Hasil Pencarian  ::  Simpan CSV :: Kembali

"Penelitian ini membahas implementasi metrik arsip untuk mengukur kinerja manajemen arsip di Universitas Indonesia. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menggambarkan implementasi metrik arsip Kantor Arsip, serta untuk menggambarkan kinerja manajemen arsip di Universitas Indonesia, yaitu fakultas dan Pusat Administrasi Universitas (PAU) dilihat dari tiga indikator: zero-pile-up arsip , sistem pengarsipan dan implementasi manajemen dokumen resmi. Penelitian ini juga membahas manfaat penerapan metrik arsip Kantor Arsip. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini menggunakan wawancara, observasi, dan analisis dokumen. Hasil penelitian menunjukkan bahwa pencapaian kinerja manajemen arsip di fakultas dan PAU masih dalam kategori cukup. Ini berarti bahwa perbaikan harus dilakukan pada tiga indikator kinerja utama, yaitu arsip tanpa tumpukan, sistem pengarsipan, dan penerapan manajemen dokumen resmi. Manfaat mengukur manajemen arsip adalah: (1) mendukung budaya penilaian di bidang arsip; (2) fakultas atau kelompok kerja PAU dapat mengetahui di mana kinerjanya, mana yang baik dan mana yang masih perlu ditingkatkan; dan (3) membangun kesadaran akan pentingnya tata kelola manajemen arsip yang baik.

---

This study discusses the implementation of archive metrics to measure the performance of records management at the University of Indonesia. The purpose of this study is to describe the implementation of the Archive Office archive metrics, as well as to describe the performance of records management at the University of Indonesia, namely faculties and the University Administration Center (PAU) in terms of three indicators: zero-pile-up archive, filing system and document management implementation official. This study also discusses the benefits of applying the Archive Office metrics archive. This research uses a qualitative approach with descriptive methods. Data collection techniques in this study used interviews, observation, and document analysis. The results showed that the achievement of archival management performance in the faculty and PAU was still in the sufficient category. This means that improvements must be made to the three main performance indicators, namely the archive without stacks, the filing system, and the application of official document management. The benefits of measuring archive management are: (1) supporting the culture of valuation in the field of records; (2) the faculty or PAU working group can find out where its performance is, which is good and which still needs to be improved; and (3) build awareness of the importance of good records management."

"Tesis ini berfokus pada kesadaran petugas kantor arsip terhadap perencanaan kesiagaan bencana pada rekod vital, khususnya rekod blueprint di Universitas Indonesia. Masalah yang menjadi perhatian peneliti dalam penelitian ini adalah kesiapan dan kesadaran pengelola dalam perencanaan kesiagaan bencana pada rekod vital Universitas Indonesia untuk mendukung pengelolaan rekod vital Universitas Indonesia yang efektif. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan metode studi kasus. Metode pengumpulan data yang dilakukan, yaitu observasi, wawancara, dan studi dokumen. Hasil dari penelitian ini adalah makna rekod vital dan perencanaan kesiagaan bencana yang dipahami oleh petugas dan kepala kantor arsip lebih mendalam daripada pihak level atasan yang berperan sebagai penentu kebijakan. Faktor ancaman yang paling utama bagi rekod vital yang disimpan di kantor arsip berupa korsleting listrik yang dapat menyebabkan kebakaran karena tidak ada pengecekan terhadap kelistrikan dan AC, lokasi penyimpanan yang berada di lantai 6 juga membuat evakuasi sulit dilakukan jika ada kebakaran. Fasilitas kesiagaan bencana yang terdapat di ruang penyimpanan, yaitu water sprinkler, fire exstinguisher, lemari gantung, lemari dorong horrizontal, dan AC. Tahap pencegahan dilakukan dengan memberi aturan peminjaman dan pengawasan penggunaan rekod vital, tahap tanggapan dilakukan dengan pemilahan rekod vital yang prioritas ditangani, tahap reaksi dengan menyetrika dan menjilid rekod blueprint, tahap pemulihan dengan menargetkan program arsip vital. Kegiatan perencanaan kesiagaan bencana terhambat karena kurangnya kurangnya kesadaran dan kepedulian dari pihak atasan, kurang sumber daya manusia di ruang penyimpanan, masalah anggaran untuk pengadaan fasilitas kesiagaan bencana, dan masalah birokrasi yang terlalu panjang.

---

The focus of this study is awareness upon disaster preparedness plan of vital records, especially blueprint in the Archives Department Of Universitas Indonesia. Problem studied by the researcher as well as the readiness and awareness upon disaster preparedness plan of vital records in Universitas Indonesia to support the efective management of vital records of Universitas Indonesia. This is a qualitative research with a case study approach, and informations are gathered from observation, interviews, and document analysis. The outcome of this research is the meaning of vial records and disaster preparedness plan understood by the archives department is deeper than the upper level stakeholder. The disaster threat factor for vital records preserved in archives department is the electricity damage which can lead to fire. The disaster preparedness plan facilities in the storage room are water sprinkler, fire exstinguisher, hanger cabinets, horizontal cabinets, and AC. On the prevention stage, archives department provide regulation to loan and to control the use of vital records, reaction stage is done by sorting the vital records are priority to be addressed, recovery stage is done by targeting the vital records program. The disaster preparedness plan in archives department in Universitas Indonesia is hampered by the lack of awareness from upper level stakeholders, the lack of human resources in the archives department, budget issues for disaster preparedness plan, lack of facilities for disaster preparedness plan, and the bureaucratic problem."

"Arsip statis perlu dipelihara karena sebagai memori kolektif oleh lembaga kearsipan yang memiliki nilai guna sekunder, yaitu memiliki nilai guna berkelanjutan. Oleh karena itu, perlunya pengelolaan arsip yang sistematis untuk memperlancar kegiatan dalam temu kembali informasi. Tujuan dari penelitian ini untuk menganalisis Kantor Arsip Universitas Indonesia dalam menerapkan prosedur penyimpanan terhadap proses temu kembali arsip. Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana prosedur penyimpanan arsip statis yang diterapkan untuk temu kembali arsip dan fasilitas yang digunakan untuk menunjang penyimpanan arsip statis serta melihat kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip statis. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metode studi kasus. Dalam pengumpulan data penelitian menggunakan teknik wawancara, observasi, kajian pustaka, dan studi dokumentasi. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa kegiatan dalam prosedur penyimpanan arsip statis Kantor Arsip Universitas Indonesia sudah sesuai dengan pedoman yang meliputi pemeriksaan, mengindeks, memberi tanda, menyortir, dan menyimpan arsip, serta menerapkan prinsip provenance dan original order dalam sistem penyimpanan. Fasilitas dalam menunjang penyimpanan arsip statis meliputi rak besi, lemari besi, roll o’pack, map/amplop, box/dus, AC, alat pengukur suhu, APAR, mesin fumigasi, dan CCTV. Dalam pelaksanaannya pada prosedur penyimpanan sudah dijalankan dengan baik dan terstruktur, tetapi ditemukan beberapa kendala yang dihadapi yaitu seputar prosedur penyimpanan, kondisi ruang penyimpanan, dan fasilitas pendukung, serta sumber daya manusia.

---

Static archives need to be maintained because they are a collective memory by archival institutions that have secondary use value, namely having sustainable use value. Therefore, there is a need for systematic archive management to facilitate activities in information retrieval. The purpose of this research is to analyze the Archive Office of the University of Indonesia in applying storage procedures to the archive retrieval process. The formulation of the problem in this study is how the procedure for storing static archives is applied to retrieve archives and the facilities used to support storing static archives and seeing the obstacles faced in managing static archives. This research uses a qualitative approach with a case study method. This research uses several data collecting methods which include interviews, observation, literature review, and documentation study. The results of this study indicate that the activities in the procedure for storing static archives at the Archives Office of the University of Indonesia are in accordance with the guidelines which include checking, indexing, marking, sorting, and storing archives, as well as applying the principles of provenance and original order in the storage system. Facilities to support static archive storage include iron shelves, safes, roll o'packs, folders/envelopes, boxes, air conditioners, temperature gauges, fire extinguishers, fumigation machines, and CCTV. In its implementation, the storage procedures have been carried out properly and in a structured manner, but several obstacles were encountered, namely regarding storage procedures, storage room conditions, and supporting facilities, as well as human resources."

"Arsip universitas mengelola berbagai macam koleksi seperti arsip tekstual, video, foto,dan gambar teknik. Koleksi tersebut memiliki informasi dan pengetahuan yang beragam.Kantor Arsip sebagai penyelenggara arsip universitas memiliki tujuan agar informasi danpengetahuan yang terkandung pada sebuah arsip dapat dimanfaatkan oleh sivitasakademika dan masyarakat umum. Mekanisme yang dapat menyimpan pengetahuan danmenghubungkan entitas data pada koleksi arsip universitas adalah dengan ontologi.Penelitian ini bertujuan untuk merancang ontologi arsip universitas. Ontologi padapenelitian ini disusun berdasarkan beberapa sumber (ontologi dan non-ontologi) yaituRecord in Context-Ontology (RiC-O) v-0.1 dan Skema Klasifikasi Arsip dalam formatSKOS (Simple Knowledge Organization System). Model ontologi dibuat denganperangkat lunak Protégé dalam format Web Ontology Language (OWL). Dataset darikoleksi arsip universitas ditransformasi dari bentuk tabel ke dalam format RDF(ResourceDescription Framework) menggunakan Cellfie Plugin dan Open Refine. Evaluasidilakukan dengan konfirmasi terhadap domain expert, reasoner Pellet untuk ujikonsistensi, dan pertanyaan kompetensi menggunakan SPARQL Query. Hasil penelitianmembuktikan ontologi mampu menghubungkan entitas data pada koleksi arsipuniversitas, memberikan pengalaman baru dalam penelusuran informasi secarakomprehensif.

---

University archives manage various collections such as textual, video, photo and

technical drawing archives. The collection has diverse information and knowledge.

Kantor Arsip as the organizer of university archives has objective that the information

and knowledge contained in an archive can be utilized by academicians and public. The

mechanism that can store knowledge and connect data entities in a university archive

collection is with ontology. This study purpose to design the university archive ontology.

The ontology in this study was compiled based on several sources (ontology and nonontology),

namely Record in Context-Ontology (RiC-O) v-0.1 and the Archive

Classification Scheme in the format of SKOS (Simple Knowledge Organization System).

The ontology model was created with Protégé software in the Web Ontology Language

(OWL) format. The dataset from the university's archive collection is transformed from

tabular form to RDF (Resource Description Framework) format using the Cellfie Plugin

and Open Refine. Evaluation is done by confirming the expert domain, Pellet reasoners

for consistency testing, and competency questions using SPARQL Query. The results of

the research prove that ontology is able to linked unstructure data entity in university

archive collection, provide new experiences in comprehensive information retrieval."

"Dalam memastikan penyelenggaraan kearsipan yang efisien dan mematuhi aturan hukum, UI mendirikan Kantor Arsip UI. Namun, Direktorat Kemahasiswaan (Dirmawa) UI, sebagai bagian dari elemen pendukung Tri Dharma Perguruan Tinggi, masih memiliki kekurangan dalam mengelola arsip, khususnya dalam pemberkasan arsip. Penelitian ini bertujuan mengidentifikasi sistem pemberkasan yang diterapkan pada Dirmawa UI dan penggunaan sumber daya pendukung dalam sistem pemberkasan arsip. Selain itu, penelitian ini memberikan solusi perbaikan untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan penggunaan teknologi di Dirmawa UI. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah deskriptif kualitatif dengan pengumpulan data melalui observasi dan wawancara. Hasil penelitian menunjukkan bahwa Dirmawa UI memperoleh nilai rendah dalam Pengawasan Kearsipan Internal oleh Kantor Arsip UI, yakni nilai 0 (nol) pada unsur pemeliharaan, sumber daya manusia, serta sarana dan prasarana. Kondisi di lapangan menunjukkan bahwa sistem pemberkasan arsip di Dirmawa UI dilakukan berdasarkan surat masuk dan keluar, tidak ada indeks dan kode arsip, kurangnya dukungan sarana dan prasarana, serta belum ada staf khusus yang terampil dalam mengelola arsip.

---

To ensure efficient records management and compliance with legal regulations, the University of Indonesia (UI) established the UI Archive Office. However, the Directorate of Student Affairs (Dirmawa) at UI, as part of the supporting elements of the Tri Dharma of Higher Education, still faces deficiencies in records management, particularly in filing system. This study aims to identify the filing system implemented at Dirmawa UI and the use of supporting resources in the archive filing system. Additionally, this research provides improvement solutions to enhance efficiency, transparency, and the use of technology in Dirmawa UI. The method used in this study is descriptive qualitative, with data collected through observation and interviews. The results of the study indicate that Dirmawa UI received a low score in the Internal Archival Supervision by the UI Archive Office, specifically a score of 0 (zero) in elements of maintenance, human resources, and facilities and infrastructure. Field conditions show that the archive filing system at Dirmawa UI is based on incoming and outgoing letters, lacks indexing and archive codes, has insufficient facilities and infrastructure support, and does not yet have specialized staff skilled in managing archives."