Arsip statis perlu dipelihara karena sebagai memori kolektif oleh lembaga kearsipan yang memiliki nilai guna sekunder, yaitu memiliki nilai guna berkelanjutan. Oleh karena itu, perlunya pengelolaan arsip yang sistematis untuk memperlancar kegiatan dalam temu kembali informasi. Tujuan dari penelitian ini untuk menganalisis Kantor Arsip Universitas Indonesia dalam menerapkan prosedur penyimpanan terhadap proses temu kembali arsip. Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana prosedur penyimpanan arsip statis yang diterapkan untuk temu kembali arsip dan fasilitas yang digunakan untuk menunjang penyimpanan arsip statis serta melihat kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip statis. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus. Dalam pengumpulan data penelitian menggunakan teknik wawancara, observasi, kajian pustaka, dan studi dokumentasi. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa kegiatan dalam prosedur penyimpanan arsip statis Kantor Arsip Universitas Indonesia sudah sesuai dengan pedoman yang meliputi pemeriksaan, mengindeks, memberi tanda, menyortir, dan menyimpan arsip, serta menerapkan prinsip provenance dan original order dalam sistem penyimpanan. Fasilitas dalam menunjang penyimpanan arsip statis meliputi rak besi, lemari besi, roll o’pack, map/amplop, box/dus, AC, alat pengukur suhu, APAR, mesin fumigasi, dan CCTV. Dalam pelaksanaannya pada prosedur penyimpanan sudah dijalankan dengan baik dan terstruktur, tetapi ditemukan beberapa kendala yang dihadapi yaitu seputar prosedur penyimpanan, kondisi ruang penyimpanan, dan fasilitas pendukung, serta sumber daya manusia.
Static archives need to be maintained because they are a collective memory by archival institutions that have secondary use value, namely having sustainable use value. Therefore, there is a need for systematic archive management to facilitate activities in information retrieval. The purpose of this research is to analyze the Archive Office of the University of Indonesia in applying storage procedures to the archive retrieval process. The formulation of the problem in this study is how the procedure for storing static archives is applied to retrieve archives and the facilities used to support storing static archives and seeing the obstacles faced in managing static archives. This research uses a qualitative approach with a case study method. This research uses several data collecting methods which include interviews, observation, literature review, and documentation study. The results of this study indicate that the activities in the procedure for storing static archives at the Archives Office of the University of Indonesia are in accordance with the guidelines which include checking, indexing, marking, sorting, and storing archives, as well as applying the principles of provenance and original order in the storage system. Facilities to support static archive storage include iron shelves, safes, roll o'packs, folders/envelopes, boxes, air conditioners, temperature gauges, fire extinguishers, fumigation machines, and CCTV. In its implementation, the storage procedures have been carried out properly and in a structured manner, but several obstacles were encountered, namely regarding storage procedures, storage room conditions, and supporting facilities, as well as human resources. |
TA-Muhammad Firmansyah.pdf :: Unduh