Fokus penelitian ini adalah manajemen dokumen orang hilang sebagai respons bencana. Tujuan dari tulisan ini adalah untuk mengidentifikasi makna manajemen dokumen dalam menanggapi bencana dalam kasus orang hilang di Timor Leste. Hasil analisis menghasilkan tiga perhatian seperti 1) dokumen tentang orang hilang, 2) manajemen dokumen tentang pencarian orang hilang yang sedang berlangsung, 3) makna dokumen orang hilang dan manajemen dokumen yang dicakup dari penanggulangan bencana sebagai kegiatan pada tahap respons. Analisis dilakukan dengan menghubungkan konsep manajemen dokumen, orang hilang, manajemen bencana. Untuk mendapatkan makna dari masalah ini, penulis melakukan studi kasus kualitatif pada Komite Palang Merah Internasional (ICRC) yang sering terlibat dalam manajemen bencana terkait dengan konflik bersenjata. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan pengamatan langsung terhadap kantor ICRC di Jakarta dan Dili melalui wawancara dengan menggunakan informan yang terdiri dari staf sebagai pengelola dokumen yang terlibat dan keluarga orang hilang yang telah dibantu oleh organisasi. Temuan mengidentifikasi pentingnya dokumen sebagai media yang mengembalikan kehidupan orang hilang setelah konflik Timor-Leste berakhir. ICRC bertindak sebagai pusat dokumentasi yang menyediakan sumber informasi yang terkait dengan orang hilang untuk memfasilitasi kegiatan pencarian. Sejalan dengan manajemen dokumen, fungsi kontrol muncul karena upaya dalam melindungi dan menghidupkan kembali masalah, orang, kegiatan, dan peristiwa. Pengelolaan dokumen melalui sejumlah proses mulai dari penciptaan, penggunaan, deskripsi, indeks, klasifikasi, penyimpanan, akses dan temu kembali, hingga pengawasan. Pengelolaan dilakukan terhadap dokumen karena terkandung isi yang sensitif, konfidensial, pembuktian, orisinalitas, dan hiraerki. Temuan ini juga menunjukkan bahwa perhatian utama organisasi adalah untuk mengelola dokumen untuk mencapai tujuannya seperti yang ditunjukkan oleh ICRC sebagai organisasi kemanusiaan dalam menanggapi pencarian orang hilang sebagai akibat dari konflik. Singkatnya, penelitian ini mengusulkan wawasan baru ke dalam studi dokumen melalui paparan proses manajemen dokumen orang hilang yang akan mendukung bentuk tahap respons terhadap bencana yang terjadi di Timor-Leste.

The focus of this study is missing persons document management as disaster response. The purpose of this paper is to identify the meaning of document management in response to disasters in the case of missing people of Timor-Leste. The outcomes of analysis yielded three concerns such as 1) documents about missing persons, 2) document management about searching missing persons in progress, 3) the meaning of documents of missing persons and document management that covered from disaster management as an activity on the response stage. The analysis was carried out by linking the concept of document management, missing persons, disaster management. To get the meaning of the issue, the author conducted a qualitative case study on the International Committee of the Red Cross (ICRC) which is often involved in disaster management related to armed conflict. Data collection techniques were carried out by direct observation of the ICRC offices in Jakarta and Dili through interviews using informants consisting of staff as managers of the documents involved and the families of missing people who had been assisted by the organization. The findings identified the importance of the document as a media that gave back the lives of missing persons after the Timor-Leste conflict ended. The ICRC acts as a documentation center that provides information resources related to missing people to facilitate search activities. In line with document management, the control function arises because of an interest in protecting and reviving problem, people, activities, and events. The assessments on the proposed processes of missing persons’ document management are ranging from creation, description and use, storage and maintenance, index and classification, storage, access and retrieval, to supervision. Management is carried out on documents due to its originality, confidentiality, evidence, hierarchy, and sensitivity contents. The findings also suggest that the primary concern of the organization is to manage documents to achieve its objectives as indicated by the ICRC as a humanitarian organization in response to the search for missing persons as a result of the conflict. To sum up, this study proposes a new insight into the study of documents through exposure to the missing persons’ document management process that will support a form of response stage to the disaster that occurred in Timor-Leste.