Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan gambaran mengenai penerapan manajemen rekod aktif (Sistem Pemberkasan dan Penemuan Kembali Rekod Aktif). Disamping itu juga penelitian dimaksudkan untuk memperoleh gambaran mengenai manfaat serta kendala yang dihadapi dalam pemanfatan manajemen rekod aktif bagi Pengambilan Keputusan.Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan sampel bertujuan (purposive sampling) dengan melibatkan 10 orang informan dari 5 biro yang relatif banyak menggunakan dokumen. Dari masing-masing biro diambil 2 orang informan, yaitu satu dari bagian administrasi (pengelola rekod) dan satu dari pimpinan biro (pengambilan keputusan. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan wawancara dan dibantu dengan pengamatan dokumen.Hasil penelitian menunjukkan penerapan manajemen rekod aktif di PT Semen Padang berjalan cukup baik, terlihat dari; Metode pemberkasan yang digunakan seragam, sehingga antara sesama biro mudah mengetahui dokumen yang dimilikinya; Penerapan azas pemberkasannya sama yaitu desentralisasi dan kebijakannya secara desntralisasi terkendali, yaitu pemberkasan pada masing-masing unit kerja, tapi dalam kebijakan dan pengendalian tetap terpusat; Peralatan pemberkasan yang digunakan 4 dari 5 informan menggunakan peralatan yang lazim digunakan dalam pemberkasan dan informan menggunakan peralatan yang lazim digunakan untuk peralatan inaktif, ini dilakukan atas insiatif sendiri dengan alasan dokumennya cukup banyak; Prosedur pemberkasan, 3 dari 5 informan melaksanakannya secara keseluruhan, dan 2 informan belum melaksanakan secara keseluruhan, yaitu dalam hal penseleksian dokumen, pembuatan indeks, dan penetapan jadual retensi dokumen; Dalam_Peminjaman tordapat 3 informan yang tidak menggunakan bon pinjam dan dokumen sewaktu-waktu diambil sendiri oleh pengguna tanpa melalui petugas.Pemanfatan manajemen rekod aktif bagi pengambilan keputusan, berjalan belum optimal, terlihat dari; digunakannya dokumen yang diberkaskan untuk pengambilan keputusan, yaitu untuk kegiatan perencanaan rata-rata 10 kali dalam setahun dan untuk pengawasan 6 sampai 10 kali satu bulan; dalam hal kecepatan penemuan dokumen 4 dari 5 informan menyatakan cepat, tetapi 1 informan menyatakan kadang-kadang lambat, ukuran kecepatan penemuan dokumen, 5 sampai 10 menit; kelengkapan 4 dari 5 informan menyatakan lengkap, dan 1 informan menyatakan kadang-kadang tidak lengkap; dari keakuratan dokumen yang disajikan petugas 3 dari 5 informan menyatakan akurat, dan 2 informan menyatakan kadang-kadang tidak akurat.Masih ditemukan kendala-kendala dalam pemanfaatan manajemen rekod aktif bagi pengambilan keputusan antara lain; masih kurang tenaga pengelola dokumen, masih rendahnya kualitas pengelola dokumen, kurangnya sosialisasi penggijnaan pedoman pemberkasan yang dibuat tim kearsipan, dan belum meratanya pembinaan tenaga kearsipan.Temuan dari penelitian ini, antara lain; Dimilikinya manual manajemen rekod aktif oleh PT Semen Padang, diterapkannya manajemen rekod aktif, dimanfaatkannya manajemen rekod aktif bagi pengambilan keputusan, dan masih terdapatnya kendala dalam pemanfatan manajemen rekod bagi pengambilan keputusan di PT Semen Padang.
A Study on the Role Active Record Management for Decisions Making at PT Semen Padang This study was aimed to get a picture on the implementation active record management (filing and retrieval active record system). Besides this study is also to get a picture on the benefit and constrain to the faced in the use active record management decisions making.Purposive sampling involving ten (10) informants from five because did this study that were relatively using index documents. From each barrier two informants were taken, on from the administrator (record manager), and the other head the barrier (decision maker). Interviewers and document observation collected data.The result of the study showed that implementation of active record management at PT Semen Padang had relatively well, although there was a small problem. This seen on the uniformly used filing method, so that each barrier can easily know then own documents. The basic filing document uses were controlled centralized, filing by each working unit, but policy and control were still centralized. The filing instrument used by 4 of the 5 the informant was that usually used for active record filing while 1 informant used the instrument which was usually used for active inactive record, this was done as own initiative because there was too much document Filing procedure 3 of 5 informant had done it wholly, while had not done it yet regard document selection, indexing, and document retention scheduling. On borrowing there were 3 informants who were not using borrowing. And the document can be taken by the user him self without involving the employer.Utilization of active record management for decision making had been optimal yet, could be seen from the user recorded document for decision making, i.e. for the planning activities ten (10) time a year on average and for the controlling activities 6 to 10 times a month; in case of document retrievals time relatively accuracy, 4 of 5 informants regarded it as accurate while I informants regarded as quit completes and in the case of document accuracy, 3 of 5 informants regarded it as accurate while 2 informants regarded it as quit accurate.The are some barrier to the utilization of active record management for decision making; lack of qualified employers, lack of socialization for the use of filing guide made by archival team.The result was, i.e. was own filing manual of record active management, implementation of the record active management, utilization of the record active management, and the still barrier in the utilization of record management for decision making at PT Semen Padang. |
T 11799-Kajian terhadap.pdf :: Unduh