"
ABSTRAKMasalah utama yang diungkap dalam penelitian ini adalah penyediaan finding aids yang efektif oleh lembaga kearsipan di Indonesia dalam rangka pelayanan informasi arsip-statis. Dengan adanya prinsip provenance dan original order serta pertimbangan nilai guna informasinya, maka kajian penyediaan finding aids dilakukan melalui identifkasi finding aids dan kebijakan penyediaannya.
Secara rinci, masalah yang akan diungkap dalam penelitian ini : (1) jenis finding aids, (2) bentuk dan model penyajian finding aids, (3) tingkat deskripsi, (4) elemen deskripsi, (5) kebutuhan finding aids bagi pengguna, (6) pedoman deskripsi, (7) fungsi finding aids, (8) manfaat finding aids dan (9) kebijakan berkaitan dengan kondisi khasanah arsip-statis.
Penelitian ini bertujuan untuk ; (1) identifikasi finding aids yang diperlukan lembaga kearsipan, (2) identifikasi finding aids yang telah disediakan oleh lembaga kearsipan di Indonesia, (3) identifikasi kebutuhan finding aids bagi pengguna, (4) identifikasi kebijakan lembaga kearsipan dalam penyediaannya, (5) merumuskan konsep bentuk dan model finding aids yang sesuai untuk pelayanan informasi cepat arsip-statis di lembaga kearsipan Indonesia.
Penelitian ini merupakan studi awal dengan metode survey deskripstif, yaitu mendeskripsi sejumlah variabel yang berkaitan dengan masalah yang diteliti, membandingkan persamaan dan perbedaan gejala yang ditemukan, menilai dan menentukan hubungan diantaranya. Penelitian dilakukan melalui observasi, dokumen, wawaneara dan literatur.
Hasil penelitian menyimpulkan : (1) finding aids lembaga kearsipan di Indonesia belum dapat membantu pengguna dalam menelusur informasi yang diperlukan maupun membantu arsiparis dalam melakukan pengawasan khasanah arsipnya, (2) bila dikaitkan dengan fungsi dan kemanfaatannya, finding aids lembaga kearsipan di Indonesia kurang berfungsi dan belum banyak manfaatnya, (3) pelaksanaan kegiatan di lapangan kurang sesuai dengan kebijakan yang ditemukan, (4) kendala yang dialami di lapangan secara umum adalah tidak adanya sistem penyimpanan pada lembaga pencipta, penyerahan khasanah arsip dalam jumlah yang banyak dan kacau, tidak adanya standar deskripsi dan peristilahan, terbatasnya tenaga yang mampu, alokasi dana dan kegiatan.
Hasil akhir penelitian ini dikemukakan konsep finding aids jenis katalog sebagai finding aids prioritas kedua untuk pelayanan informasi cepat, disamping finding aids yang diutamakan bagi lembaga kearsipan seperti Inventaris, Register dan Bridging aids.
ABSTRACTProviding Retrieval Finding Aids of Archival Information: Case Study in Indonesian Archival InstitutionsThe main issue that will be exposed in this study is the providing effective finding aids by the Indonesian archival institutions in relations to the archival information services. According to the provenance and original order principle and because of its value, the study is done by identifying the finding aids, activity and its managerial judgment.
The detail issues will he discussed (1) categories of finding aids, (2) format and type of description, (3) level of description, (4) elements of description, (5) manual of description, (6) function of Finding aids, (7) use of finding aids, and (8) managerial judgment according to the nature of archival material.
The purposes of this study are (1) to identify finding aids needed by the archival institution, (2) to identify finding aids provided by the Indonesian archival institutions, (3) to identify the finding aids needed by the users, (4) to identify the archival institution managerial judgment in providing the finding aids, and (5) to analyze and to formulate the format and the type of finding aids description used in archival information services.
This descriptive study is the preliminary survey by describing all of variables related with the issues to be studied, comparing the similarities and or the differences issues found in the study, pointing out the relations between. The study is done by observating documents, literatures and interviewing.
The results of this study are: (1) Finding aids that provided by the Indonesian Archival Institution did riot maximal lead the users to information they are seeking either the archivist to control their archives (2) according to its functions and uses, finding aids in Indonesia are not in a good use, (3) the works of finding aids providing don't allow the Institution judgment, (4) the general problems are the missing system in the creators, transferring the archives in the large-scale., the missing of manual description and the standard of idiom, the professionalism of the archivist, budget and activities allocation.
The final result of this study is providing the catalogue as a concept of format and type of secondary finding aids description needed by archival institution in Indonesia according to quick archival information services.
"
