Sudah menjadi kewajiban bagi Notaris untuk menyimpan dan menjaga keberadaan dokumen-dokumen protokol Notaris, khususnya minuta akta. Akan tetapi dalam praktiknya sampai saat ini, penyimpanan minuta akta masih dilakukan dengan menggunakan media konvensional dalam bentuk fisik kertas secara manual, yang seringkali berdampak pada berkas yang rawan kerusakan ataupun musnah akibat peristiwa force majeure. Padahal, dengan hilang, rusak ataupun musnahnya minuta akta dapat menimbulkan kerugian bagi para pihak yang bersangkutan. Penelitian ini membahas mengenai upaya hukum yang dapat ditempuh oleh Notaris pembuat ataupun Notaris pemegang protokol dalam hal pembuatan salinan akta baru karena musnahnya minuta akta akibat peristiwa force majeure. Penelitian ini merupakan penelitian yuridis normatif, bersifat eksplanatoris analitis dengan metode analisa data kualitatif. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa, upaya hukum yang dapat dilakukan oleh Notaris apabila minuta aktanya musnah atau rusak adalah membuat Berita Acara dan laporan kepada Majelis Pengawas Notaris, dan jika dimungkinkan dapat meminta permohonan kepada Majelis Hakim Pengadilan Negeri untuk dapat dibuatkan persetujuan dalam pembuatan salinan akta yang baru. Sehingga, Notaris tetap dapat membuat salinan akta yang baru setelah musnahnya minuta akta, mengacu pada data yang tersimpan dalam soft file, hal ini karena penyimpanan salinan akta dalam bentuk soft file diperbolehkan sebagai penyimpanan tambahan. Salinan akta yang dibuat baru karena minuta aktanya telah musnah tetap memiliki kekuatan hukum sebagai alat bukti yang kuat karena masih dikeluarkan oleh Notaris sebagai pejabat umum yang berwenang. Dalam era digitalisasi seperti saat ini, diharapkan pemerintah dapat membuat peraturan yang secara khusus mengatur mengenai pengarsipan protokol Notaris berbasis media elektronik, sebagai langkah untuk meminimalisir risiko kerusakan atau musnahnya dikemudian hari. Sehingga, dunia kenotariatan diharapkan dapat memanfaatkan teknologi untuk memudahkan pekerjaannya terutama dibidang pelayanan hukum dan pengarsipan.
It is an obligation for a Notary to keep and maintain the existence of Notary protocol documents, especially the original deed. However, until now, the filing of the original deed is still carried out using conventional media in the form of physical paper manually, which often has an impact on files that are prone to damage or destruction due to force majeure events. While in fact, the loss, damage or destruction of the original deed may cause loss or disadvantage to the parties concerned. This study discusses the legal remedies that can be taken by the Notary or the ‘protocol-holder’ Notary in terms of making a new copy of the deed due to the destruction of the original deed due to the force majeure event. This research is a normative juridical research, explanatory analytical with qualitative data analysis method. The results of this study indicate that, legal remedies that can be taken by a Notary if the original deed are destroyed or damaged is to make a report to the Notary Supervisory Board, and if it is possible, they may request an application to the Panel of Judges of the District Court for an approval in the making a new copy of the Deed. Thus, the Notary can still make a new copy of the deed after the destruction of the original deed, referring to the data stored in the soft file, this is because the storage of the copy of the deed in the form of a soft file is allowed as additional storage. A new copy of the deed made because the minutes of the deed have been destroyed still have legal force as strong evidence because it is still issued by a Notary as an authorized public official. In this current digitalization era, it is hoped that the government can make regulations that specifically regulate the filing of Notary protocols based on electronic media, as a step to minimize the risk of damage or destruction in the future. Thus, the notary world is expected to be able to utilize technology to facilitate its work, especially in the field of legal services and archiving. |
T-Jeffira Ridhany.pdf :: Unduh