Ketepatan penentuan retensi dan nasib akhir Arsip merupakan sasaran dari kegiatan penilaian Arsip. Untuk mewujudkan sasaran tersebut diperlukan SDM penilai yang mampu memahami fungsi, aspek penilaian dan kegunaan arsip bagi kepentingan internal dan eksternal organisasi. Oleh karena itu, kegiatan penilaian merupakan kegiatan yang cenderrng sulit dan subyektif. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui gambaran praktek penilaian Arsip dalam proses penyusunan Jadwal Retensi Arsip ( JRA ) di instansi pemerintah khususnya pads departemen. Metode yang digunakan adalah metode deskriptif dengan teknik penelitian survey yang mempergunakan kuesioner tertutup. Variabel bebas dalam penelitian ini adalah SDM penilai, prosedur dan teknik penilaian arsip sedangkan variabel terikatnya adalah penilaian arsip. Keseluruhan departemen dijadikan sebagai populasi, sedangkan sampelnya adalah departemen yang sudah mempunyai JRA secara keseluruhan, sebagian, dan draft. Data hasil kuesioner dibuat rekap dan dimasukkan dalam table frekuensi untuk melihat besarnya prosentase. Untuk mewujudkan penilaian Arsip yang dapat dipertanggungjawabkan, diperlukan SDM penilai Arsip yang memahami fungsi organisasi dan substansi penilaian Arsip (prosedur dan teknik penilaian). Hasil penelitian menunjukkan bahwa jenjang pendidikan SDM sebagian besar strata 1 dan telah mendapat diktat kearsipan. Akan tetapi, sebagian besar penilai belum mendapatkan diklat kearsipan dengan materi khusus penilaian Arsip. Berkaitan dengan prosedur penilaian arsip menunjukkan bahwa sebagian besar departemen melalui prosedur pembentukan tim, inventarisasi dengan menggunakan metode gabungan, rekapitulasi data , serta penentuan retensi Arsip yang melibatkan unit kerja dan instansi terkait. Datam penggunaan teknik penilaian, terlihat kecenderungan penggunaan nilaiguna dan berbagai aspek lain yang terkait seperti nilai informasi, aspek hukum, serta aspek biaya dan resiko pengelolaan.
The precision of determining retention and the end destiny of records is the main objective of a records appraisal activity. In order to reach the objective Human Resources being capable in understanding functions, appraisal aspects and records usages for internal and external interests of organizations in needed. The aim of this research is to find out the description of records appraisal practice within the arrangement of records retention process in government institutions especially in the departments. The method used is a descriptive method by means of the survey research technique which utilizes questionnaires. The independent variables in this research are human resources, procedure, and appraisal technique, whereas the dependent variable is records appraisal. The whole departments are included as a population. whereas the sample is departments which have already had comprehensive records retention schedule or draft forms. Data collected have been made in a recapitulation form and it is input into a frequency table in order to be able to see the percentage a amount. The result of this research shows that the education level of almost all of the human resources is bachelor degree, and they have attended records management training. However, most of the appraisers have not attended records training in the manner of specific material, namely records appraisal yet. The result which is related to the procedures of records appraisal shows that most of the departments have established a committee in change of records appraisal. The committee deals with the usage of consolidation method, recapitulations data, as well as determining records retention which involves related work unit and institutions. In utilizing appraisal technique, it is seen a preference of using the value-utilization and various other aspects which are related, such as, information value, rules aspects, as well as budget aspects and management risks. |
