Rencana Strategis (RENSTRA) adalah dokumen perencanaan yang berorientasi pada hasil yang ingin dicapai oleh organisasi dalam kurun waktu tertentu. Perpustakaan sebagai komponen penting di perguruan tinggi, dalam menyusun RENSTRA, harus mengacu pada RENSTRA lembaga induknya. RENSTRA digunakan oleh perpustakaan sebagai acuan dalam mengelola program kerja serta memastikan tugas pokok dan fungsi perpustakaan relevan dengan visi universitas. Untuk semakin memperkaya wawasan mengenai penyusunan rencana strategis, maka UPT Perpustakaan UI menyelenggarakan Webinar Nasional dengan judul Sukses Menyusun Rencana Strategis (RENSTRA) Perpustakaan Perguruan Tinggi. Webinar ini diselenggarakan secara daring pada Rabu, 7 September 2022
Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan UI, Prof. Dr. rer. nat. Abdul Haris, M.Sc. menyampaikan dalam sambutannya, bahwa perpustakaan sebagai komponen penting dalam dunia pendidikan tinggi juga menjadikan RENSTRA sebagai acuan dalam mengelola program kerja serta memastikan tugas, pokok dan fungsi perpustakaan yang relevan dengan visi Universitas. Hal ini bertujuan agar perpustakaan dapat membuat strategi dan mengoptimalkan seluruh komponen dalam pengelolaan perpustakaan khususnya perpustakaan perguruan tinggi dalam menunjang Tridharma Perguruan Tinggi.
Selanjutnya, Kepala UPT Perpustakaan UI Ibu Mariyah, S.Sos., M.Hum menyampaikan, “Pengelola perpustakaan harus siap menghadapi tantangan tersebut dengan menyusun Renstra perpustakaan yang baik sehingga tantangan yang ada seperti pandemi Covid-19 kemarin ya, sekarang juga masih sih. Ada kemudian juga kemajuan teknologi, generasi lingkungan VUCA atau volatility, uncertainty, complexity dan ambiguity kemudian ada revolusi industri 4.0. Dan ini semua juga belum kita mampu menghadapi datang lagi tantangan Society 5.0.” Pimpinan dan tim perpustakaan harus dapat menyusun rencana strategis sehingga arah dan tujuan perpustakaan dapat terwujud sesuai visi dan misi perputakaan serta dapat mewujudkan lembaga induknya dalam menjalankan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Webinar kali ini menghadirkan tiga orang narasumber yang kompeten, yaitu Rikarda Ratih Saptaastuti, S.Sos., M.I.Kom. (Kepala Perpustakaan Universitas Katolik Soegijapranata), Ena Sukmana, S.Sos. (Kepala Perpustakaan Institut Teknologi Bandung), dan Dr. Yasmine Nasution, S.E., MApp.Com. (Konsultan Lembaga Management Fakultas Ekonomi dan Bisnis UI)
Penjabaran lebih lanjut dari Rencana Strategis (Renstra), berupa perencanaan kegiatan jangka pendek sebagai tahapan mencapai tujuan organisasi. Dalam action plan/ rencana operasional perlu memilih sebagian rencana strategis untuk dimasukkan dalam periode operasional. Action plan juga merupakan dasar untuk penyusunan dan pengajuan anggaran operasional tahunan. Ibu Rikarda Ratih Saptaastuti menyampaikan, dalam penyusunan Action Plan membutuhkan 7 komponen, yaitu Sasaran Strategis, Kegiatan, Tujuan, Target, Waktu, Anggaran, dan PIC. Action Plan dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan bagi pengambil keputusan dalam menentukan alternatif kebijakan, melihat tingkat keberhasilan kegiatan yang telah dilaksanakan, dan menunjukkan sumbangan program terhadap capaian Renstra
Kepala Perpustakaan Institut Teknologi Bandung, Ena Sukmana, S.Sos. menyampaikan ada 12 cakupan implementasi strategi, yaitu Menetapkan tujuan tahunan, Menyusun kebijakan, Mengalokasikan sumber daya, Menciptakan struktur organisasi yang efektif, Restrukturisasi dan reengineering, Mengkaitkan kinerja dan kompensasi dengan strategi, Mengelola penolakan perubahan, Membangun budaya yang mendukung strategi, Adaptasi proses produksi/operasi/layanan, Mengarahkan Kembali upaya promosi/marketing, Mempersiapkan anggaran, serta Pengembangan dan pemanfaatan sistem informasi.
Sesi pemaparan ditutup oleh materi dari Konsultan Lembaga Management Fakultas Ekonomi dan Bisnis UI, Dr. Yasmine Nasution, S.E., MApp.Com.. Dr. Yasmine menyampaikan bahwa komponen dasar dari Strategic Plan adalah analisis situasi (internal, external, past performance), Pernyataan Arah (Vision, Mission, Objectives, Values), Strategi (Big Theme, Action plan, By product /activities, Stages, Person In Charge), dan Evaluasi (Indicator, Target, dan Timeline).
Webinar yang dimoderatori oleh Lusiana Monohevita, M.Hum. (Pustakawan Universitas Indonesia) ini dihadiri oleh lebih dari 1000 peserta yang terbagi dalam Zoom Meeting dan Live Streaming YouTube.
*****
Mariyah, S.Sos., M.Hum.
Kepala UPT Perpustakaan UI
Media Contact: Moethia Anggraeni, S.Hum
(Media Relations Perpustakaan UI, pro.lib@ui.ac.id ; @ui_library; 0821-1389-3177)
