Standarisasi proses operasi dan standarisasi data (informasi) untuk mendukung implementasi sistem ERP (Enterprise Resource Planning) secara optimal menjadi isu utama dalam penelitian ini. Prosedur Master Data diaplikasikan pada semua master data yang berhubungan dengan SAP (Standard Application Program) system. Aktivitas persiapan data untuk proses input data pada implementasi SAP disebut sebagai Master Data Maintenance. Adanya kesalahan-kesalahan dalam pengisian form, dimana data input pada form sering salah, data tidak benar dan juga tidak akurat, membuat aktivitas master data maintenance terganggu. Dengan menggunakan pemetaan proses didapatkan proses aliran form yang sekarang dengan bantuan diagram alir, lalu mencari faktor penyebab terjadinya kesalahan dengan menggunakan diagram sebab-akibat. Selanjutnya, peneliti mencari tahu tingkat prosentase dari setiap faktor penyebab terjadinya kesalahan tersebut dimana pada umumnya 80% permasalahan yang ada disebabkan oleh 20% penyebab (80/20-Rule) dengan menggunakan diagram Pareto. Ketiga alat yang digunakan untuk pengukuran tersebut adalah bagian dari metode - 7 Tools of Quality - . Metode ini berguna untuk mencari dan memecahkan masalah pada kualitas. Alhasil, berdasarkan setiap faktor penyebab kesalahan yang ditemukan dari metode 7 alat kualitas tersebut, penelitian berlanjut pada tahap mengidentifikasi, mendeteksi dan mengetahui resiko-resiko yang dapat muncul akibat faktor penyebab kegagalan itu. Dengan menggunakan metode FMEA (Failure Modes and Effect Analyse), setiap nilai resiko faktor penyebab kegagalan diurutkan dan diberi nilai prioritas resiko, dimana urutan peringkat (rating) pertama menjadi hal utama yang harus diberikan perhatian lebih dibandingkan dengan urutan peringkat yang kedua. Dari Risk Priority &umber (RPN) tersebut dapat dijadikan sebagai rekomendasi tindakan, kebijakan maupun keputusan dalam mengambil langkah pencegahan kegagalan atau untuk mengatasi keadaan kritikal. Keberhasilan dan kegagalan implementasi ERP tidak tergantung pada kualitas hardware dan software dari implementasi sistem ERP, melainkan lebih pada pendidikan dan pelatihan. Keberhasilan akan diperoleh jika organisasi memberikan perhatian terhadap pelatihan dan pendidikan pada awal implementasi ERP.
Standardize process and data in order to support implementation of ERP (Enterprise Resource Planning) system is the main issue in this research. Master Data Procedure is applicable for all master data, which are related to SAP (Standard Application Program) system. There are some problems of form failure that interrupt activity of master data maintenance. The form failure was caused by some factors that could led user to do a mistake in doing form filling task. Using 7 Tool's of Quality as a tools for tracing what the problem is, where the problem was located and why it could be happens. There are three kind of 7 Tool's of Quality that used in this research which are: 'flowchart diagram' is used in doing process mapping, 'fishbone diagram' is used to identify any factors of failure and 'Pareto diagram (80/20-Rule)' in order to get level percentages of each failure factors which 80% of problems is caused by 20% of cause. After that, this research focuses on the risk of any failure factors. By using FMEA (Failure Modes and Effect Analyse) to get the Risk Priority Numbers (RPN), which help in getting any recommend solution to avoid and control each of failure factors that affecting any possibilities to do a mistake in filling form by user, as the result, the activity of master data maintenance will be disturbance. Where as, the highest rank of RPN indicated the highest risk that could occur in the future. Therefore, it should have become the main focus of attention in highest priority than the second highest rank. Finally, the key success of ERP system implementation is not on the quality of hardware and software but focus and pays more attention on education and training program from the very beginning of implementation. |
