M.I. Iskhandiningsih
"Selama tahun 1971 hingga 2001, sejumlah undang-undang dan kebijakan di bidang
kearsipan dan manajemen rekod telah dikeluarkan dan ditempuh oleh Pemerintah Indonesia
dan pihak yang berwenang, Sementara itu, perusahaan BUMN pun mengalami berbagai
perubahan, baik perubahan internal maupun eksternal. Perubahan-perubahan tersebut
sedikit banyak mempengaruhi mannjemen rekod in-aktif dan Pusat Rekod di lingkungan
perusahaan BUMN.
Penelitian ini bertujuan untuk : (1) mengeksplorasi manajemen rekod in-aktif dan
Pusat Rekod Perusahaan di lingkungan perusahaan BUMN; (2) mengidentifikasi ciri-ciri
manajemen rekod in-aktif di lingkungan perusahaan BUMN (3) memberikan masukan
kepada perusahaan untuk peningkatan kualitas dan pengembangan manajemen rekod in-aktif
dan Pusat Rekod Perusahaan; dan (4) menambah khasanah karya tulis dan pengembangan
bidang ilmu manajemen rekod dan kearsipan.
Subyek penelitian dari penelitian ini adalah perusahaan BUMN yang bergerak di
bidang keuangan non-bank dan jasa konstruksi; logistik dan pariwisata; pertambangan,
industri strategis, energi dan telekomunikasi; agro industri, kehutanan, dan kertas-
percetakan-penerbitan. Obyek penelitiannya adalah manajemen rekod in-aktif dan Pusat
Rekod Perusahaan.
Penelitian ini merupakan penelitian terapan dan sekaligus juga merupakan
penelitian lapangan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode survei-deskriptif;
sedangkan disain penelitian yang digunakan adalah cross-sectional surveys. Karena jumlah
anggota populasi hanya 144, maka semua anggota populasi dijadikan sebagai anggota
sampel ( sampel jenuh ). Metode pengumpulan data yang digmakan adalah studi literasi
untuk data sekunder dan penyebaran kuesioner untuk data primer. Jenis kuesioner yang
digunakan adalah kuesioner tertutup. Analisis data menggunakan statistik deskriptif yang
disajikan dalarn bentuk tabel persentase.
Dari hasil penelitian ini dapat diambil kesimpulan sebagai berikut ; (1) Perusahaan
memberikan dukungan yang diperlukan bagi pengembangan managemen rekod in-aktif dan
Pusat Rekod Perusahaan dalam bentuk keputusan, dana, proses evaluasi dan revisi, dan
pembentukan Pedoman Kerja Managemen Rekod In-Aktif, (2) Perusahaan masih perlu terus
meningkatkan pengembangan manajemen rekod in-aktif dan Pusat Rekod Perusahaan yang
sudah ada (3) manajemen rekod in-aktif di lingkungan perusahaan BUMN memiliki 8 ciri,
yaitu : a). sentralisasi pengelolaan dan penyimpanan rekod in-aktif, b). manajemen rekod
in-aktif merupakan bagian integral perusahaan; c) Tujuan netralisasi adalah kemudahan
proses penelusuran dan temu kembali rekod in-aktif perusahaan; d). Pusat penyimpanan
rekod in-aktif merupakan tujuan dari manajemen rekod in-aktif perusahaan; e). adanya
Panduan Kerja Manajemen Rekod In-Aktif f). pola bottom-no dalam rekrutmen staf, g).
bentuk Pusat Rekod Perusahaan adalah in-house records centre; dan h). tingkat
kemampuam staf lebih menampakkan technical skill.
Dari penelitian ini dihasilkan sebuah check list sederhana yang dapat digunakan
untuk mengevaluasi Pusat Rekod Perusahaan yang ada dan pengembangannya.
AbstractSince 1971 until 2001, the Government of Indonesia has produced some laws and
regulations in archives and records management. At the same time, State Owned
Companies ( BUMN ) has changed internally and externally. The changes automatically
influence the State Owned Companies? in-active records management.
This research has its purpose : 1). to explore the situation of State Owned
Companies ( BUMN ) conceming their in-active records management and of their records
centre; 2). to identify the special characteristics of the in-active records management within
the State Owned Companies; and 3). to give input to those companies, in order to promote
and develop the qualities of their in-active records management and the set up of their
records centre; and 4). to add some new literature on the subject of records science.
The subjects of this research are State Owned Companies in diferent businesses,
like : non-banking financial enterprise and construction service; logistic and tourism;
mining - strategic industry - energy and telecommimications; agrarian industry, forestry,
printing and publishing. The object of this research is the in-active records management
and company?s records centre.
This research is an applied research and at the same time a field study. The
research's method used here is the descriptive - survey method., using the design of cross-
sectional survey. Because the sum of the population?s members are only 144, then
population are regarded as samples (total sampling). The method of data collecting is by
literature reading for secondary data and by circulating questionnaires for primary data.
The questionnaires used are closed-questionnaires. The data analysis takes the form of
descriptive - statistic method, expressed in table of percentage.
From the results of this research some conclusions can be drawn : 1). the
companies the necessary support for developing in-active records management and
company?s records centre, by way of their decision, funds, evaluation and revision, and by
giving out work guidance for in-active records build up; 2) however companies need to
step up their efforts for the better of the existing in-active records management and
company?s records centre; and 3) the in-active records management within State Owned
Companies have the following 8 characteristics : a). the use of centralization; b). in-active
records management form an integral part ofthe company; c). centralization to facilitate the
re-finding and the retrieving of the records; d). the function of the in-active records
management is towards the setting up of a records centre of the company; e). the guidance
book for in-active records management given out by the company is followed strictly; 1).
staff recruitment follows the ? bottom-up ? principle; g). the records centre takes the form
of ? in-house records centre ?; and h). the staff's competence is mostly still at ? technical
skill ? level.
From this research, we are able to provide a simple checklist, which can be used
to evaluate the existing records centre and how to develop it."
