Hasil Pencarian  ::  Simpan CSV :: Kembali

"Penelitian ini bertujuan untuk (1) Membahas kondisi Pusat Rekod Komersial (2) Mengkaji penanganan rekod inaktif yang berfokus pada Sarana Fisik (Lokasi, Fasilitas dan Keamanan), Layanan (Penerimaan, Pengolahan dan Penyimpanan), Kontrak & Biaya serta Staf Pusat Rekod Komersial.Jumlah sampel adalah lima perusahaan yang berlokasi di wilayah Jakarta, Bogor dan Bekasi. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif di mana data dikumpulkan melalui metode observasi partisipasi dengan aturan researcher participant dan wawancara mendalam baik lisan maupun terekam. Dalam melakukan penelitian, peneliti melengkapi diri dengan Pedoman Wawancara dan Daftar Periksa (checklist) Kriteria Evaluasi Pusat Rekod Komersial.Hasil penelitian menunjukkan bahwa; sebagian besar sampel merupakan perusahaan modal asing dan hanya tiga sampel yang bisnis utamanya Pusat Rekod Komersial. Sebanyak 60% sampel jenis badan induknya adalah perusahaan relokasi. Satu dari lima sampel telah memiliki sertifikat ISO untuk manajemen organisasi dan juga hanya satu sample yang telah memiliki sertifikat manajemen Records Storage dari PRISM International (Professional Records & Information Services Management International).Fasilitas gedung penyimpanan beragam antara onsite dan offsite serta penerapan keduanya. Tetapi hanya satu dari lima sampel yang telah memiliki lahan sendiri. Secara umum sarana fisik yang meliputi lokasi, fasilitas dan keamanan telah mengikuti standar yang seharusnya dimiliki.Seluruh sampel menerapkan layanan penyimpanan secara lengkap (full reference storage). Secara umum kegiatan layanan yang meliputi penerimaan, pengolahan, penyimpanan dan permintaan (temu-kembali & layan-antar) telah memiliki prosedur yang jelas. Namun tingkat penguasaan staf terhadap manajemen rekod sulit diukur, karena latar-belakang pendidikan kearsipan di seluruh sampel adalah 0%, selain itu seluruh sampel memperkerjakan staf kontrak lebih banyak daripada staf tetap. Seluruh sampel juga tidak transparan terhadap biaya standar, karena beragamnya komponen biaya yang harus dipertimbangkan.Berdasarkan seluruh hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa belum ada Pusat Rekod Komersial yang paling ideal saat ini di wilyah Jakarta dan sekitarnya, masing-masing perusahaan mempunyai kelebihan dan kekurangan. Calon klien harus dapat mempelajari sendiri beragam standar yang relevan yang sesuai dengan kebutuhan dan melakukan inspeksi secara teliti.

---

The objectives of this research are (1) to analyze the conditions of Commercial Records Centers, (2) to examine how Commercial Records Centers manage their records, focusing on the Physical Infrastructures (Location, Facilities and Security), the Services (Accessioning, Processing and Storage), the Contract & the Cost, and the Staff.

The five records centers ("samples") have been examined are located in Jakarta, Bogor and Bekasi. This research can-led out is a qualitative method, and the data was collected through in-depth interview and participant-observation method with researcher-participant as roles.

The results of them show that most of the samples (80%) are foreign investment companies which only 60% have core business as records storage providers. Not all of samples agree on the standardization, only one out of five samples (20%) holds ISO certificate for organization management. And just one sample holds international certification on Records Storage Management from PRISM International (Professional Records & Information Services Management International).

The facilities of the storage premises vary from onsite (40%) to offsite (80%), which one sample has both facilities. But only one out of five samples (20%) owns its facility. In general, physical infrastructures (location, facilities, and security) are in conformance with the required professional standard.

All samples' services are categorized in of full reference storage. They manage active records (three samples), and semi-active as well as in-active records (all of them). Three out of five samples also manage non-paper records. In general, the samples have a clear procedure in accessing, processing & storing the records. The flexible considerations are applied to one condition to another condition. In terms of cost, there is no a "transparent" attitude towards it. The level of expertise in records management among operating personnel is difficult to examine as none of them has formal education in records management. And all samples have more contractual staff than permanent staff.

Based on the findings and its in Jakarta surrounders, it can be said that for the time being there is no ideal Commercial Records Centers exists yet. Since every company has its own pluses and minuses. It is important for the client to understand their needs and to learn a various standards relevant to their needs. Beside, to inspect the center thoroughly."

"Tujuan penelitian ini adalah untuk melaksanakan perancangan sistem otomasi manajemen rekod inaktif yang memenuhi persyaratan sistem manajemen rekod serta tepat untuk diimplementasikan pada Pusat Rekod Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia.Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem pada penelitian ini adalah SDLC (Systems Development Life Cycle) yang pelaksanaannya terdiri dari beberapa tahap yaitu analisis terhadap sistem manajemen rekod inaktif di Pusat Rekod FIB UI berdasarkan investigasi awal yang dilanjutkan dengan penentuan persyaratan sistem yang akan dibangun, desain sistem otomasi manajemen rekod inaktif, perencanaan strategi implementasi untuk mcngubah sistem yang lama menjadi sistem otomasi yang baru dan perencanaan evaluasi guna mcmantau dan memberi nilai tambah bagi sistem yang telah diimplementasikan tersebut.Investigasi awal berupa studi kelayakan dilaksanakan dengan cara observasi studi literatur dan wawancara dengan berbagai pihak terkait. Selanjutnya dilakukan penyiapan spesifikasi yang rinci mengenai persyaratan yang dibutuhkan oleh Sistem Otomasi Manajemen Rekod Inaktif dengan memperhatikan situasi dan kondisi FIB UI serta landasan teori dalam mengembangkan sistem manajemen rekod. Tahap desain yang dilakukan meliputi desain awal (konseptual), pembuatan prototype, dan desain terinci (fisik). Model data dibuat dengan Data Flow Diagram (DFD) dan Entity-Relationship Diagrams (ERD). Rencana strategi implementasi yang diusulkan adalah bertahap (phase-in strategy). Rencana evaluasi yang diusulkan adalah eksperimen menggunakan instrumen Kuesioner yang dilengkapi dengan Daftar Periksa (checklist) Kriteria Evaluasi.Tujuan penelitian ini adalah untuk melaksanakan perancangan sistem otomasi manajemen rekod inaktif yang memenuhi persyaratan sistem manajemen rekod serta tepat untuk diimplementasikan pada Pusat Rekod Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya Universitas Indonesia.Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem pada penelitian ini adalah SDLC (Systems Development Life Cycle) yang pelaksanaannya terdiri dari beberapa tahap yaitu analisis terhadap sistem manajemen rekod inaktif di Pusat Rekod FIB UI berdasarkan investigasi awal yang dilanjutkan dengan penentuan persyaratan sistem yang akan dibangun, desain sistem otomasi manajemen rekod inaktif, perencanaan strategi implementasi untuk mcngubah sistem yang lama menjadi sistem otomasi yang baru dan perencanaan evaluasi guna mcmantau dan memberi nilai tambah bagi sistem yang telah diimplementasikan tersebut.Investigasi awal berupa studi kelayakan dilaksanakan dengan cara observasi studi literatur dan wawancara dengan berbagai pihak terkait. Selanjutnya dilakukan penyiapan spesifikasi yang rinci mengenai persyaratan yang dibutuhkan oleh Sistem Otomasi Manajemen Rekod Inaktif dengan memperhatikan situasi dan kondisi FIB UI serta landasan teori dalam mengembangkan sistem manajemen rekod. Tahap desain yang dilakukan meliputi desain awal (konseptual), pembuatan prototype, dan desain terinci (fisik). Model data dibuat dengan Data Flow Diagram (DFD) dan Entity-Relationship Diagrams (ERD). Rencana strategi implementasi yang diusulkan adalah bertahap (phase-in strategy). Rencana evaluasi yang diusulkan adalah eksperimen menggunakan instrumen Kuesioner yang dilengkapi dengan Daftar Periksa (checklist) Kriteria Evaluasi.

---

The purpose of this research is to design in-active records management automation system that applied requirements of records management systems and right to be implemented at Faculty of Humanities, University of Indonesia.

Systems development method in this research is SDLC (Systems Development We Cycle). It consists analysis phase that defining and investigating the problem of in-active records management systems at Faculty of Humanities, University of Indonesia, systems design phase, implementation strategy plan in which the new system is installed and put to use, system evaluation plan to identify its strengths and weaknesses and modify the system.

Preliminary investigation is to examine the Feasibility of systems development. Observation, document examination and interviews were used as data collection techniques. The second phase is requirements determination of in-active records management automation systems, in which the current situation of Faculty of Humanities Records Centre was studied and compared with theory of the records management systems development. Design phase has three steps: preliminary (conceptual) design. Prototyping, and detailed (physical) design. Data Flow Diagram (DFD) was used as data models in conceptual design, and Entity-Relationship Diagrams (ERD) was used in physical design. Proposed implementation strategy plan is phase-in strategy, and evaluation plan is experiment that use questionnaire with criteria of evaluation checklist."

"Informasi yang terekam dalam arsip dinamis merupakan asset yang vital disetiap Perusahaan. Kehilangan dan atau ketidakmampuan untuk mendayagunakan informasi secara tepat dan optimal akan sangat berpengaruh secara signifikan terhadap keberhasilan kegiatan bisnis bahkan akan mengalami resiko kerugian yang besar bagi perusahaan. Untuk hal tersebut pengembangan dan implementasi manajemen arsip dinamis menjadi prioritas disetiap perusahaan yang ingin berkompetisi dan menang di pasar global. Pemerintah melalui Undang-Undang No.8/l997, mewajibkan kepada seluruh badan usaha/perusahaan untuk tetap menyimpan dan mengelola dokumen keuangan selama 10 tahun dan dokumen lainnya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Dalam penelitian ini dilakukan dengan menggunakan sample bertujuan dalam kegiatan wawancara yang melibatkan 10 (sepuluh) orang informan di lingkungan perusahaan Serta pengamatan pelaksanaan manajemen arsip dinamis semi aktif dan inaktif. Arsip dinamis dalam siklus hidupnya akan mencapai fase semi aktif dan inaktif dimana arsip dinamis tersebut sudah tidak terlalu sering lagi digunakan narnun masih tetap harus disimpan sesuai masa retesinya. Seiring dengan berjalannya operasional perusahaan dari waktu ke waktu, maka kegiatan temu kembali arsip dinamis semi aktif dan inaktif tersebut menjadi hal yang sangat diandalkan dalam menyajikan informasi yang berkenaan dengan kegiatan atau transaksi yang telah lewat untuk kebutuhan pembuktian ataupun lainnya. Pemanfaatan manajemen arsip dinamis untuk kebutuhan pembuktian sering menjadi alasan utama dalam pelaksanaan manajemen arsip dinamis. Namun untuk dapat memperoleh hal tersebut masih terdapat tantangan dalam pelaksanaannya, sumberdaya manusia, Sarana dan prasarana serta dukungan dari manajemen merupakan hal yang sering diucapkan oleh para informan. pada penelitian ini juga ditemukan bahwa agar dapat berjalan secara konsisten maka perusahaan perlu memiliki unit kerja yang secara khusus berfungsi sebagai manajemen arsip dinamis perusahaan."

"Skripsi ini membahas tentang pengelolaan rekod elektronik di KPP Pratama Jakarta Cakung Dua. Tujuan penelitian ini untuk mengetahui berbagai macam masalah dan tantangan yang muncul dalam pengelolaan rekod eletronik. Penelitian ini menggunakan metode studi kasus dengan pendekatan kualitatif, sedangkan metode pengumpulan data dilakukan dengan wawancara dan observasi. Hasil penelitian menunjukkan proses pengelolaan rekod elektronik telah sesuai dengan pengelolaan rekod elektronik yang dijabarkan oleh Azad Adam dalam Implementing electronic document and record management systems (2007). dan Guidelines and Functional Requirement for Electronic Records Management Systems oleh International Council on Archives (2008). Pengelolaan rekod elektronik telah memenuhi kebutuhan organisasi KPP Pratama Jakarta Cakung Dua walaupun ada hal-hal yang masih membutuhkan penyempurnaan. Peneliti menyarankan perlu adanya pemecahan masalah validasi dan kecepatan di dalam SIDJP.

---

This research discusses about electronic records management in KPP Pratama Jakarta Cakung Dua. The purpose to find out the problems and challenges of electronic records management. This research uses a case study with a qualitative approach, while data collection method by interview and observation. The results show the process of electronic records management accordance with the electronic records management defined by Azad Adam in Implementing electronic document and record management systems (2007) and Guidelines and Functional Requirement for Electronic Records Management Systems by International Council on Archives (2008). Electronic Records Management in KPP Pratama Jakarta Cakung dua have appropriate with the organization's necessary although there are things that still need improvement. The author suggests there needs to be validation and speed troubleshooting in SIDJP."

"Tesis ini membahas praktik manajemen rekod dalam rangka pengembangan penelitian di Yayasan Studi Hukum dan Kebijakan Indonesia. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif melalui pendekatan etnografi. Hasil penelitian menunjukkan adanya permasalahan penciptaan dan pemanfaatan rekod berdasarkan konsep daur hidup rekod. Hal ini timbul karena peneliti dan staf pendukung penelitian belum memiliki kesepakatan dalam mengorganisasi rekod yang mereka miliki.Hasil penelitian menyarankan agar manajer rekod dapat menjadi penghubung antara peneliti, staf non peneliti dan pihak eksternal berkaitan dengan pengelolaan rekod penelitian yang sedang berlangsung. Peran ini memudahkan manajer rekod memberkaskan serta temu kembali rekod penelitian.

---

The focus of this study is the record management praxis in order to develop research at the Foundation of Indonesian Centre for Law and Policies Studies. This study used qualitative research methods through an ethnographic approach. The results showed that the problem of creation and use of records based on the concept of lifecycle records. This arises because researchers and research support staff do not yet have an agreementto organize their records.The results of the study suggest that the records manager can be a gatekeeper between researchers, non-research staff and external parties relating to organize of records of ongoing research. As a gatekeeper, the record manager can help researchers and non-researchers organize records created during ongoing research activities."

"Skripsi ini membahas tentang pengelolaan arsip inaktif di Biro Keuangan Badan Pusat Statistik (BPS). Pentingnya pengelolaan arsip inaktif yaitu untuk memudahkan temu kembali arsip inaktif yang cepat dan tepat. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip inaktif di Bagian Arsip Biro Keuangan BPS dengan fokus pengamatan mulai dari tahap pemindahan ke bagian arsip sampai ke tahap penyusutannya. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan menggunakan metode studi kasus. Adapun proses sistem pengelolaan arsip inaktif mengacu pada pedoman manajemen arsip inaktif yang dikeluarkan oleh ANRI. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa proses pengelolaan arsip inaktif di Biro Keuangan Badan Pusat Statistik sudah berjalan dengan baik sesuai dengan pedoman yang ada. Meskipun begitu, peneliti masih menemukan beberapa kendala di luar proses pengelolaannya.

---

This research discusses about the management of inactive records in Biro Keuangan of Badan Pusat Statistik (BPS). The importance of the management of inactive records is to facilitate retrieval of inactive records quickly and accurately. The purpose of this study is to investigate the management of inactive records in Biro Keuangan of Badan Pusat Statistik (BPS) with a focus on observations from the stage of transfer to the records center until the disposition phase. This study is a qualitative research using case study method. The process of inactive records management system refers to an inactive records management guidelines issued by the ANRI. These results indicate that the management of inactive records in the Biro Keuangan of Badan Pusat Statistik (BPS) has been running well in accordance with existing guidelines. Nonetheless, researchers still found some obstacles beyond their management process."

"Penelitian ini membahas mengenai peranan pengelolaan rekod dalam pengambilan keputusan di UKM SALAM UI pada periode 2013. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan menggunakan metode studi kasus. Hasil penelitian ini menyarankan bahwa perlu adanya standar pengelolaan rekod yang baku di SALAM UI; standar tersebut kemudian harus diterapkan dengan konsisten di setiap kepengurusan; pemanfaatan rekod sebagai sumber informasi dalam pengambilan keputusan perlu ditingkatkan disamping informasi yang bersumber dari komunikasi lisan (ngobrol).

---

This undergraduate thesis describes about the function of management records in decisions making at the UKM SALAM UI on period 2013. The research uses qualitative approach with case study method. The results of this study suggest that there are needs to have a standardize records management within SALAM UI; the standar should be applied consistently in each generation of organization’s committee; also, the use of records as a source of information in decision-making phase needs to be improved aside from the information sourced from oral communication."

"ABSTRAKSkripsi ini membahas tentang pengolaan arsip inaktif yang dikerjakan oleh Outsourcing diPusat Unit Pengolah Satuan Kerja Khusus Usaha Hulu Minyak dan Gas (SKK Migas).Pentingnya pengelolaan arsip inaktif karena arsip menyimpan informasi yang merupakanasset bagi sebuah organisasi. Pelaksanaan yang sesuai prosedur menentukan pengelolaanarsip berjalan dengan efektif. Tujuan penelitian ini untuk menggambarkan proses pengelolaanarsip inaktif pada Pusat Unit Pengolah SKK Migas. Penelitian ini menggunakan pendekatankualitatif dengan metode studi kasus. Hasil penelitian menunjukkan pengelolaan sudahmemenuhi prosedur yang berlaku tetapi ada beberapa kendala yang dialami.

---

ABSTRACTThis research discusses about the management of inactive records in the Pusat Unit PengolahSatuan Kerja Khusus Usaha Hulu Minyak dan Gas (SKK Migas) conducted by Outsourcing.The importance of records management archive inactive for storing information is an assetfor an organization. Determine the appropriate implementation of records managementprocedures are operating effectively. The purpose of this study was to describe the process ofmanaging inactive records at the Pusat Unit Pengolah SKK Migas. This study used aqualitative approach to the case study method. The results show that management hasfulfilled the applicable procedures but there are some constraints experienced."

"Penelitian yang dilakukan dalam rangka penyusunan tesis ini bertujuan untuk memperoleh gambaran tentang pelaksanaan sistem pengelolaan rekod di program studi terakreditasi 'A' di Universitas Indonesia dan membuat usulan mengenai model sistem pengelolaan rekod di program studi dan fakultas untuk dapat diterapkan oleh program studi yang masih terakreditasi 'B' atau 'C'. Variabel yang diteliti adalah sistem pengarahan/distribusi dan pemanfaatan, sistem pemeliharaan yang mencakup pengumpulan rekod, penyiapan pemberkasan, sistem pengelompokan, sistem penataan rekod, sarana penyimpanan, sistem temu balik, dan sistem penyusutannya. Penelitian dilaksanakan sejak bulan Desember 2001 sampai April 2002 di 11 program studi (50 persen) dari total 22 program studi di Universitas Indonesia yang telah terakreditasi 'A'.Data penelitian dikumpulkan dengan menggunakan metode wawancara dan pengamatan langsung. Wawancara dilakukan dengan Ketua/Sekretaris program studi atau dengan pejabat yang ditunjuk. Untuk mempermudah pengumpulan data, peneliti menggunakan pedoman wawancara dan pengamatan.Hasil penelitian menunjukkan bahwa 1) jenis rekod yang terkumpul di program studi di fakultas yang hanya memiliki satu program studi, seperti program studi Psikologi di Fakultas Psikologi, lebih banyak daripada program studi di fakultas yang memiliki banyak program studi, seperti program studi Teknik Mesin di fakultas Teknik. 2) Program studi umumnya memahami rekod yang terkumpul sebagai Surat atau Arsip. 3) Penerapan sistem pengelolaan rekod aktif di program studi didasarkan pada jumlah staf yang ada bukan pada karakteristik program studi, seperti gedung yang terpencar. 4) Pengguna rekod korespondensi adalah pimpinan, staf administrasi dan staf pengajar, pengguna berkas rekod mahasiswa aktif adalah pimpinan program studi dan Pembimbing akademik, pengguna berkas rekod mahasiswa alumni adalah pimpinan program studi dan mahasiswa alumni, pengguna berkas rekod kepegawaian adalah pimpinan program studi dan staf administrasi serta staf pengajar, pengguna rekod skripsi adalah pimpinan program studi, staf pengajar, dan mahasiswa. Pengarahan rekod di program studi dilaksanakan secara berbeda-beda. 5) Pemeliharaan terhadap isi dan fisik rekod belum dilakukan secara baik, seperti tidak dilakukan pencatatan peminjaman, tidak dilakukan pemberkasan, pengelompokan, dan program studi terutama di fakultas yang memiliki banyak program studi kurang memperhatikan sarana untuk penyimpanan rekod. Penataan rekod korespondensi terutama belum dilakukan secara baik, kecuali penataan berkas rekod mahasiswa aktif, berkas rekod mahasiswa alumni serta berkas rekod kepegawaian. Akibatnya waktu yang diperlukan untuk menemu balik rekod korespondensi bergantung pada `kebaruan' rekod 6) Karena tidak ada Jadwal Retensi, maka penyusutan rekod didasarkan pada `pendapat pribadi' atau 'common sense' dan nilai `urgensi' rekod. Akibatnya penyusutan hanya dilakukan pada rekod korespondensi, bukan pada berkas rekod mahasiswa aktif dan berkas rekod mahasiswa alumni. Untuk memperbaiki sistem pengelolaan rekod ini, program studi terutama perlu untuk melaksanakan Program Pengelolaan Rekod.

---

Model of Records Management Systems: A Case Study of the Implementation of Records Management Systems in University of Indonesia's Departmental Studies Accredited 'A'.The objective of this study is to describe the implementation of record management system in University of Indonesia's departmental studies that are accredited `A' and to propose a model for the records management systems to be implemented by the school managers where the departmental studies are still accredited `B' or `C'. The study was carried out from December 2001 till April 2002.The study focused on the implementation of records management components excluding the creation stage: 1) the records collected in each departmental study, 2) the active records management; 3) the distribution system and use; 4) the maintenance system: content and physical maintenance including filing system, classification, arrangement or record storage and retrieval system of the records; and 5) the disposition system. The data collected in this study were gathered through direct interview and observation.The study found that: 1) the types of records collected in psychology, computer and law studies amount more than the records collected in the French Literature Department in the Humanities Studies, Physical Department in the Mathematical and Physical Science, Criminology, Communication, and International Relation Departments in Political and Social Sciences, and Mechanical, Gas and Energy, and Electronically Departments in the School of Engineering; 2) generally records are either perceived as letters or archives; 3) psychology, computer and law studies implement decentralization system in the management of active records, while department(s) in the School of Literature, Mathematics and Physics Science, Politics and Social Sciences, and the School of Engineering implement either decentralization or centralization system based on the number of administrative staff; 4) distribution of incoming and outgoing mails or correspondence records varies among departmental studies. Users of correspondence records are management team and teaching faculty, users of students records are management team and academic advisors, users of graduate records are management team and the graduates themselves, users of personnel records are management team, teaching faculty and administrative staffs, and users of `skripsi' or theses are management team and teaching faculty; 5) generally maintenance is badly done. None of the departments maintain records physically, only Psychology and French Literature studies file the records, there is no classification system, the arrangement of correspondence records are bad. Nevertheless, the arrangement of student and personnel records are generally good. As a result, the time required to retrieve correspondence records depends on the `new-ness' of the records being received or sent; and 6) disposition is badly treated. There is no retention schedule to guide the necessary steps taken after retention period of records expire so that disposition of records is based on the common sense of the administrative staff and urgency factors. To improve records management practices, the management team, either the dean or university rector, should implement a record management program."