"Perkembangan teknologi digital telah mendorong transformasi signifikan dalam pengelolaan arsip di lingkungan pemerintahan. Arsip vital memiliki peran strategis sebagai bukti legalitas, sumber informasi, dan dasar pengambilan keputusan dalam lembaga negara. Namun, penyimpanan arsip secara manual menghadapi berbagai kendala, seperti keterbatasan ruang, risiko kerusakan, dan kesulitan dalam pencarian kembali. Oleh karena itu, digitasi arsip menjadi langkah penting untuk melindungi dan menjaga keberlangsungan arsip vital. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis kondisi pengelolaan arsip vital di Sekretariat Jenderal Kementerian Hukum Republik Indonesia, mengidentifikasi hambatan dalam pelaksanaan digitasi, merumuskan strategi optimalisasi untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan, serta mengevaluasi dampak dari penerapan digitasi terhadap efisiensi kerja dan pelayanan publik. Metode yang digunakan adalah pendekatan kualitatif deskriptif, dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan studi pustaka. Hasil penelitian menunjukkan bahwa digitasi arsip vital memberikan kemudahan dalam akses, menjaga keutuhan informasi, serta mempercepat proses kerja. Tantangan yang dihadapi meliputi keterbatasan sumber daya manusia, kendala teknis, dan belum meratanya penerapan prosedur. Strategi optimalisasi yang diusulkan mencakup peningkatan kompetensi pengelola arsip, penyusunan panduan pelaksanaan, serta peningkatan kesadaran akan pentingnya perlindungan arsip vital. Digitasi arsip menjadi solusi yang efektif untuk menjaga arsip tetap terlindungi, dapat diakses dengan mudah, dan mendukung tata kelola yang dapat dipertanggungjawabkan di lingkungan pemerintahan.
The development of digital technology has driven a significant transformation in archives management within government. Vital records play a strategic role as proof of legality, a source of information, and a basis for decision-making within state institutions. However, manual archive storage faces various obstacles, such as limited space, the risk of damage, and difficulties in retrieval. Therefore, archive digitization is a crucial step to protect and maintain the sustainability of vital records. This study aims to analyze the condition of vital records management at the Secretariat General of the Ministry of Law of the Republic of Indonesia, identify obstacles in implementing digitization, formulate optimization strategies to increase management effectiveness, and evaluate the impact of digitization on work efficiency and public services. The method used is a descriptive qualitative approach, with data collection techniques through observation, interviews, and literature studies. The results show that digitization of vital records provides ease of access, maintains the integrity of information, and accelerates work processes. Challenges faced include limited human resources, technical constraints, and uneven implementation of procedures. The proposed optimization strategy includes improving the competence of archive managers, developing implementation guidelines, and increasing awareness of the importance of protecting vital records. Archive digitization is an effective solution for protecting archives, ensuring their easy access, and supporting accountable governance within government."
Depok: Program Pendidikan Vokasi Universitas Indonesia, 2025