Perpustakaan UI, mulai dari pengumpulan karya melalui sistem Unggah Mandiri, memroses karya tersebut dengan migrasi data dari Sistem Unggah ke Lontar serta pengolahan dokumen digitalnya, proses preservasi dengan melakukan backup untuk menghindari risiko kehilangan data, sampai dengan akses terhadap karya Sivitas Akademika UI melalui lib.ui.ac.id. Bapak Sony menyampaikan, ada 4 kunci sukses dalam pengelolaan repositori, yaitu Konsistensi Pengelola, Manajemen SDM Repository, Pembuatan Pedoman unggah, penulisan, dan pengelolaan, serta Kebijakan hak akses dan penyebaran informasi.
Webinar yang dimoderatori oleh Fikri Wijaya, S.Sos. (Pustakawan FKM UI) ini dihadiri oleh lebih dari 750 peserta yang terbagi dalam Zoom Meeting dan Live Streaming YouTube.
*****
Mariyah, S.Sos., M.Hum.
Kepala UPT Perpustakaan UI
--
Media Contact: Moethia Anggraeni, S.Hum
(Media Relations Perpustakaan UI, pro.lib@ui.ac.id ; @ui_library; 0821-1389-3177)
