Hasil Pencarian  ::  Simpan CSV :: Kembali

"PT Primanusa Mukti Utama sebagai perusahaan berbadan swasta berorientasi pada profit yang dihasilkan dari kegiatan penjualan. Hal ini mendorong terjadinya proses transaksi penjualan-pembelian yang kemudian dari kegiatan tersebut tercipta arsip invoice penjualan. Dalam sudut pandang kearsipan, PT Primanusa Mukti Utama menyadari pentingnya pemeliharaan arsip salah satunya melalui pelaksanaan program alih media arsip invoice penjualan. Sayangnya, disisi lain pelaksanaan alih media arsip di PT Primanusa Mukti Utama belum terlaksana secara optimal. Dalam artian, masih ditemui beberapa faktor penghambat alih media arsip. Sedangkan, di sisi lain ketersediaan arsip invoice penjualan secara utuh dan layak (fisik arsip terhindar dari kerusakan) tetap perlu dipertahankan mengingat arsip keuangan wajib disimpan setidaknya selama sepuluh tahun. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menggambarkan proses alih media arsip invoice penjualan dalam meningkatkan kemudahan akses arsip keuangan, dan mengidentifikasi sejauh mana ketersediaan sarana temu - kembali arsip invoice penjualan dalam meningkatkan kemudahan akses arsip keuangan di PT Primanusa Mukti Utama. Adapun metode penelitian ini menggunakan metode kualitatif deskriptif yakni menggambarkan dan menjelaskan objek sesuai dengan informasi dan/atau data sesuai di lapangan. Adapun metode pengumpulan data dalam penelitian ini diperoleh melalui studi literatur, dokumentasi, serta studi lapangan melalui observasi dan wawancara.

---

PT Primanusa Mukti Utama as a company is oriented towards profits generated from sales activities. This encourages the process of sales and purchases transactions which then from these activities create a sales invoice records. From an archival perspective, PT Primanusa Mukti Utama realizes the importance of maintaining records, one of which is through the implementation of a digitization for inactive sales invoice records. Unfortunately, the implementation of records digitization at PT Primanusa Mukti Utama has not been carried out optimally. In fact, there are still several factors that hinder the transfer of records digitization. On the other hand, the availability of complete and suitable sales invoice records (physical records that are free from damage) considering that financial archives must be kept for at least ten years. The purpose of this study is to describe the process of digitizing sales invoice records to improve the ease of access to financial records, and to identify the extent to which the availability of retrieval facilities for sales invoice records enhances the ease of access to financial records at PT Primanusa Mukti Utama. The research method uses a descriptive qualitative method, which involves describing and explaining objects based on information and data in the field. The data collection method in this study was obtained through literature studies, documentation, and field studies through observation and interviews."

"Dalam era digital, pengelolaan rekod yang efektif menjadi krusial bagi organisasi untuk mendukung pengambilan keputusan strategis, akuntabilitas, dan kepatuhan hukum. Penemuan kembali rekod adalah proses penting dalam manajemen rekod yang memungkinkan akses cepat dan akurat terhadap informasi yang relevan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengaruh penamaan file terhadap efisiensi penemuan kembali rekod di Indonesia Financial Group (IFG). Penelitian dilakukan menggunakan pendekatan mixed method explanatory sequential design. Pengambilan data dilakukan dengan penyebaran kuesioner di divisi pengadaan dan pengelolaan aset IFG dan wawancara dengan kepala departemen kearsipan. Analisis data kuesioner menunjukkan adanya pengaruh penamaan file terhadap efisiensi penemuan kembali rekod. Hasil wawancara menunjukkan subjek dalam penamaan fle memiliki pengaruh yang besar terhadap efisiensi penemuan kembali rekod.

---

In the digital era, effective records management has become crucial for organizations to support strategic decision-making, accountability, and legal compliance. Record retrieval is a vital process in records management that enables fast and accurate access to relevant information. This research aims to analyse the influence of file naming on the efficiency of record retrieval at Indonesia Financial Group (IFG). The study was conducted using a mixed-method explanatory sequential design. Data was collected through the distribution of questionnaires in the procurement and asset management division of IFG and an interview with the head of the archival department. The questionnaire data analysis indicates that file naming influences the efficiency of record retrieval. The interview results show that the subject in file naming has a significant influence on the efficiency of record retrieval."

"ABSTRAKSebagai bagian dari daur hidup arsip, sistem temu kembali memiliki peranan penting dalam pengelolaan arsip. Hal ini bertujuan agar arsip dapat ditemukan kembali sehingga dapat digunakan sesuai dengan nilai gunanya. Sebagai lembaga kearsipan, Arsip Universitas Indonesia dituntut untuk memiliki sebuah sistem temu kembali arsip yang mampu berjalan dengan baik. Arsip Universitas Indonesia telah memiliki sarana temu kembali berupa aplikasi komputer yaitu SEKAR UI yang berdasarkan pada aplikasi ICA-AtoM. Untuk mengetahui kemampuan sebuah sistem temu kembali maka diperlukan suatu pengujian. Pengujian yang dapat dilakukan adalah pengujian ketepatan (precision) dan perolehan (recall). Hasil pengujian menunjukan bahwa ICA-AtoM sebagai sistem temu kembali arsip berjalan dengan sangat baik. Hal ini terlihat dari hasil percobaan yang mendapatkan rasio perolehan adalah 88,6% dan rasio ketepatan adalah 90,5 %.

---

ABSTRACTAs a part of record life cycle, retrieval systems has an important role in a record management. That means, if a record can be retrieve then it can be use by it’s own purpose. As a record institution, Arsip Universitas Indonesia was driven to have a retrieval systems that can run well. Arsip Universitas Indonesia have had a computer application based retrieval tool called SEKAR UI which is based on ICA-AtoM. To know the retrival ability of the systems, we must conduct a test. The test can be done by precision and recall testing. The result shows that ICA-AtoM as a retrieval Systems runs very well. From the Test we had a result 88,6% of recall ratio and 90,5% precision ratio."

"ABSTRAKArtikel ini membahas tentang capture dan identifikasi arsip dinamis dalam Electronic Records Management System (ERMS). PT. Daya Makara Universitas Indonesia telah menerapkan aplikasi Arteri sebagai ERMS yang digunakan untuk mengelola arsip dinamisnya. Aplikasi Arteri telah mulai diimplementasikan oleh PT. Daya Makara Universitas Indonesia sejak tahun 2019. Pembahasan artikel ini berfokus pada bagaimana PT. Daya Makara Universitas Indonesia dalam melakukan capture serta memberikan identifikasi pada arsip dinamis yang di-capturenya. Artikel ini bertujuan untuk mengevaluasi kesesuaian proses capture dan identifikasi yang dilakukan dengan persyaratan fungsional yang dikeluarkan oleh International Council of Archives (ICA). Penelitian dilakukan dengan observasi berdasarkan Principles and functional requirements for records in electronic office environments ICA dan juga wawancara dengan kepala serta staf unit kearsipan untuk mendukung data yang didapatkan dari observasi. Temuan menunjukkan bahwa aplikasi Arteri yang digunakan oleh PT. Daya Makara UI sebagai electronic records management system (ERMS) telah memenuhi sebagian besar dari persyaratan fungsional yang ditentukan oleh ICA tersebut. Sebanyak 27 persyaratan telah terpenuhi dari 43 persyaratan yang ada untuk capture dan identifikasi arsip dinamis. Proses capture arsip dinamis dilakukan dengan mengisi metadata yang telah ditentukan oleh Kepala Unit Kearsipan berdasarkan ISAD(G) dengan modifikasi sesuai dengan kebutuhan PT. Daya Makara UI untuk mendapatkan arsip dinamis dengan informasi yang lengkap termasuk identifikasi yang memberikan nomor arsip sebagai identitas arsip yang dimasukkan juga dalam proses capture arsip dinamis.

---

ABSTRACT

This article discusses records capture and identification in the Electronic Records Management System (ERMS). PT. Daya Makara Universitas Indonesia has implemented the Arteri application as ERMS which is used to manage records. Arteri applications have begun to be implemented by PT. Daya Makara UI since 2019. The discussion of this article will focus more on how PT. Daya Makara UI in conducting record capture and providing identification for the records that has captured. This article aims to evaluate the suitability of the process of capture and identification with functional requirements issued by the International Council of Archives (ICA). The study was conducted with observations based on Principles and functional requirements for records in electronic office environments and also interviews with the head of the archival unit and staf of the archival unit to support the data obtained from observations. Findings were found that the Arteri application used by PT. Daya Makara UI as an electronic records management system (ERMS) has fulfilled most of the functional requirements created by the International Council on Archives. A total of 27 requirements have been fulfilled from 43 existing requirements for capture and identification. The capture process is carried out by filling in the metadata that has been determined by the Head of the Archival Unit based on ISAD (G) with modifications according to th e needs of PT. Daya Makara UI to obtain a record with complete information including identification which gives the archive number as the identity of the archive which is also included in the process of capture."

"Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pemanfaatan Electronic Document and Record Management System (EDRMS) untuk kebutuhan pengelolaan rekod elektronik di Subbagian Persuratan dan Kearsipan KKP. Di Subbagian Persuratan dan Kearsipan, pemanfaatan teknologi informasi diaplikasikan kedalam kegiatan kearsipan. Topik ini diangkat karena hasil observasi awal menunjukkan bahwa Subbagian Persuratan dan Kearsipan KKP menggunakan tiga sistem berbeda dalam pelaksanaan pengelolaan rekod elektroniknya, yang dimana ketiganya tidak terintegrasi. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif, dengan metode studi kasus. Pengambilan data dilakukan melalui wawancara semi-terstandarisasi, dan observasi partisipatif yang didasari oleh persyaratan EDRMS yang diterbitkan ICA. Hasil dari penelitian ini adalah EDRMS yang digunakan Subbagian Persuratan dan Kearsipan dalam melakukan pengelolaan rekod elektronik sudah cukup sesuai dengan persyaratan ICA, dan pemanfaatannya sudah sesuai dengan kebutuhan para arsiparis. Ditemukan juga beberapa kendala yang muncul karena implementasi EDRMS diantaranya adalah masalah sumber daya manusia, efektifitas penginputan rekod, tidak lengkapnya rekod yang dikelola dalam SIKap, dan infrastruktur yang terkadang bermasalah.

---

This research analyzes the implementation of Electronic Document and Record Management System (EDRMS) to manage KKPs electronic records. In Subbagian Persuratan dan Kearsipan, information technology is used to automate archival activities. This topic is discussed because based on early observation, KKP archival division uses three different systems which are not integrated between one and another. This research uses a qualitative approach, with case study as the method. Data was collected through interviews and participative observations which were based on EDRMS requirements set by ICA. Findings of this research shows that the EDRMSs used by KKP in order to maintain its electronic records are overall aligned with ICA requirements and accommodates the archivists needs. There are also several obstacles in implementing the EDRMs such as lack of archivists, how uneffective the input process is, how not all records are managed in SIKap, and KKP infrastructure which may cause problems at certain times."

"Perubahan paradigma global dalam memandang teknologi informasi memberikan pengaruh terhadap tata kelola pemerintahan di Indonesia. Dalam mewujudkan transparasi terhadap informasi publik dengan memanfaatkan teknologi informasi peran arsip elektronik sangat penting dalam mendukung hal tersebut. Penelitian ini menggunakan metode penelitian studi kasus dimana dengan hasil penelitian yang menunjukkan bahwa implementasi arsip elektronik di Unit Pusat Kearsipan Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan masih belum dilaksanakan secara maksimal, hal tersebut dilihat dari Sumber Daya Manusia, Preservasi Elektronik, Hukum Peraturan, Sistem Informasi. Selain itu juga, hambatan yang dihadapi dalam melaksanakan arsip elektronik terdiri dari masih belum memiliki fokus pengolahan arsip elektronik, anggaran, sarana prasarana yang terbatas serta arsiparis yang kompeten. Temuan penelitian ini yang merupakan evaluasi diharapkan dapat memaksimalkan peran arsip elektronik di lembaga pemerintahan dalam mewujudkan pemerintahan yang good governance.

---

The changing of global paradigm in seeing the information of technology gives influence on governance in Indonesia. In realizing transparency toward public information by utilizing information technology the role of electronic archieve is very important in support of this. This research uses a case study with result showing that the implementation of an electronic archive in Archives Central Unit Ministry of Environment Forestry still not been implemented to the fullest, it is seen from the Human Resources, Electronics preservation, Rule of Law, Information System. In the other hand, some barriers that faced in implementing electronic archive consists of still do not have the focus processing electronic archive, budgets, limited infrastructure, as well as competent archivists. The findings of this study is an evaluation that expected can maximize the role of electronic archives in government agencies in realizing the good governance of government."

"Skripsi ini berfokus pada evaluasi sistem otomasi manajemen rekod berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod di Pusat Arsip Kementerian Pertanian. Tujuan penelitian ini untuk mengevaluasi kesesuaian penerapan SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis) terhadap persyaratan sistem manajemen rekod. Mengidentifikasi hambatan - hambatan yang muncul pada dihadapi oleh arsiparis maupun para pengguna dalam mencari dokumen melalui SIKD. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif yang menggunakan metode studi kasus. Adapun evaluasi sistem otomasi manajemen rekod tersebut dilihat dari beberapa persyaratan sistem manajemen rekod berdasarkan teori Kennedy, yaitu persyaratan fungsional, persyaratan teknis, persyaratan integrasi, persyaratan pendukung pemakai, persyaratan untuk mengelola berbagai jenis rekod. Hasil dari penelitian ini merupakan evaluasi mengenai penerapan sistem otomasi manajemen rekod berdasarkan persyaratan sistem manajemen rekod. Penelitian menyimpulkan bahwa sistem otomasi manajemen rekod sudah cukup memenuhi persyaratan fungsional sistem otomasi manajemen rekod, meskipun belum sepenuhnya persyaratan terpenuhi.

---

This study focuses on discussion about the evaluation an automated records management system in recordkeeping system by records management system requirements at Pusat Arsip Kementerian Pertanian. The purpose of this research is to evaluate the implementation of automated records management system that was complied requirements of records management system and to identify obtacles faced by archivist and user in the process of information retrival using SIKD. This research applied qualitative research with case study method. The evaluation of records management system was analyzed based on the Kennedy’s theory of records management system requirements which covers : functional requirements, technical requirements, integration requirements, user/operator support requirements, requirement to manage different record types. The result from this research is the evaluation of implementation an system requirements. The result of this research shows that the development automated records management system wasn’t yet optimal in accordance with existing standards."