Search Result  ::  Save as CSV :: Back

"Penelitian ini membahas mengenai proses pemindahan arsip dinamis inaktif di dalam lingkungan Kementerian Pertanian RI. Kegiatan pemindahan ini dimulai dari unit pengolah kepada Unit Kearsipan I, kemudian dilanjutkan dari Unit Kearsipan I ke Unit Kearsipan Kementerian. Dalam proses pemindahan antara unit pengolah ke Unit Kearsipan I dan Unit Kearsipan I ke Unit Kearsipan Kementerian, memiliki kesamaan tata cara dan tahapan. Kementerian Pertanian RI menggunakan sebuah SOP dalam melaksanakan kegiatan pemindahan arsip dinamis inaktifnya tersebut. SOP ini digunakan untuk membuat suatu keseragaman proses pemindahan arsip yang ada di lingkungan Kementerian Pertanian RI. Namun, pada praktiknya, unit pengolah seringkali tidak melaksanakan kegiatan pemindahan arsip ini sesuai dengan SOP Pemindahan Arsip Kementerian Pertanian RI. Hal ini disebabkan oleh belum adanya kesadaran akan pentingnya arsip dari masing-masing unit pengolah. Selain itu, belum adanya Surat Keputusan resmi mengenai tugas unit kearsipan di lingkungan Kementerian Pertanian RI membuat unit pengolah merasa belum ada peraturan yang baku dan khusus untuk melaksanakan kegiatan pemindahan sesuai dengan SOP yang telah diberikan.

---

This thesis is discussing about transfer inactive records process surrounding Ministry of Agriculture Republic of Indonesia. This activity started by unit pengolah to Unit Kearsipan I, then Unit Kearsipan I to Unit Kearsipan Kementerian. In order to doing this process, both of them unit pengolah to Unit Kearsipan I and Unit Kearsipan I to Unit Kearsipan Kementerian have the same way or stage. Ministry of Agriculture Republic of Indonesia using a procedure standard or SOP to execute their own inactive records. The goal of this procedure standard is to make similarity when implement transfer inactive records in Kementerian Pertanian RI. However, the fact is unit pengolah oftentimes not following this instruction. This cause by they have no records awareness of each unit pengolah. In addition, there is no legal statement from Ministry of Agriculture Republic of Indonesia to implement this procedure, and finally, unit pengolah do not want to follow this procedure."

"Arsip adalah informasi yang terekam dari kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk seiring perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Arsip dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah, perusahaan, dan organisasi, dan terbagi menjadi arsip aktif dan inaktif. Pengelolaan arsip meliputi penataan hingga pemusnahan, dan dikatakan efektif jika arsip bisa ditemukan kembali saat dibutuhkan. Penelitian ini bertujuan untuk menggambarkan efektivitas penataan arsip inaktif dalam mendukung proses temu kembali arsip, serta memberikan panduan untuk meningkatkan manajemen arsip inaktif di masa mendatang. Metode yang digunakan adalah pendekatan kualitatif dengan teknik pengumpulan data di lapangan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Penelitian ini menemukan bahwa unit kearsipan menggunakan jasa pihak ketiga untuk penataan arsip inaktif mereka. Hal ini disebabkan oleh keterbatasan sumber daya manusia dan ruang penyimpanan arsip, yang mempengaruhi efektivitas proses temu kembali arsip inaktif di unit arsip Badan Pengembangan SDM Kementerian KX. Faktor yang menentukan keberhasilan penataan arsip inaktif mencakup pemindahan arsip, penataan, penyimpanan, pemeliharaan serta temu kembali arsip.

---

Archives are information recorded from activities or events in various forms along with the development of information and communication technology. Archives are created and received by state institutions, governments, companies and organizations, and are divided into active and inactive archives. Archives management includes arrangement to destruction, and is said to be effective if the archives can be found again when needed. This research aims to describe the effectiveness of structuring inactive archives in supporting the archive retrieval process, as well as providing guidance for improving the management of inactive archives in the future. The method used is a qualitative approach with data collection techniques in the field through observation, interviews and documentation. This research found that archives units use third party services to organize their inactive archives. This is caused by limited human resources and archive storage space, which affects the effectiveness of the inactive archive retrieval process in the archives unit of the Human Resources Development Agency of the Ministry of KX. Factors that determine the success of inactive archive management include archive transfer, arrangement, storage, maintenance and archive retrieval."

"Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi kegiatan pemindahan arsip inaktif di Badan Standardisasi Nasional (BSN) melalui implementasi standar dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Penelitian ini berfokus pada tahapan pemindahan arsip, kendala pelaksanaannya, dan kontribusinya terhadap pencapaian tertib arsip. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif dengan metodedeskriptif untuk memahami lebih dalam terkait dengan penelitiannya. Data dikumpulkan melalui wawancara mendalam, observasi, dan analisis dokumentasi dengan narasumber yang dipilih. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sebagian besar kegiatan pemindahan arsip inaktif di BSN telah sesuai dengan Peraturan Kepala ANRI Nomor 37 Tahun 2016. Namun, masih terdapatnya kendala yang ditemukan seperti kurangnya kesadaran unit pengolah dalam menyeleksi arsip inaktif, keterbatasan jumlah arsiparis dan kurangnya sarana prasarana yangmendukung pemindahan arsip inaktif.Kontribusi kegiatan pemindahan arsip inaktif terhadap tertib arsip dianalisis berdasarkan enam indikator dari Peraturan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2017, meliputi tertib kebijakan, tertib organisasi kearsipan, tertib sumber daya manusia, tertib pengelolaan arsip, dan tertib pendanaan. Secara umum, BSN telah memenuhi sebagian besar indikator tersebut walaupun diperlukan peningkatan di aspek SDM. Penelitian ini diharapkan dapat menjadi referensi dalam pengembangan kebijakan dan praktik pengelolaan arsip di instansi pemerintah.

---

This study aims to evaluate the transfer of inactive records at the National Standardization Agency (BSN) through the implementation of standards set by the National Archives of the Republic of Indonesia (ANRI). The research focuses on the stages of records transfer, the obstacles encountered during its implementation, and its contribution to achieving archival order. A qualitative approach with a descriptive method was employed to gain a deeper understanding of the research topic. Data were collected through in-depth interviews, observations, and document analysis with selected informants. The results show that most of the inactive records transfer activities at BSN are in accordance with ANRI Regulation No. 37 of 2016. However, some challenges remain, such as the lack of awareness among processing units in selecting inactive records, the limited number of archivists, and inadequate infrastructure to support the transfer process.The contribution of inactive records transfer to archival order was analyzed based on six indicators from ANRI Regulation No. 7 of 2017, which include policy order, archival organizational order, human resources order, records management order, and financial order. In general, BSN has met most of these indicators, although improvements are needed in the human resources aspect.This research is expected to serve as a reference for the development of policies and archival management practices in government institutions."

"Penelitian ini bertujuan untuk menghitung probabilitas risiko pengelolaan arsip inaktif di Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR RI) dan memberikan rekomendasi upaya mitigasi risiko. Risiko yang dihitung probabilitasnya diadaptasi dari Records Risk Assessment Tool, The University of Newcastle, Australia, yang terdiri dari lima jenis risiko, yaitu risiko lingkungan, risiko kesalahan manusia, kebijakan, dan prosedur, risiko keamanan, risiko ruang penyimpanan, dan implementasi perencanaan bencana. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif kuantitatif dengan metode survei. Pengumpulan data dilakukan melalui kuesioner yang disebarkan kepada 19 pegawai di Bagian Arsip DPR RI, yaitu 1 Kepala Bagian Arsip, 12 Arsiparis, 4 Tenaga Sistem Pendukung (TSP), dan 2 Staf Tata Usaha (TU). Teknik analisis data menggunakan analisis deskriptif dan menggunakan metode rata-rata tertimbang untuk menghitung probabilitas risiko, dengan mengambil nilai rata-rata pendapat responden. Hasil penelitian menunjukkan bahwa probabilitas risiko pengelolaan arsip inaktif di DPR RI secara keseluruhan berada pada kategori kemungkinan terjadi rendah (10,68%). Risiko dengan probabilitas tertinggi adalah risiko ketiadaan rencana kesinambungan bisnis (22,56%), risiko ketiadaan rencana pemulihan bencana (21,35%), risiko pegawai yang merokok di dalam atau di sekitar ruang penyimpanan arsip inaktif (18,26%), risiko kebocoran air (16,40%), dan risiko fluktuasi suhu dan kelembaban (14,96%) dengan masing-masing berada pada kategori kemungkinan terjadi rendah. Hasil ini menunjukkan bahwa secara keseluruhan, pengelolaan arsip inaktif di DPR RI sudah baik, namun diperlukan peningkatan pada aspek kesiapan menghadapi bencana, pengelolaan risiko lingkungan dan kondisi ruang penyimpanan, serta penguatan disiplin prosedur pegawai dalam pengelolaan arsip inaktif di DPR RI.

---

This study aims to calculate the probability of risks in the management of inactive records at the House of Representatives of the Republic of Indonesia (DPR RI) and to provide recommendations for risk mitigation efforts. The assessed risks are adapted from the Records Risk Assessment Tool, the University of Newcastle, Australia, which includes five types of risks: environmental risks, human error, policy and procedural risks, security risks, storage area risks, and disaster planning implementation. This study employs a quantitative descriptive approach using a survey method. Data are collected through questionnaires distributed to 19 respondents in the Records Division of the DPR RI, consisting of 1 Head of the Records Division, 12 Archivists, 4 System Support Staff, and 2 Administrative Staff. The data are analyzed using a descriptive statistical techniques, and the weighted average method is applied to calculate risk probabilities based on the mean values of participants' responses. The results indicate that the overall probability of risks in inactive records management at DPR RI falls into the low likelihood category (10,68%). The highest probability risks identified are the absence of a business continuity plan (22,56%), the absence of a disaster recovery plan (21,35%), the presence of employees smoking in or near the inactive records storage area (18,26%), water leakage (16,40%), and fluctuations in temperature and humidity (14,96%), all of which fall under the low likelihood category. These findings indicate that, overall, inactive records management at DPR RI is already well-implemented. However, improvements are needed in disaster preparedness, environmental risk and storage condition management, as well as in strengthening staff discipline in following procedures related to inactive records management."