Hasil Pencarian  ::  Simpan CSV :: Kembali

"Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap instansi, baik instansi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan instansi pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi dan birokrasi adalah arsip. Arsip merupakan rekaman informasi seluruh aktivitas instansi dalam berbagai media, berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi instansi dan bukti pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan administrasi suatu organisasi. Oleh karena itu keberadaannya dalam organisasi pemerintahan memiliki nilai dan arti yang sangat penting.Untuk menunjang proses kegiatan administrasi maka arsip yang ada perlu dikelola dengan baik, tetapi pengelolaan arsip seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan, seperti tidak ada pemahaman mengenai pentingnya arsip, kurangnya sumber daya manusia yang berlatar belakang pendidikan kearsipan, tidak adanya prosedur manual dan terus bertambahnya arsip seiring dengan makin tinggi dan kompleksnya pelaksanaan tugas dan fungsi suatu organisasi.Di sisi lain permasalahan menumpuknya arsip di ruang kerja berujung pada sulitnya menemukan kembali arsip yang diperlukan dan besarnya biaya yang harus dikeluarkan untuk membeli peralatan dan sebagainya. Oleh karena itu, peningkatan jumlah arsip harus diikuti dengan kebijakan penyusutan. Pengelolaan arsip atau kebijakan pengurangan arsip disebut manajemen arsip. Manajemen kearsipan adalah sebuah kontrol sistematik atas daur hidup informasi terekam mulai dari penciptaan sampai kepada arsip akan dimusnahkan atau disimpan secara permanen (The Archives Authority of New South Wales,1995:1)."

"Skripsi ini membahas mengenai proses kegiatan penyusutan arsip berdasarkan. Jadwal Retensi Arsip yang dilakukan oleh arsiparis Politeknik Negeri Jakarta. Kegiatan penyusutan arsip yang dilakukan meliputi kegiatan pemindahan arsip, penyerahan arsip, dan pemusnahan arsip. Dalam melakukan kegiatan penyusutan arsip oleh arsiparis, terdapat kendala-kendala yang ditemui dan terdapat manfaat atas kegiatan penyusutan arsip berdasarkan JRA PNJ. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif berbentuk studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Hasil penelitian ini menyarankan agar dalam kegiatan penyusutan arsip, unit kearsipan melakukan sosialisasi, evaluasi, dan pembinaan bagi unit pengolah. Agar kegiatan penyusutan arsip dapat berjalan optimal.

---

This thesis discusses the process of records disposition activity based on records retention schedule which is being conducted by Politeknik Negeri Jakarta?s Archivist. Records disposition activity is done by transferring records, submitting, and disposing records. By doing the records disposition activity, archivist faced obstacels but they also got the benefits from doing the records disposition activity based on records retention schedule. This researchis qualitative with case study method. The researcher suggest the archival unit to do socialization, evaluation, and teaching about records disposition activity. In order for the records disposition activity can be optimal."

"ABSTRAKSkripsi ini membahas mengenai proses kegiatan penyusutan arsip berdasarkan.Jadwal Retensi Arsip yang dilakukan oleh arsiparis Politeknik Negeri Jakarta.Kegiatan penyusutan arsip yang dilakukan meliputi kegiatan pemindahan arsip,penyerahan arsip, dan pemusnahan arsip. Dalam melakukan kegiatan penyusutanarsip oleh arsiparis, terdapat kendala-kendala yang ditemui dan terdapat manfaatatas kegiatan penyusutan arsip berdasarkan JRA PNJ. Metode yang digunakandalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif berbentuk studi kasusdengan pendekatan kualitatif. Hasil penelitian ini menyarankan agar dalam kegiatanpenyusutan arsip, unit kearsipan melakukan sosialisasi, evaluasi, dan pembinaanbagi unit pengolah. Agar kegiatan penyusutan arsip dapat berjalan optimal.

---

ABSTRACTThis thesis discusses the process of records disposition activity based on recordsretention schedule which is being conducted by Politeknik Negeri Jakarta?sArchivist. Records disposition activity is done by transferring records, submitting,and disposing records. By doing the records disposition activity, archivist facedobstacels but they also got the benefits from doing the records disposition activitybased on records retention schedule. This researchis qualitative with case studymethod. The researcher suggest the archival unit to do socialization, evaluation, andteaching about records disposition activity. In order for the records dispositionactivity can be optimal.;"

"Penciptaan arsip dinamis (rekod) dalam kegiatan Pemerintah Propinsi DKI Jakarta cukup banyak jumlahnya Organisasi kearsipan Pemerintah Propinsi DKI diatur dalam Satminkal yang merupakan pusat kegiatan administrasi Pemerintah DKI Jakarta Di seluruh DKI terdapat 452 Satminkal besar atau kecil. Sebagai contoh Satminkal yang besar adalah Biro Umum yang menangani persuratan di dalam lingkungan kegiatan Sekretaris Daerab Pemerintah Propinsi DKI. Penerimaan surat tiap harinya pada setiap Satminkal tersantung kepada lugs tidaknya kegiatan Saiminkal tersebut dan wewenang dari unit kerja Sebagai eontoh Satminkal di bawah Sekretaris Daereh Propinsi yang terpusat kepada Biro Umum setup harinya menerima surat masuk sejumlah lebih dari 100 surat, sedangkan Satminkal Kotamadya Jakarta Pusat dengan Induk Tata Usaha (ITU) berada pada bagian umum setiap harinya menerima antara 50 sampai 100 surat Dengan jumlah Satminkal di DKI sebanyak 452, dapat dibayangkan berapa jumlah surat masuk setiap harinya.Kondisi ini membuat kegiatan administrasi memerlukan kegiatan penyusutan arsip dinamis (rekod) yang disimpan baik di ITU maupun di Cabang Tata Usaha (CTU). Kegiatan penyusutan arsip dinamis (rekod) telah diatur dalam PP No.34 Tahun 1979 yang kemudian diambil alih dan diperjelas oleh Pemerintah Propinsi DKI Jakarta dengan Keputuean Gubernur Propinsi DKI Jakarta No.100 Tahun 1994 tentang "Daftar Jadwal Retensi Arsip". Tesis ini mengadakan penelitian tentang bagaimana "Daftar Jadwal Retensi Arsip tahun 1994" dimanfaatkan dalam kegiatan administrasi DKI. Hasil analisa atau kuesioner yang diedarkan, memperlihatkan bahwa pemanfaatan "Daftar Jadwal Retensi Arsip DKI Tahun 1994" belum sepenuhnva dilaksanakan oleh seluruh karyawan khususnya pelaksana kearsipan di lingkungan Pemerintah Propinsi DKI Jakarta.Bahwa retensi, penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip dinamis (rekod) memang sudah berjalan tetapi kegiatan ini merupakan hasil pengenalan karyawan semi petunjuk dari atasan kepada staf dan dilaksanakan menurut suatu rutinitas sehari-hari. Karena itu penulis mengusulkan agar pembinaan terhadap karyawan dan pejabal yang langsung menangani kearsipan perlu diperkenalkan kepada "Daftar Jadwal Retensi Arsip DKI Tahun 1994" meskipun menurut pendapat dari beberapa orang pejabat dan pelaksana kearsipan "Daftar Jadwal Retensi" itu masih memerlukan revisi.

---

The volume of public records produced in the DKI Jakarta Province tivities is quite well in numbered. The DKI archival organization was administrated in Satminkal (Satuan Adininistrasi Pangkat) which became the central administative activities of DKI Jakarta Governement. There are 452 Satminkal. either big or small in DKI Jakarta. As on example, one of the biggest Satminkal is "Biro Umum (Public Bureau) that manages the correspondense in the whole secretarial activities of DKI Province. The daily papers acceptance in each Satminkal depends on the extent of eat-h Satminkal activities and based on the remt authority. As an Province Secretariate which is centralized on Biro Umum, accepts more than 100 letters everyday; whereas the Satminkal of the central Jakarta regency with Induk Tata Usaha on Bagian Umum receives 50 to 100 papers. With the number of 452 Satminkal in DKI Province we can imagine how many letters are received everyday.This condition makes the administrative activities need record disposition which are stored in ITU as wel as in CTU. The record disposition activities had been arranged on Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, later taken over and clarified by the DKI Government by the "Keputusan Gubernur I]KI Nomor 144, Tahun 1994 concerning the "Daftar Jadwal Retensi Arsip tahun 1994". a theori was based on a research to get an answer how for the "Daftar Jadwal Retensi Arsip Tahun 1994" was implemented in DKI Jakarta Administrative activities especially the Personnel Recordn. The result of the analizes based on the questioners given, show us that the use of "Daftar Jadwal Retensi Arsip Tahun 1994" hadn't been fall carried out by the staff: especially the archival staff within the DK1 Province Government.The record retensi disposition and destruction had been accomplished though they were done as an routine in accordance with the manager instruction to the staff Therefore it is suggested to provide or arrange training relating to records management to them, the archive staff and the archival leaders. If the "Daftar Jadwal Retensi Arsip Tahun 1994" is still to be used as a code of ethies for disposition records of DK1 Province Government archieves, it must be acknowledge to the staff the archivists, the archival leader, the managers, the users in the whole provinciee of DKI Jakarta.The importance thing to be noticed by the DKI Government is the "Cap Retensi" which should be placed on each letter received. In the Archival General regulation, the disposition records must be done bundle per bundle instead of peace per peace, based on the records retensi schedules and controls or records disposition. Because of it, each letter accepted must be place in one care and together with the unit, reduced."

"Skripsi ini membahas penerapan Jadwal Retensi Arsip yang dilakukan di Kementerian Pertanian dalam pelaksanaan penyusutan arsip. Kegiatan penyusutan arsip terdiri dari tiga kegiatan, yaitu pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang dilakukan di unit pengolah dan unit kearsipan, dan penyerahan arsip Kementerian Pertanian ke Arsip Nasional. Penelitian ini bertujuan untuk memberikan gambaran kegiatan pelaksanaan penyusutan dalam menerapkan Jadwal Retensi Arsip di Kementerian Pertanian dan memahami kendala-kendala yang muncul pada permasalahan penerapan Jadwal Retensi Arsip mencakup identifikasi permasalahan yang timbul dalam proses penerapan Jadwal Retensi Arsip. Jenis penelitian adalah penelitian kualitatif dengan menggunakan metode studi kasus. Hasil penelitian ini menyatakan bahwa kegiatan penyusutan arsip belum dilakukan secara maksimal sesuai pedoman, petugas tidak memiliki pengetahuan tentang penyusutan arsip, pemusnahan yang dilakukan secara manual (disobek) yang masih dapat terbaca, dan Sumber Daya Manusia di luar Bagian arsip yang tidak mengerti tentang siklus hidup arsip.

---

This thesis is about application of achieve retention schedule. It is conducted in the ministry of agriculture, specifically in the implementation of archives shrinkage. The activities of archive shrinkage consist of three activities such as archive transference from archival processing unit into archive unit, archive destruction which is held in archival processing unit and archive unit, and archive submission of ministry of agricultural to the national archives.

The intentions of this study is provide an overview about the implementation of activities in applying shrinkage records retention schedule in the ministry of agriculture and get to know about the constraints that arise in the application of problem records retention schedule includes identifying problems that appear in the process of applying archives retention schedule.

This research is a qualitative study which is used case study method. The result of the study indicates that the activities of archive shrinkage have not done optimally as the guidelines. The officers didn’t have rich information about archive shrinkage. The archive destruction is done manually that can still be read. The human resources outside archives department don’t understand about the life cycle of archives."

"ABSTRAKSkripsi ini membahas penerapan Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan BadanPerpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD). Tujuan penelitian ini adalah untukmengetahui penerapan Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Badan Perpustakaandan Arsip Daerah dalam rangka tercapainya pengelolaan arsip yang efektif danefisien. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitiandeskriptif berbentuk studi kasus dengan pendekatan kualitatif. Hasil penelitian iniadalah mengungkapkan bahwa Jadwal Retensi Arsip belum dirasakan manfaatnyasecara menyeluruh dikarenakan bukan hanya kurangnya pengetahuan SDM yangtersebar di berbagai unit kerja akan Jadwal Retensi Arsip, sehingga masihmengandalkan arsiparis dalam melakukan pengelolaan arsip di berbagai bidang,tetapi juga kurangnya jumlah arsiparis yang tersedia membuat pengelolaan arsipdi satminkal menjadi terabaikan dikarenakan arsiparis cenderung melakukanpengelolaan arsip inaktif dari berbagai SKPD, dan tidak tersedianya anggarandalam pelaksanaan kegiatan penyusutan arsip di satminkal membuat lambannyaimplementasi Jadwal Retensi Arsip dan pengelolaan arsip secara menyeluruhdalam pemenuhan sarana dan prasarana yang menunjang kegiatan pengelolaankearsipan. Hasil peneltian ini menyarankan upaya untuk meningkatkan jumlahSDM dan staf pengelola kearsipan yang mempunyai latar belakang pendidikankearsipan, adanya sosialisasi Jadwal Retensi Arsip yang lebih mendalam keseluruh unit kerja, serta dibentuknya Tim Pengawas guna melakukan pengawasanyang ketat dan kontinu dalam rangka tertib penyusutan di satminkal.

---

AbstractThis research discussing about the implementation of Retention Archive Scheduleat Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD). The purpose of this research isto discover the implementation of Retention Archive at Badan Perpustakaan danArsip Daerah in order to succeed the effective and efficient archive management.Method used in this research is the descriptive research method which is formedinto case study using qualitative method. The result of this research reveals thatthe retention archive isn?t yet figure its function comprehensively because notonly the lack of Human Resources knowledge spread in many unit to the retentionschedule, so BPAD is still counting on archivist in managing archive for everyfield, but also the lack of archivist resources has also made the archivemanagement at satminkal abandoned because the archivist tend to manage theinactive archive from other SKPD, and the unavailable funds in shrinking theinactive archive at satminkal has also postponed the implementation of retentionarchive and the overall archive management in order to fulfill the suggestion andfacility to support the archive management activity. The results of this researchsuggest that efforts to increase the number of human resources and managementstaff of archives which has the educational background of archives, socialize theretention schedule more comprehensive to all units, and also form a supervisorteam for a strict and continuous supervision for an archive shrinking in an orderlymanner at satminkal."

"Setiap badan korporasi menciptakan arsip dinamis untuk menunjang berbagai macam kegiatan dan kebutuhan badan korporasi tersebut. Pada saat arsip dinamis sudah tidak lagi sering digunakan untuk keperluan bisnis saat ini atau telah berubah menjadi arsip dinamis inaktif, arsip tersebut harus ditangani dengan cara yang berbeda dalam hal memenuhi kepentingan legal dan administrasi badan korporasi yang berangkutan. Sebagian arsip masih perlu disimpan untuk jangka waktu tertentu, seperti misalnya, arsip keuangan dan laporan kegiatan, sementara arsip yang lainnya seperti draft laporan dan duplikasi. Arsip dinamis yang sudah berubah menjadi arsip dinamis inaktif haruslah disimpan tempat penyimpanan khusus, dalam hal ini di transfer atau dipindahkan untuk kemudian disimpan di gudang arsip. Dalam proses pemindahan tersebut, arsip dinamis perlu diseleksi karena tidak ada satu pun badan korporasi yang mempunyai sumber maupun tempat yang cukup untuk mengumpulkan semua arsip dinamis miliknya. Setiap badan korporasi, baik itu besar maupun kecil, haruslah memilih arsip dinamis mana saja yang perlu disimpan, dan arsip mana saja yang dibuang. CARE International Indonesia (CII) sebagai sebuah Lembaga Swadaya Masyarakat, bersifat nonprofit, memiliki banyak sekali arsip penting yang perlu disimpan terutama untuk kepentingan lembaga itu sendiri. Sebelumnya, arsip dinamis hasil kegiatan operasional CII yang sudah jarang digunakan atau telah berubah menjadi inaktif, sebagian besar tersimpan tanpa penataan yang cukup memadai di gudang yang terletak di belakang kantor CII. Berkaitan dengan hal tersebut, pada bulan April sampai dengan Agustus 2001 lalu, CII bekerja sama dengan Perusahaan Jasa Penyewaan Gudang Arsip Multifiling Mitra Indonesia (MMI) dalam rangka memindahkan arsip-arsip dinamis milik CII, ke gudang arsip MMI yang disewa Cll. Dalam rangka pemindahan ke penyewaan gudang tersebut ClI melakukan proses penyeleksian terhadap arsip dinamis miliknya. Kegiatan Penyeleksian tersebut dilaksanakan berdasarkan Anggaran Dasar CII yang berasal dari kantor pusat Care International di Kanada, berjudul Care Overseas Operations Manual, dan kegiatan penyeleksian tersebut termaktub dalam subbab Organizing files and file retention section 4.Namun demikian, karena manual tersebut dimaksudkan untuk CARE cabang Canada diseluruh dunia, maka manual tersebut menjadi bersifat sangat umum dan universal. Oleh karena itu, CII perlu mengadakan penyesuaian_-penyesuaian berdasarkan kegiatan atau proyek yang mereka lakukan di Indonesia. Selain itu, dalam pelaksanaannya beberapa waktu lalu, CII juga masih sering kali mempunyai masalah-masalah berkenaan dengan menjaga konsistensi dan aktualisasi berkenaan dalam penanganan arsip dinamisnya, khususnya dalam proses penyeleksian. Peneliti bermaksud untuk mengidentifikasikai masalah-masalah yang timbul pada proses penyeleksian arsip dinamis CII meskipun telah menggunakan alat bantu seleksi yang telah disediakan. Bagaimana seleksi arsip dinamis dilaksanakan oleh CII? masalah apa saja yang timbul pada saat proses seleksi? mengapa masalah-masalah tersebut dapat muncul dan bagaimana kebijakan CII saat itu untuk mengatasinya? Karena itulah penelitian ini dilaksanakan."

"Skripsi ini membahas penerapan jadwal retensi arsip pada prosedur pemusnahan arsip inaktif di bank BNI 46. Berdasarkan hasil data rekapitulasi pengiriman, peminjaman, pengambilan dan pemusnahan pada tahun 2011 dan 2012 pada saat pergantian kepemimpinan terlihat penurunan aktifitas pada unit kearsipan. Oleh karena itu, dilakukan penelitian yang melihat masalah terhambatnya proses pemusnahan arsip inaktif berdasarkan acuan dari jadwal retensi arsip yang dimiliki oleh bank BNI 46. Salah satu solusinya adalah melihat dan menganalisa masalah pada prosedur pemusnahan berdasarkan jadwal retensi sehingga dapat terwujud pengelolaan arsip dinamis inaktif sesuai pedoman JRA yang ada.

---

The focus is about the application of retention records schedule in procedure of inactive archive destruction in bank BNI 46. Based on the results of recapitulation data, which is delivery, loaning, return and destruction from 2011 and 2012 while the turnover of the leadership shown a decrease for the activity in the archival unit .Therefore, conducted research that looks problem obstacle on the process of the destruction for inactive archieve based on the schedule of retention records of bank BNI 46. The solution is to look and analyze the obstacle problem in the destruction procedure based on the rules of retention records schedule."

"Penelitian ini dilakukan berangkat dari suatu pengamatan bahwa pola klasifikasi rekod di Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional (LAPAN) sudah tidak sesuai dengan fungsi yang diembannya dan belum dimilikinya Jadwal Retensi Arsip (JRA), terutama di luar bidang keuangan. Tidak sesuainya pola klasifikasi disebabkan fungsi Lembaga telah berubah sebagai konsekuensi dari reorganisasi yang dilakukan oleh LAPAN beberapa kali, namun pola klasifikasi belum disesuaikan dengan fungsi yang ada. Idealnya setiap kali ada perubahan fungsi, pola klasifikasi ikut disesuaikan. Sementara JRA yang mencakup seluruh rekod sebagai perangkat penyusutan belum dimiliki oleh LAPAN, JRA yang sudah ada baru sebatas pada rekod-rekod keuangan. Ada dua hal penting yang ingin dicapai dalam penelitian ini, yaitu : (1) melakukan tinjau ulang model pola klasifikasi yang ada untuk disesuaikan dengan perubahan fungsi LAPAN, dan (2) untuk membangun model Jadwal Retensi Arsip LAPAN di luar bidang keuangan. Penelitian ini menggunakan pendekatan deskriptif (descriptive research). Obyek penelitian adalah rekod-rekod yang dikelola LAPAN sebagai basil transaksi bisnis organisasi dan subyeknya adalah para pimpinan dan staf di unit central file (ada 9 unit) dan records centre (1 unit). Metode pengumpulan data dilakukan dengan tiga cara, yaitu : observasi, wawancara, dan studi dokumentasi. Observasi dan wawancara dilakukan di unit central file dan records centre. Analisis data dilakukan dengan metode deskriptif

---

This research begins from an observation that the record classification scheme at the Indonesian National Institute of Aeronautics and Space (LAPAN) is not suited to the function it is meant for anymore and there is as yet no Records Retention Schedule (JRA), especially outside the financial sector. The unsuitability of classification scheme is the result of the change in the function of the Institute as the consequence of reorganization carried out several times by LAPAN, but the classification scheme has not yet been adjusted to existing functions. The ideal thing is that every time there is a change of function, the classification scheme should also be adjusted. While LAPAN has not yet possessed JRA that covers the entire records as a tool of disposal, existing JRA is only just for financial records.

There two important things that this research wishes to achieve: (1) reviewing existing classification scheme for adjustment to function changes in LAPAN, and (2) developing LAPAN Records Retention Schedule outside the financial sector. This research uses descriptive approach (descriptive research).

The objects of research are records which are maintained by LAPAN as the result of organizational business transactions and the subjects are the principals and the staff in central file (there are 9 units) and records centre (1 unit). The data collection are in three ways i.e.: observation, interview, and documentation study. Observation and interviews are done at the central file and records centre. The data are analysed qualitative descriptive method. The results of the"